7 April 2003
เมื่อสัปดาห์ที่แล้วผมได้นำเสนอถึงเรื่องของการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร (Cultural Transformation) ซึ่งท่านผู้อ่านคงจะเห็นด้วยว่าการที่จะปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรนั้นไม่ใช่สิ่งที่ง่าย และต้องใช้เวลาพอสมควร และเนื่องจากการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรจะต้องใช้เวลา ดังนั้นกระบวนการปรับเปลี่ยนจึงอาจจะไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของภาวะการแข่งขัน และในขณะเดียวกันเนื่องจากวัฒนธรรมองค์กรมักจะหมายถึงสมมติฐาน ทัศนคติ หรือความเชื่อร่วมกันของบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่ยากที่จะวัดและจับต้องได้อย่างชัดเจน ทำให้การปรับเปลี่ยนและการบริหารวัฒนธรรมองค์กรเป็นไปด้วยความยากลำบาก ทำให้ในปัจจุบันนักวิชาการและผู้บริหารเริ่มพยายามหาปัจจัยภายในองค์กรอย่างอื่นที่ส่งผลต่อการดำเนินงานภายในองค์กรและเป็นสิ่งที่สามารถวัดและจับต้องได้ชัดเจนกว่าวัฒนธรรมองค์กร ทำให้ได้ค้นพบแนวคิดในเรื่องของบรรยากาศในองค์กร (Organizational Climate) ขึ้นมา
ท่านผู้อ่านเคยสงสัยไหมครับว่าทำไมในองค์กรบางแห่งถึงมีบรรยากาศในองค์กรที่ดูแล้วช่างกระตือรือร้นในการทำงาน บุคลากรทุกคนต่างมีความภูมิใจในงานที่ตัวเองทำ และต่างแสวงหาแนวทางในการปรับปรุงการทำงานอยู่ตลอดเวลา แต่ในขณะเดียวกันในองค์กรบางแห่งกลับมีบรรยากาศที่หดหู่ พนักงานไม่มีกำลังใจในการทำงาน และจะคอยหาโอกาสที่จะเลี่ยงงานได้ทุกครั้งที่มีโอกาส ความแตกต่างขององค์กรทั้งสองแห่งเกิดขึ้นจากบรรยากาศในองค์กร (Organizational Climate) ที่แตกต่างกัน ซึ่งบรรยากาศในองค์กรนั้นจะส่งผลต่อแรงจูงใจในการทำงานของบุคลากรในองค์กร อย่างไรก็ดีบรรยากาศในองค์กร จะมีความแตกต่างจากวัฒนธรรมองค์กร (Culture) ในแง่ที่บรรยากาศเป็นสิ่งที่ผู้บริหารสามารถที่จะปรับเปลี่ยนได้ง่ายกว่า เนื่องจากบรรยากาศเป็นสิ่งที่สามารถวัดและจับต้องได้ชัดเจนกว่า ดังนั้นถ้าจะเปลี่ยนบรรยากาศในองค์กรจึงไม่จำเป็นต้องใช้เวลาเป็นปีๆ เหมือนกับวัฒนธรรมองค์กร นอกจากนี้เรายังสามารถที่จะวัดบรรยากาศในองค์กรได้ด้วยการทำแบบสอบถาม(Survey)
ท่านผู้อ่านอาจจะสงสัยแล้วว่าเจ้าบรรยากาศในองค์กร หรือ Organizational Climate นั้นหมายถึงอะไร คำนิยามที่เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปนั้นบ่งบอกไว้ว่าถ้าจะเปรียบ Organizational Climate ให้เห็นภาพได้ง่ายก็เปรียบเสมือนสภาวะของอากาศภายในองค์กร ว่าองค์กรแต่ละแห่งอาจจะมีสภาวะอากาศที่แตกต่างกัน บางแห่งอาจจะอากาศแจ่มใสอยู่ตลอดเวลา แต่ในองค์กรบางแห่งอากาศอาจจะมืดครึ้ม และถูกปกคลุมด้วยเมฆฝนตลอดเวลาก็เป็นไป ส่วนคำนิยามตามหลักวิชาการนั้น Climate นั้นมักจะหมายถึงความรู้สึกของบุคลากรภายในองค์กรต่อปัจจัยต่างๆ ภายในองค์กรที่ส่งผลต่อการทำงาน หรืออีกนัยหนึ่งคือการรับรู้ของบุคลากรภายในองค์กรต่อสภาวะแวดล้อมในการทำงาน ถ้าบรรยากาศหรือ Climate ในการทำงานมีความเหมาะสมจะส่งผลต่อการจูงใจบุคลากรภายในองค์กร หมายความว่าถ้าผู้บริหารสามารถที่จะบริหารและดูแลบรรยากาศในการทำงานให้เหมาะสมย่อมจะส่งผลต่อการจูงใจบุคลากรภายในองค์กร เปรียบเสมือนวันที่อากาศดี ท้องฟ้าแจ่มใส ทุกคนย่อมอยากที่จะทำงานให้ได้ผลดีที่สุด แต่ถ้าในองค์กรที่บรรยากาศไม่ดีแล้ว ย่อมทำให้บุคลากรในองค์กรไม่รู้สึกจูงใจที่จะทำงาน ซึ่งก็เปรียบเสมือนองค์กรที่อากาศไม่ดี ท้องฟ้ามืดครึ้มอยู่ตลอดเวลา บุคลากรภายในองค์กรก็อยากที่จะพักผ่อนหลบฝน ไม่มีใครอยากทำงาน
