13 November 2004

ท่านผู้อ่านคงจะทราบว่าในปัจจุบันการบริหารในระบบราชการได้มีการปรับเปลี่ยนกันอย่างมากมาย ข้าราชการไทยในปัจจุบันจะต้องเผชิญการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก ล่าสุดที่กำลังพูดกันมากในแวดวงราชการก็คือคำว่า ‘Blueprint for Change’ หรือที่ได้มีการแปลเป็นภาษาไทยว่า “ข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง” ซึ่งทางสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) ได้มอบหมายให้ส่วนราชการทุกแห่งได้จัดทำ สัปดาห์นี้เลยขอนำแนวคิดทางด้านการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในภาครัฐมานำเสนอให้ท่านผู้อ่านได้เห็นนะครับ เผื่อจะได้เป็นแนวทางสำหรับการปรับเปลี่ยนในองค์กรท่านบ้าง

คงจะไม่ต้องย้ำกันอีกนะครับว่าทำไมในปัจจุบันทุกองค์กรถึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง(Change) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบราชการ ในการที่หน่วยราชการต่างๆ จะต้องจัดทำข้อเสนอการเปลี่ยนแปลงนั้นก็หนีไม่พ้นวัตถุประสงค์เพื่อการพัฒนาระบบราชการ ซึ่งกรอบการพัฒนาระบบราชการของก.พ.ร. นั้นก็หนีไม่พ้นแนวทางสี่ประการ ได้แก่ 1) การปรับบทบาท ภารกิจ และขนาดของส่วนราชการให้มีความเหมาะสม 2) การพัฒนาคุณภาพการให้บริการประชาชนที่ดีขึ้น 3) การยกระดับขีดความสามารถและมาตรฐานการทำงานให้อยู่ระดับสูง และ 4) การพัฒนาระบบราชการให้เป็นระบบเปิด

ตามแนวคิดของทางสำนักงานก.พ.ร.นั้นการบริหารการเปลี่ยนแปลงของส่วนราชการนั้นจะต้องยึดตัวแผนและเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ของส่วนราชการเป็นที่ตั้ง โดยทุกส่วนราชการจะต้องมีการกำหนดและทบทวนในทิศทางและยุทธศาสตร์ของหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นวิสัยทัศน์ พันธิกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด เป้าหมาย กลยุทธ์ และแผนงาน โครงการ (กระบวนการในการทบทวนและกำหนดทิศทางและยุทธศาสตร์ของหน่วยงานนั้นก็เปรียบเสมือนกระบวนการในการวิเคราะห์และจัดทำกลยุทธ์ขององค์กรธุรกิจทั่วๆ ไป) เมื่อหน่วยราชการกำหนดทิศทางและยุทธศาสตร์ที่ชัดเจนแล้ว หน่วยราชการต่างๆ ก็ต้องทำการวิเคราะห์และประเมินขีดความสามารถและทรัพยากรที่หน่วยราชการมีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นในด้านของบุคลากร กระบวนการในการทำงาน ระบบการบริหาร ค่านิยมและทัศนคติของบุคลากร ความสามารถในการให้บริการประชาชน กฎระเบียบต่างๆ ที่มี ฯลฯ 

เมื่อหน่วยงานกำหนดเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ที่ต้องการที่จะบรรลุ และประเมินขีดความสามารถและทรัพยากรในด้านต่างๆ แล้ว ทางหน่วยราชการก็จะต้องประเมินตนเองถึงสิ่งที่ยังขาดระหว่างเป้าหมายที่ต้องการบรรลุและความสามารถที่มี (หรืออีกนัยหนึ่งเป็นการหา Gap นั่นเองครับ) และเมื่อพบในสิ่งที่ยังขาดหรือไม่มี หน่วยราชการก็จะต้องหาแนวทางหรือวิธีการที่จะลดช่องว่างนั้น ซึ่งก็คือการจัดทำแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงนั่นเองครับ จริงๆ แล้วถ้าเรามองในอีกมุมหนึ่ง ผมมองว่าการจัดทำ Blueprint for Change ที่ส่วนราชการต่างๆ จะต้องจัดทำนั้นก็เปรียบเสมือนการจัดทำแผนการพัฒนาองค์กรนั้นเอง เนื่องจากหลักการของทั้งสองก็มีลักษณะที่เหมือนกันว่า ในการที่องค์กรจะบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้ จะต้องมีการพัฒนาหรือเปลี่ยนแปลงในประเด็นใดบ้าง เพียงแต่พอทางราชการใช้คำว่า Blueprint for Change ก็เลยก่อให้เกิดกระแสความตื่นตัวในหมู่ข้าราชการกันพอสมควร

