1 April 2009

เมื่อสองสัปดาห์ที่แล้วผมได้นำเสนอรายชื่อของเครื่องมือทางการจัดการที่ทางบริษัท Bain & Company เขาได้มีการสำรวจถึงอัตราและความพึงพอใจในการใช้ ซึ่งทาง Bain เขาก็ได้คัดเลือก เครื่องมือทางการจัดการที่คิดว่าใช้กันมากที่สุดทั่วโลกมา 25 ประการ จากนั้นก็สอบถามถึงอัตรา และความพึงพอใจในการใช้ ซึ่งถ้าท่านที่สนใจสามารถย้อนกลับไปดูฉบับสองสัปดาห์ที่แล้วได้นะครับ โดยในสัปดาห์นี้ผมจะขอนำเสนอรายละเอียดและเนื้อหาเกี่ยวกับเครื่องมือใหม่ๆ ที่อยู่ใน 25 เครื่องมือทางการจัดการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายครับ เผื่อท่านผู้อ่านจะได้พอมีพื้นและสามารถเลือกใช้ได้เหมาะสมกับความต้องการ

            เครื่องมือทางการจัดการตัวใหม่ใหม่ๆ ตัวแรกที่ขอเขียนถึงคือ Decision Rights Tools ซึ่งผมเองก็ไม่แน่ใจว่าจะแปลเป็นไทยว่าอย่างไร แต่ตามหลักการแล้วแนวคิดเรื่องของ Decision Rights นั้น จะทำให้การตัดสินใจต่างๆ ขององค์กรมีความชัดเจน มีระบบ ทำให้เกิดความรับผิดชอบที่ชัดเจนในการตัดสินใจ รวมทั้งทำให้ทุกคนในองค์กรรู้สึกเหมือนกับมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ นอกจากนี้ Decision Rights ยังจะทำให้องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจที่สำคัญ เป็นไปอย่างรวดเร็ว รวมทั้งได้มีการนำการตัดสินใจไปปฏิบัติให้เห็นผลจริงๆ

            ท่านผู้อ่านอาจจะเริ่มสงสัยว่าเจ้า Decision Rights คืออะไรแล้วนะครับ? จริงๆ แล้วหลักการพื้นฐานก็ไม่ได้มีอะไรยุ่งยาก เพียงแต่ว่าในกระบวนการตัดสินใจนั้น ทุกๆ คนที่เกี่ยวข้อง จะต้องได้รับมอบหมาย บทบาท หรือหน้าที่อย่างน้อยหนึ่งประการ ในหน้าที่ห้าประการดังต่อไปนี้

            1) Recommend หรือผู้ให้ข้อเสนอแนะ ซึ่งบทบาทของคนๆ นี้ก็ชัดเจนแล้วครับว่าจะต้อง ทำหน้าที่ในการรวบรวม ข้อมูลจากบุคคลต่างๆ และต้องสามารถให้ข้อเสนอแนะต่อสิ่งที่กำลังตัด สินใจกันอยู่

            2) Agree หรือผู้ที่เห็นชอบ ซึ่งก็คือผู้ที่เห็นชอบด้วยกับข้อเสนอ และยังสามารถถ่วงเวลาข้อเสนอให้ล่าช้าออกไปอีกได้ ถ้าคิดว่ายังจะต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลใดเพิ่มเติม

            3) Perform หรือผู้กระทำ ก็คือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบทำให้การตัดสินใจที่เกิดขึ้น สามารถเห็นผลหรือเกิดผลในทางปฏิบัติ

            4) Input หรือผู้ให้ข้อมูล ซึ่งก็ทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อเท็จจริง รวมทั้งความคิดเห็นตนเอง เพื่อให้ข้อมูล ให้ผู้ให้ข้อเสนอแนะ สามารถรวบรวมและประมวลเป็นข้อเสนอแนะได้

            5) Decide หรือผู้ทำการตัดสินใจ ซึ่งเป็นผู้ที่ทำหน้าที่ในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย และเป็นผู้ขับเคลื่อนหรือแรงสำคัญที่ทำให้ผลการตัดสินใจสามารถนำไปสู่การปฏิบัติได้

            นอกจากการกำหนดบทบาทหรือหน้าที่ทั้งห้าประการแล้ว การนำ Decision Rights มาใช้ยัง มีเงื่อนไขที่น่าสนใจอยู่อีกหลายข้อด้วยกันนะครับ อาทิเช่น ในการตัดสินใจแต่ละครั้งควรจะต้องมี Decider เพียงแค่คนเดียวเท่านั้น นอกจากนี้ในการตัดสินแต่ละครั้งจะต้องมีคนอย่างน้อยหนึ่งคนที่ทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูล ความคิดเห็นต่างๆ และพัฒนาออกมาจนกระทั่งกลายเป็นข้อเสนอแนะ หรือ การตกลงในบทบาทหน้าที่ต่างๆ ข้างต้นนั้น จะต้องใช้ในสถานการณ์ที่มีความพิเศษ ไม่ใช่ว่าจะสามารถใช้ได้ในทุกสถานการณ์ มิฉะนั้นอาจจะส่งผลต่อความเร็วในการตัดสินใจ และลำดับขั้นในการบังคับบัญชา

            ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น Input นั้นควรจะเป็นผู้ที่มีความรู้ ประสบการณ์ หรือ สามารถเข้าถึงข้อมูล หรือ ความรู้ต่างๆ ที่มีความจำเป็นต่อการให้ข้อเสนอแนะและตัดสินใจ เรียกได้ว่าคนที่ทำหน้าที่เป็นผู้ให้ข้อมูลนั้นจะต้องเป็นผู้ที่มีความสำคัญอยู่พอสมควรนะครับ ถ้าผู้ที่ทำหน้าที่ให้ข้อเสนอแนะหรือผู้ที่ทำหน้าที่ตัดสินใจ ไม่รับฟังความคิดเห็นหรือข้อมูลจากบุคคลผู้นี้ ก็จะเสียใจไปเลยครับ

            ทีนี้เรามาลองดูนะครับว่าเจ้า Decision Tools นั้นจะช่วยองค์กรได้อย่างไร ประโยชน์ที่เขา ระบุนั้น ก็เริ่มตั้งแต่การทำให้คอขวดในการตัดสินใจหมดสิ้นไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาที่การตัด สินใจจะต้องคาบเกี่ยวระหว่างหลายๆ หน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นระหว่างฝ่าย หรือ ระหว่างสาขา หรือ ระหว่างสำนักงานใหญ่กับสาขา เป็นต้น เนื่องจากมีการกำหนดบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบของ แต่ละฝ่ายที่ชัดเจนลงไป อีกทั้งยังทำให้การตัดสินใจมีคุณภาพขึ้น และในบางครั้งทำให้การตัดสิน ใจเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น (ไม่ทุกสถานการณ์นะครับ) ที่สำคัญคือการกำหนดหน้าที่ในการตัดสินใจให้ชัดเจนลงไปนั้น จะทำให้เกิดการถกเถียงอภิปรายระหว่างกันเป็นไปอย่างเข้มข้นขึ้น อีกทั้งทำให้บุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ ไม่ใช่แค่เข้ามานั้งประชุมและคอยพยักหน้าตามผู้อื่นเพียงอย่างเดียว

            ก็ถือเป็นแนวคิดหนึ่งที่อาจจะน่าสนใจนะครับ แต่จริงๆ แล้วก็ไม่ได้ใหม่อะไรมาก เนื่องจากมีแนวคิดในลักษณะดังกล่าวอยู่หลายแนวคิดพอสมควร เพียงแต่เป็นการเรียกชื่อที่แตกต่างกันออกไปเท่านั้น ประเด็นที่น่าสังเกตก็คือการกำหนดบทบาทหน้าที่ในการตัดสินใจที่ชัดเจนลงไปเลยนั้น จะเหมาะกับวัฒนธรรมของไทยหรือไม่? ซึ่งสามารถมองได้ทั้งสองด้านนะครับ บางท่านอาจจะบอกว่าไม่เหมาะ เนื่องจากเป็นการฝืนหรือบังคับมากเกินไป แต่บางท่านก็อาจจะมองว่าเหมาะ เนื่องจากจะทำให้คนไทยที่เข้าร่วมประชุมได้มีโอกาสพูดหรือแสดงความคิดเห็นมากขึ้น ก็ลองพิจารณาดูแล้วกันนะครับ

            ก่อนจบของฝากประชาสัมพันธ์นะครับ เนื่องจากป่านนี้คะแนน O-NET ก็น่าจะออกแล้ว หลายๆ คนคงจะเริ่มตัดสินใจเลือกคณะเรียนแล้ว สำหรับน้องๆมัธยมที่กำลังจะสอบคัดเลือกเข้ามาเป็นนิสิตของคณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ มีข่าวดีเรื่องทุนการศึกษาในโครงการ CBS Rising Star Scholarships ในปีนี้สำหรับน้องที่สอบคัดเลือกเข้าศึกษาได้ในอันดับ 10 percentile แรก และเลือกคณะฯเป็นอันดับหนึ่ง จะได้รับทุนการศึกษามูลค่า 50,000 บาท พร้อมการประกาศเกียรติคุณจากคณะฯด้วย โดยแบ่งเป็นหลักสูตรบัญชีบัณฑิต 4 ทุน บริหารธุรกิจบัณฑิต 4 ทุน และสถิติศาสตรบัณฑิต 2 ทุน ฝากท่านผู้ปกครองบอกต่อยังบุตรหลานทุกท่านนะครับ