ทีนี้เมื่อทราบคุณลักษณะและความสำคัญของบรรยากาศในองค์กรแล้ว เรามาลองดูกันต่อครับว่าบรรยากาศในองค์กรนั้นมีอะไรเป็นองค์ประกอบบ้าง และถ้าองค์ประกอบเหล่านั้นออกมาดีหรือไม่ดีจะส่งผลอย่างไรต่อการทำงานในองค์กร จริงๆ โดยปัจจัยแหล่านี้ประกอบไปด้วย
- ด้านโครงสร้าง (Structure) ซึ่งในที่นี้ไม่ได้หมายถึงโครงสร้างองค์กรเพียงอย่างเดียว แต่จะพิจารณาว่าบุคลากรรู้สึกว่ามีความชัดเจนในบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบหรือไม่ ปัจจัยด้าน Structure จะดีถ้าพนักงานมีความรู้สึกว่างานของทุกคนมีความชัดเจน และจะต่ำถ้าบุคลากรมีความรู้สึกว่าสับสนในงานที่ต้องทำและการตัดสินใจที่เกิดขึ้นว่าใครต้องเป็นผู้รับผิดชอบ ท่านผู้อ่านเคยทำงานในองค์กรที่ปัจจัยทางด้านโครงสร้างมีความไม่ชัดเจนบ้างไหมครับ ในองค์กรดังกล่าวบุคลากรจะมีความรู้สึกมึนงงและสับสนในการทำงาน และขาดความกระตือรือร้นที่จะมาทำงานในแต่ละวัน
- ด้านมาตรฐาน (Standards) ครอบคลุมถึงการที่พนักงานมีความภูมิใจในงานที่ทำอยู่ รวมถึงความต้องการที่จะยกมาตรฐานการทำงานให้สูงขึ้น ถ้าระดับของ Standards สูงแสดงว่าพนักงานจะมีการแสวงหาแนวทางในการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา หรือถ้าอธิบายให้ง่ายก็คือบุคลากรภายในองค์กรมีความต้องการหรืออยากที่จะพัฒนาการทำงานภายในองค์กรให้ดีขึ้นหรือไม่ ท่านผู้อ่านสังเกตดูซิครับในองค์กรบางแห่งบุคลากรในทุกระดับจะมีความกระตือรือร้นในการแสวงหาแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น แต่ในองค์กรบางแห่งบุคลากรก็จะทำงานไปในลักษณะขอให้ทำไปวันๆ ส่วนการปรับปรุงนั้นจะมีความรู้สึกว่าไม่ใช่หน้าที่ของตนเองแต่เป็นหน้าที่ของผู้ที่เป็นผู้บังคับบัญชามากกว่า
- ด้านความรับผิดชอบ (Responsibility) สะท้อนถึงความรู้สึกของพนักงานว่าสามารถทำงานและรับผิดชอบงานได้โดยอิสระด้วยตนเองหรือไม่ หรืออีกนัยหนึ่งคือการเป็นเจ้านายของตนเอง ไม่ต้องคอยให้ใครมาตรวจซ้ำถึงการทำงานหรือการตัดสินใจที่ได้ทำไป ถ้าระดับของ Responsibility สูงแสดงว่ารู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนจากองค์กรให้สามารถแก้ไขปัญหาด้วตนเอง แต่ถ้าระดับต่ำแสดงว่าการตัดสินใจด้วยตนเองหรือการยอมรับความเสี่ยงมีอยู่ในระดับที่ต่ำ
- ด้านการได้รับการยอมรับ (Recognition) สะท้อนว่าพนักงานมีความรู้สึกว่ารางวัลหรือผลตอบแทนที่ได้รับเหมาะสมกับงานที่ได้ทำหรือไม่ ถ้าระดับของ Recognition สูงแสดงว่าพนักงานในองค์กรรู้สึกว่ามีความสมดุลระหว่างงานที่ทำไปกับผลตอบแทนที่ได้รับ เมื่อใดก็ตามที่พนักงานรู้สึกว่าผลตอบแทนที่ได้รับนั้นไม่คุ้มกับงานที่ได้ทำลงไป ก็จะส่งผลต่อการจูงใจในการทำงานต่อไปในอนาคต ซึ่งผลตอบแทนในที่นี้ก็ไม่ได้หมายถึงเฉพาะด้านเงินเพียงอย่างเดียว
- ด้านการสนับสนุน (Support) สะท้อนถึงความรู้สึกที่ไว้เนื้อเชื่อใจและการได้รับการสนับสนุนในกลุ่ม ระดับของ Support จะสูง ถ้าพนักงานมีความรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งของทีมงาน และรู้สึกว่าจะได้รับการช่วยเหลือเมื่อต้องการ ปัจจัยในด้านนี้จะส่งผลโดยตรงต่อขวัญและกำลังใจในการำทงานของบุคลากร เนื่องจากถ้าบุคลากรทราบว่ามีผู้ร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาคอยให้การสนับสนุนอยู่ตลอดเวลา ย่อมส่งผลต่อแรงจูงใจในการทำงาน