นอกจากนี้ทางสำนักงานก.พ.ร. เขายังได้กำหนดแนวทางหรือกรอบการคิด Blueprint for Change ไว้ให้อีกด้วยนะครับ โดยใช้หลักหรือมิติสี่ด้านเป็นกรอบในการคิด ได้แก่ ด้านประสิทธิผลตามแผนยุทธศาสตร์ของส่วนราชการต่างๆ ด้านคุณภาพการให้บริการแก่ประชาชน ด้านประสิทธิภาพของการปฏิบัติราชการ และสุดท้ายด้านการพัฒนาองค์กร ซึ่งท่านผู้อ่านที่ติดตามคอลัมภ์ของผมประจำก็คงจะนึกได้ทันทีนะครับว่าจริงๆ แล้วทางก.พ.ร. เขานำหลักการของ Balanced Scorecard มาปรับใช้นั่นเอง การนำสี่มิติหรือสี่มุมมองมาปรับใช้ในการจัดทำ Blueprint for Change ก็คือในการที่ส่วนราชการจะสามารถดำเนินงานให้บรรลุเป้าประสงค์ต่างๆ ตามมิติประสิทธิผลตามแผนยุทธศาสตร์ได้นั้น ภายใต้มิติอื่นๆ ส่วนราชการแต่ละแห่งจะต้องมีการจัดทำหรือดำเนินการเปลี่ยนแปลงในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อช่วยให้หน่วยราชการเกิดการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาตนเองเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าประสงค์ในมิติแรก ถ้าคิดง่ายๆ ก็คือการดำเนินการพัฒนาหรือเปลี่ยนแปลงใน มิติที่เหลืออีกสามมิติก็เป็นตัวขับเคลื่อนหรือผลักดันองค์กรไปในเชิงพัฒนาเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าประสงค์ตามยุทธศาสตร์ที่อยู่ในมิติที่หนึ่ง (มิติประสิทธิผล) นั่นเอง

ทีนี้เรามาดูรายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงในแต่ละมิติที่ทางก.พ.ร. ได้ให้ข้อเสนอแนะกันนะครับ เช่น ในมิติด้านประสิทธิภาพในการดำเนินงานนั้น ส่วนราชการก็จะต้องย้อนกลับมาดูตัวเองว่าในการที่จะบรรลุเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ได้นั้น ปัญหาหรืออุปสรรคที่มีอยู่คืออะไร หรือ อะไรคือสิ่งที่ขาดหายไประหว่างเป้าหมายที่ต้องการบรรลุกับความสามารถในปัจจุบัน โดยหน่วยราชการอาจจะจัดทำข้อเสนอการเปลี่ยนแปลงในด้านของการปรับเปลี่ยนกระบวนการในการทำงาน การลดขั้นตอนการทำงาน การเพิ่มผลผลิตของส่วนราชการ หรือแม้กระทั่งการออกแบบกระบวนการในการทำงานใหม่ โดยในการที่จะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงตามที่ต้องการได้นั่น ส่วนราชการสามารถที่จะนำเครื่องมือหรือเทคนิคในการบริหารจัดการใหม่ๆ เข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของ TQM, Six Sigma, Kaizen, Reengineering, การยกเลิกหรือแก้ไขระเบียบบางประการ หรือในมิติด้านการพัฒนาองค์กรนั่นส่วนราชการก็จะต้องหันกลับมามองที่ตัวองค์กร บุคลากร และระบบเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของค่านิยม และทัศนคติในการทำงาน ทักษะ ความรู้ ความสามารถของบุคลากร ระบบในการบริหารบุคคลที่เหมาะสม หรือแม้กระทั่งความพร้อมของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านต่างๆ ส่วนราชการจะต้องมองว่าในด้านต่างๆ เหล่านี้เขาจะต้องมีการพัฒนาหรือเปลี่ยนแปลงในลักษณะไหนและอย่างไรบ้าง จริงๆ แล้วเรียกได้ว่าภายใต้มิตินี้เป็นการเตรียมความพร้อมของหน่วยราชการให้สามารถดำเนินงานได้ตามยุทธศาสตร์ของเขาเลยครับ

ทีนี้การจัดทำแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงนั้นก็ไม่ใช่แค่การเขียนแผนในการบริหารการเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวแล้วพอนะครับ ส่วนราชการทุกแห่งจะต้องมีการปฏิบัติตามแผนการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เขาเสนอขึ้นมา แล้วทางก.พ.ร. เขาก็จะมีการติดตามและประเมินผลการบริหารการเปลี่ยนแปลงในแต่ละหน่วยงานว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่

ดูแล้วสิ่งที่ทางภาคราชการกำลังทำอยู่เป็นสิ่งที่ดีและน่าจะก่อให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้นสำหรับหน่วยราชการต่างๆ นะครับ แต่ที่ยังเป็นห่วงก็คือความพร้อมของผู้บริหาร บุคลากร และตัวหน่วยราชการเอง ว่าจะสามารถดำเนินงานได้ตามทางก.พ.ร.หวังไว้แค่ไหน แต่ก็ขอเอาใจช่วยนะครับ เพื่อเป็นการพัฒนาระบบราชการของไทย