18 July 2010

ทักษะที่สำคัญและจำเป็นสำหรับคนทำงานและผู้นำในปัจจุบันประการหนึ่งคือเรื่องของการนำเสนอ หรือ Presentation Skills เนื่องจากในสังคมการทำงานในปัจจุบัน กิจกรรมอย่างหนึ่งซึ่งยากที่จะหนีพ้นคือการนำเสนองาน ไม่ว่าสมัยเป็นนิสิตนักศึกษาที่ต้องมีการนำเสนอรายงานต่างๆ หรือเมื่อจบออกมาทำงานแล้วก็ต้องมีการนำเสนองานเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานอยู่เป็นระยะๆ หรือในกรณีของผมที่เป็นอาจารย์สอนหนังสือนั้น การสอนหนังสือก็เป็นสิ่งที่ทำอยู่เป็นประจำทุกสัปดาห์ ในการนำเสนองานหรือสอนหนังสือนั้น เครื่องมือที่สำคัญที่พวกเราส่วนใหญ่จะใช้กันก็คือเจ้าโปรแกรม PowerPoint (หรือ Keynote ในกรณีที่ใช้ Mac)  ซึ่งเป็นโปรแกรมนำเสนองานที่ใช้ง่ายและใช้กันอย่างแพร่หลาย อย่างไรท่านผู้อ่านลองสังเกตดูนะครับ จะพบว่าหลายครั้งเจ้าโปรแกรม PowerPoint นี้แหละครับที่เป็นปัญหาสำคัญที่ทำให้การนำเสนองานต่างๆ เป็นไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

            PowerPoint 1.0 ถูกพัฒนาขึ้นมาโดย Robert Gaskins และ Dennis Austin ในปี 1987 เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการนำเสนอภาพต่างๆ ผ่านทางเครื่อง Mac โดยในช่วงแรกโปรแกรมนี้ใช้ชื่อว่า Presenter แล้วต่อมาในภายหลังถึงจะเปลี่ยนชื่อเป็น PowerPoint และภายหลังทาง Microsoft ก็ได้ซื้อโปรแกมนี้ไป และในปัจจุบันท่านผู้อ่านคงทราบดีอยู่แล้วนะครับว่าปัจจุบัน PowerPoint ได้กลายเป็นโปรแกรมสำคัญที่จะขาดไม่ได้สำหรับองค์กรทั่วๆ ไป อย่างไรก็ดีปัจจุบันการนำเสนอโดย PowerPoint ส่วนใหญ่นั้นแทนที่จะกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้นำเสนออย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น กลับกลายเป็นเครื่องถ่วงหรือทำให้การนำเสนอไม่ได้ผลและไม่น่าดึงดูดใจเท่าที่ควร

            ท่านผู้่อ่านลองสังเกตุดูนะครับว่าการนำเสนอโดย PowerPoint ของตัวท่านเอง หรือที่ท่านได้มีโอกาสเข้าร่วมฟังนั้นมีลักษณะดังนี้หรือไม่? PowerPoint  ประกอบด้วยหัวข้อหลักๆ จากนั้นก็ประกอบด้วยข้อย่อยๆ หรือ Bullet Points ที่ประกอบด้วยข้อความต่างๆ หรือ ประกอบด้วยรูป และกราฟต่างๆ จากนั้นผู้นำเสนอก็นำเสนอตามข้อความต่างๆ ที่ปรากฎใน PowerPoint หลายครั้งการนำเสนอที่เกิดขึ้นก็คือผู้นำเสนอก็อ่านตามข้อความที่ปรากฎใน PowerPoint นั้นเอง ซึ่งคำถามที่มักจะเกิดขึ้นต่อมาก็คือ อะไรคือคุณค่าของตัวผู้นำเสนอ? ในเมื่อสิ่งที่ผู้นำเสนอนั้นเหมือนกับสิ่งที่ปรากฎใน PowerPoint เป็นสิ่งเดียวกัน ปัญหาก็คือสมองของเรานั้นไม่สามารถรับรู้ได้ดีถ้าเรารับรู้ข้อมูลเหมือนกัน พร้อมกันจากสองแหล่ง นั้นคือทั้งฟังจากผู้นำเสนอ และอ่านข้อความจาก PowerPoint

            มีงานวิจัยที่ชี้ออกมาให้เห็นเลยครับว่าสมองเราไม่สามารถรับรู้และประมวลผลข้อมูลได้อย่างดี ถ้าเราได้รับหรือเห็นข้อมูลดังกล่าวทั้งจากเสียงและจากการอ่านพร้อมๆ กัน ดัังนั้นถ้าการนำเสนอของใครก็ตามที่สิ่งที่ปรากฎใน PowerPoint  กับสิ่งที่ผู้พูดพูดออกมาเหมือนกันนั้น ก็จะทำให้แทนที่ PowerPoint  จะก่อให้เกิดประโยชน์กลับกลายเป็นข้อเสีย เหมือนคำพูดที่นิยมพูดกันมากว่า Death by PowerPoint