- ด้าน Commitment สะท้อนถึงความภาคภูมิใจที่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร และความมุ่งมั่นที่จะทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร ระดับของ Commitment ที่สูงแสดงว่าบุคลากรมีความภักดีต่อองค์กร ถ้าผู้อ่านอาจจะเจอบุคลากรในองค์กรบางแห่งที่ระดับของ Commitment จะสูงและมีความภักดีต่อองค์กรที่ตัวเองทำงานมาก ซึ่งเราจะพบได้บ่อยๆ ในสถาบันการศึกษาบางแห่ง หรือเหล่าทัพบางเหล่า
ท่านผู้อ่านคงจะเห็นว่าประเด็นของ Climate ทั้งหกประการข้างต้นต่างเป็นประเด็นที่สำคัญและส่งผลต่อแรงจูงใจในการทำงานของบุคลากรในองค์กรทั้งสิ้น แต่ในขณะเดียวกันก็ยังเป็นปัจจัยที่เราสามารถที่จะวัดและบริหารให้ถูกต้องและเหมาะสมได้ เพียงแต่ถ้าเราทราบว่าปัจจุบันปัจจัยในแต่ละด้านของบุคลากรภายในองค์กรอยู่ ณ ดับใด และทราบว่าอะไรคือสิ่งที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยต่างๆ เหล่านี้ นักวิชาการที่ศึกษาเรื่องนี้โดยตรงชื่อ Robert Stringer ได้ระบุว่ามีปัจจัยที่ส่งผลต่อบรรยากาศในองค์กรหลายประการ แต่มีปัจจัยเพียงแค่สามประเท่านั้นที่องค์กรสามารถที่จะควบคุมและบริหารได้ โดยปัจจัยทั้งสามประการประกอบด้วย
- พฤติกรรมของผู้นำ (Leadership Practices) ถือเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญที่สุดที่ส่งผลต่อบรรยากาศขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งพฤติกรรมและทัศนคติของที่ผู้บริหารที่บุคลากรับรู้ได้ ท่านผู้อ่านอาจจะจำได้ว่าผมนำเสนองานชิ้นหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าอารมณ์ของผู้บริหารส่งผลต่อบรรยกาศในการทำงานภายในองค์กร ปัจจัยด้านนี้ถือว่าเห็นได้ชัดเจนแต่อาจจะเป็นปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงได้ยากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้บริหารไม่ยอมรับว่าตนเองเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อบรรยากาศขององค์กร
- การจัดการภายในองค์กร (Organizational Arrangements) เป็นปัจจัยที่มีความสำคัญเป็นอันดับสองต่อจากปัจจัยด้านผู้นำ โดยปัจจัยด้านนี้จะครอบคลุมทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร การจัดการภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการออกแบบงาน ระบบการให้รางวัลและผลตอบแทน นโยบายและวิธีการในการทำงานต่างๆ ที่ได้มีการกำหนดออกมาเป็นมาตรฐาน รวมถึงสถานที่และทำเลของการทำงานภายในองค์กร
- กลยุทธ์ (Strategy) บรรยากาศในการทำงาน (Climate) จะได้รับผลกระทบจากกลยุทธ์ขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ากลยุทธ์นั้นมีความชัดเจนและมารสื่อสารให้พนักงานได้รับทราบต่อกลยุทธ์นั้น และในขณะเดียวกันการขาดกลยุทธ์ที่ชัดเจนก็ส่งผลต่อบรรยากาศในการทำงาน
ถึงตอนนี้คิดว่าท่านผู้อ่านคงจะพอมองเห็นภาพแล้วนะครับว่าบรรยากาศในองค์กร(Organizational Climate) มีลักษณะอย่างไร มีองค์ประกอบอย่างไร และปัจจัยอะไรบ้างที่ส่งผลต่อบรรยากาศ ส่วนการที่จะรู้ว่าบรรยากาศในองค์กรของท่านเป็นอย่างไรนั้นหนีไม่พ้นการทำแบบสอบถามเพื่อสำรวจทัศนคติและความคิดเห็นของบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งในปัจจุบันก็มีแบบสอบถามออกมากันพอสมควร
Management Bibliotheca 