24 June 2007

เชื่อว่าชีวิตในหนึ่งวันของท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านคงจะหมดไปกับการประชุมนะครับ ซึ่งในสังคมปัจจุบันถือเป็นเรื่องปกติไปแล้ว เนื่องจากในปัจจุบันการสื่อสาร การตัดสินใจร่วมกัน การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม กลายเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็น ปัญหาก็คือหลายครั้งที่การประชุมไม่ก่อให้เกิดประโยชน์เท่าที่ควร เวลาหรือพลังงานที่เสียไปกับการประชุมไม่คุ้มกับผลลัพธ์ที่ได้ ซึ่งปัญหาไม่ได้อยู่การประชุมนะครับ แต่เป็นทักษะในการนำการประชุมมากกว่า สัปดาห์ที่แล้วเผมได้เริ่มต้นไปแล้วบ้างว่าทำอย่างไร ถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ โดยเริ่มไว้ตั้งแต่ เมื่อไรที่ควรจะมีการประชุม? จะเชิญใครเข้าประชุม? การชี้แจงในวัตถุประสงค์ของการประชุม การส่งกำหนดการประชุมไปล่วงหน้า รวมทั้งการมีส่วนร่วมของสมาชิกในที่ประชุม

ข้อแนะนำถัดมาในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ก็คือบทบาทของผู้นำการประชุมครับ ซึ่งประธานหรือผู้นำการประชุมก็ทำหน้าที่เหมือนกับตัวผู้นำกลุ่มเลยครับ หลายครั้งเราจะพบเห็นบุคลิกภาพหรือลักษณะของภาวะผู้นำของบุคคลผู้นั้นได้จากวิธีการในการนำประชุมของเขาเลย ประเด็นสำคัญคือผู้นำการประชุมต้องแสดงออกให้ชัดเจนเลยนะครับว่าจะให้ความสำคัญกับการรักษาเวลาและการทำให้การประชุมได้อภิปรายในเนื้อหาที่ตรงประเด็น

เรื่องของการรักษาเวลาผมมองว่าเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ โดยเป็นการแสดงให้เห็นว่าตัวประธานหรือผู้นำการประชุมให้เกียรติหรือให้ความสำคัญต่อเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมมากน้อยเพียงใด เนื่องจากสำหรับทุกคนแล้วเวลาของแต่ละคนก็ย่อมมีค่าทั้งสิ้น และเชื่อว่าทุกคนก็ได้วางแผนชีวิตการทำงานของแต่ละคนในแต่ละวันไว้เรียบร้อยแล้ว ดังนั้นการไม่รักษาเวลาถือว่าเป็นการไม่ให้เกียรติและไม่เคารพบุคคลอื่นนะครับ ในทัศนของผมแล้ว ผมว่าหลายองค์กรในเมืองไทยมีปัญหาเรื่องการรักษาเวลามากครับ จากที่ตัวเองไปสอนหรือประชุมร่วมกับองค์กรจำนวนมากแล้วมักจะพบว่าองค์กรของไทยจำนวนมากยังไม่ให้ความสำคัญกับเวลาเท่าที่ควรครับ หลายแห่งนัดประชุมหรือสอนตอนเก้าโมง แต่กว่าจะเริ่มเข้าห้องประชุมก็ 9.05 ครับ และกว่าจะได้เริ่มก็เกือบ 9.20 ครับ แต่ก็มีส่วนน้อยนะครับที่รักษาเวลาและตรงเวลามากๆ ซึ่งผมมองว่าอยู่ที่ตัวผู้นำเป็นหลักเลยครับ ถ้าตัวผู้นำให้ความสำคัญและรักษาเวลา คนในองค์กรก็ย่อมให้ความสำคัญต่อเวลาด้วยเช่นเดียวกันครับ

วิธีการที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้ทุกคนรักษาเวลา คือเริ่มประชุมให้ตรงเวลาครับ ในเมื่อแต่ละคนมีตารางนัดหมายอยู่เต็มวันแล้ว ดังนั้นเพื่อให้เกียรติต่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก็ควรจะเริ่มประชุมให้ตรงเวลาครับ ถ้าใครเข้าสายก็ไม่ต้องรอครับ อย่างไรก็ดีท่านผู้อ่านก็ต้องระวังด้วยนะครับว่าถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเจ้านายหรือเป็นผู้ใหญ่กว่าเรา หรือ เราจำเป็นต้องรอการตัดสินใจหรือการรับรู้ของท่านเหล่านั้น ก็อาจจะไม่สามารถเริ่มได้ตรงเวลาตามที่ต้องการได้ครับ