            มีข้อเสนอแนะจากผู้เชี่ยวชาญด้านการนำเสนอที่ชื่อ Garr Reynolds ซึ่งเขียนหนังสือขายดีชื่อ Presentation Zen ได้ให้ข้อเสนอแนะไว้ครับว่าการทำ PowerPoint ออกมาให้ได้ดี มีหลักการที่สำคัญคือ ให้เริ่มต้นด้วยความเรียบง่ายหรือ Simple  อย่าทำให้ PowerPoint ของเรานั้นดูยุ่งยากและสับสน เต็มไปด้วยข้อความและคำพูดต่างๆ ท่านผู้อ่านต้องอย่าลืมนะครับว่าตัวเอกของการนำเสนอคือตัวผู้นำเสนอเอง ไม่ใช่ตัว PowerPoint  อย่าทำให้ PowerPoint เด่นกว่าตัวผู้นำเสนอ และข้อมูลที่จะนำเสนอนะครับ อย่าทำให้ PowerPoint ดูสลับซับซ้อน และเต็มไปด้วยข้อความหรือสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ แบบที่เราเรียกว่าเป็น Chart Junk แผ่น PowerPoint ที่ดีนั้นควรจะเป็นบริเวณที่เรียกว่าเป็น White Space หรือ Negative Space ให้มากไว้นะครับ เราไม่จำเป็นต้องทำให้พื้นที่ของสไลด์เราเต็มไปด้วยข้อมูลต่างๆ ที่ไม่จำเป็น ยิ่งสไลด์ของเรารกน้อยเท่าไร ยิ่งจะทำให้ข้อมูลที่เราต้องการส่งนั้นชัดเจนมากขึ้นเท่านั้น

            ข้อแนะนำประการที่สองคือพยายามให้มี Bullet Points และตัวอักษรในแต่ละสไลด์ให้น้อยที่สุด การมีข้อความต่างๆ เต็มไปหมดจะทำให้ผู้ฟังเบื้อเสียก่อน อีกทั้งแทนที่จะสนใจฟังผู้พูด กลับสนใจที่จะอ่านข้อความในสไลด์แทน มีการบอกด้วยซ้ำไปครับว่าสไลด์ที่ดีที่สุดนั้น ควรจะไม่มีตัวอักษรแม้ซํักตัวเดียวเลยครับ จริงๆ ถ้าเรามองในอีกมุมหนึ่งนะครับ เราจะพบว่าสไลด์ที่ดีที่สุด ควรจะเป็นสไลด์ที่ทำให้ผู้พูดมีคุณค่ามากที่สุด ดังนั้นสไลด์ที่ดีที่สุด จะเป็นสไลด์ที่ไม่มีคุณค่าแต่อย่างใดถ้าไม่มีตัวผู้พูด แต่ถ้าเป็นสไลด์ที่เต็มไปด้วยตัวอักษรแล้ว บางครั้งความสำคัญของผู้พูดจะลดน้อยลง เนื่องจากผู้ฟังสามารถอ่านเอาเรื่องจากสไลด์ที่ได้รับแจกได้

            ผมเองเคยเจอประสบการณ์หลายครั้งที่คนที่ไม่ได้ฟังผมพูดมาขอ PowerPoint ผมไปอ่าน ซึ่งแสดงให้เห็นว่าต่อให้ไม่ได้ฟังผมพูดหรือบรรยาย แต่เมื่ออ่านสไลด์ของผมแล้ว สามารถที่จะเข้าใจได้เองโดยไม่ต้องฟัง ซึ่งก็ทำให้เกิดความรู้สึกเหมือนกันครับว่าถ้าเป็นอย่างงั้นแล้วเราจะบรรยายไปเพื่ออะไร? เพียงแค่แจก PowerPoint ไปให้ก็พอเพียงแล้ว ดังนั้นถ้าเป็นสไลด์ที่ดีจริงๆ จะต้องเป็นสไลด์ที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์หรือคุณค่าเลยถ้าไม่มีตัวผู้พูด เพียงแค่การนำสไลด์นั้นไปนั่งอ่านจะไ่ม่ทำให้ได้รับความรู้อะไรเลย

            จริงๆ ยังมีเคล็ดต่างๆ อีกมากนะครับ ถ้าท่านผู้อ่านสนใจก็ลองหาอ่านเพิ่มเติมในเว็บได้นะครับ และหวังว่าสัปดาห์นี้คงจะอยากจะทำให้ท่านผู้อ่านได้กลับไปพัฒนาและปรับปรุง PowerPoint ของท่านเองบ้างนะครับ