อีกเรื่องหนึ่งที่ผู้นำการประชุมต้องให้ความสนใจคือการทำให้หัวข้อการประชุมยังคงเป็นเรื่องที่ตั้งโจทย์ไว้แต่แรกครับ เห็นมาหลายองค์กรแล้วครับ ที่บรรยากาศหรือผู้เข้าร่วมประชุมชอบพาออกนอกลู่นอกทาง ปรากฎว่าสิ่งที่ได้คุยกันในที่ประชุมกลับไม่ใช่หัวข้อสำคัญของการประชุมแต่อย่างใด ท่านผู้อ่านต้องพยายามยึดตาม agenda การประชุมไว้เสมอนะครับ แต่ถ้ามีเรื่องฉุกเฉินหรือจำเป็นที่ต้องนำมาหารือกัน ก็ต้องชั่งน้ำหนักนะครับว่าเรื่องใหม่นั้นคุ้มหรือสำคัญเพียงพอที่จะนำมาสนทนาโดยหลุดออกจากหัวข้อการประชุมที่ได้กำหนดไว้

เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อให้เกิดการสื่อสารสองทาง ดังนั้นการแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมจึงเป็นสิ่งที่ดีและควรกระตุ้นให้เกิดขึ้นครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความคิดเห็นในเชิงสร้างสรรค์ และความคิดเห็นดังกล่าวอาจจะไม่จำเป็นต้องเหมือนกับของผู้อื่นก็ได้ เนื่องจากการถกเถียงหรือการอภิปรายกันอย่างกว้างขวางเป็นสัญลักษณ์ที่ดีขององค์กรที่ประกอบไปด้วยบุคลากรที่มีความกระตือรือร้นนะครับ ดังนั้นคงจะเป็นอีกหน้าที่ที่สำคัญของผู้นำการประชุมที่จะมั่นใจได้ว่าทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น รวมทั้งความคิดเห็นของทุกคนถูกรับฟังในที่ประชุม ผู้นำการประชุมต้องอย่ารีบปฏิเสธหรือแสดงความไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมนะครับ เนื่องจากการถูกปฏิเสธต่อหน้าคนหมู่มากส่งผลในเชิงลบต่อบุคคลผู้นั้นในการแสดงความคิดเห็นต่อไปในอนาคต สิ่งที่สามารถทำได้ คือรับฟังและบันทึกความคิดเห็นทุกประการที่มีการเสนอกัน ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับความคิดเห็น และชมเชยต่อความคิดเห็นที่ดี วิธีที่ผมใช้คือพิมพ์ความคิดเห็นของทุกคนลงในคอมพิวเตอร์ให้ปรากฎไว้บนจอครับ จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าความเห็นของตนเองได้รับการรับฟัง แต่จะนำความคิดเห็นไหนไปใช้ต่อไปนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับที่ประชุมและประธานครับ

สัปดาห์หน้าเราลองมาดูตัวอย่างแปลกๆ ขององค์กรต่างๆ นะครับว่าเขามีวิธีการในการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้อย่างไร ก่อนจบขอฝากข่าวประชาสัมพันธ์ของหลักสูตร ปริญญาโท IT in Business ของคณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ หน่อยนะครับ ซึ่งในทุกปีจะมีการนำเสนอโครงการพิเศษของนิสิตในหลักสูตรนี้ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านต่างๆ ซึ่งภาคธุรกิจสามารถที่จะนำไปปรับใช้ได้เลย โดยในปีนี้มีหลายโครงการที่น่าสนใจครับ อาทิเช่น ระบบคลังข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจในธุรกิจต่างๆ ระบบสารสนเทศทางบัญชีการเงินสำหรับธุรกิจขนาดกลางและย่อม หรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานองค์กรในด้านต่างๆ งานนี้จะจัดให้มีขึ้นในวันที่ 7-8 กรกฎาคม นี้นะครับ ถ้าสนใจก็สามารถสอบถามรายละเอียดได้ที่ 02-218-5715-6