8 July 2018
เมื่อนึกถึงผลงานของ Michael E. Porter แล้ว ท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านจะนึกถึงงานในด้านกลยุทธ์ เนื่องจาก Porter เป็นปรมาจารย์ทางด้านกลยุทธ์ชื่อดังของโลก อย่างไรก็ดีเป็นที่น่าสนใจว่างานชิ้นล่าสุดของ Porter ที่เขียนร่วมกับ Nitin Nohria (คณบดีของ Harvard Business School) และปรากฎออกมาในวารสาร Harvard Business Review ฉบับล่าสุดในเดือนกรกฎาคมนี้ กลับเป็นเรื่องการบริหารเวลาของ CEO หรือที่ตั้งชื่องานว่า How CEOs Manage Time
งานชิ้นนี้ Porter กับ Nohria ระบุว่าเป็นการศึกษาเกี่ยวกับการใช้เวลาของซีอีโอที่ครบถ้วนและยาวนานที่สุดเท่าที่เคยมีมาโดยเขาเริ่มศึกษาการใช้เวลาของซีอีโอจำนวนหนึ่งตั้งแต่ปี 2006 หลังจากนั้นก็เก็บข้อมูลการใช้เวลาของซีอีโอมาอย่างต่อเนื่องจนกระทั่งถึงปัจจุบัน
พบว่าเมื่อแบ่งเวลาระหว่างการทำงานกับเวลาส่วนตัวนั้นโดยเฉลี่ยแล้วซีอีโอจะใช้เวลาร้อยละ 31 ไปกับการทำงานร้อยละ 10 กับการเดินทางร้อยละ 25 กับเวลาส่วนตัว (personal time) ร้อยละ 5 กับการพักผ่อน (vacation) และร้อยละ 29 ไปกับการนอนซึ่งจากข้อมูลข้างต้นแสดงให้เห็นว่าเวลาที่ซีอีโอใช้กับการทำงานนั้นไม่ได้แตกต่างอย่างมากมายเมื่อเทียบกับเวลาส่วนตัวหรือเวลาในการนอนดังนั้นท่านผู้บริหารที่คิดจะเลียนแบบซีอีโอทั้งหลายควรจะต้องแบ่งเวลาให้ดีไม่ใช่มุ่งเน้นแต่การทำงานอย่างเดียวจนลืมเวลาส่วนตัวและเวลาให้กับการนอน
สำหรับวิธีการในการสื่อสารนั้นซีอีโอใช้เวลาร้อยละ 61 กับการสื่อสารในลักษณะการเห็นหน้าหรือ face-to-face ร้อยละ 15 กับการสื่อสารทางโทรศัพท์และเอกสารและร้อยละ 24 กับการสื่อสารผ่านเครื่องมือทางอิเลกทรอนิกส์แสดงให้เห็นว่าถึงแม้ว่าเทคโนโลยีจะพัฒนาไปมากเพียงใดแต่บรรดาซีอีโอที่ได้มีการศึกษานั้นก็ยังนิยมที่จะสื่อสารในลักษณะของการเห็นหน้าคู่สนทนาอยู่เหมือนเดิม
เมื่อพิจารณาตามลักษณะงานที่ซีอีโอทำนั้นพบว่าโดยเฉลี่ยแล้วร้อยละ 43 ของเวลาของซีอีโอใช้เวลาไปกับสิ่งที่เรียกว่า Core Agenda หรือภารกิจหลักที่ซีอีโอมุ่งเป้าที่จะผลักดันส่วนร้อยละ 36 ของเวลานั้นใช้ไปกับการแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นและร้อยละ 21 ของเวลาใช้ไปกับงานประจำต่างๆไม่ว่าจะเป็นงานประชุมหรืองานพิธีการต่างๆที่ต้องปฏิบัติในฐานะซีอีโอ
งานหนึ่งที่หนีไม่พ้นของผู้ที่เป็นซีอีโอคือการเข้าประชุมซึ่งดูจากเวลาของซีอีโอแล้วพบว่าร้อยละ 72 ของเวลาของซีอีโอใช้ไปกับการประชุมหรือเจอผู้อื่นส่วนเวลาที่ได้อยู่คนเดียวโดยไม่ต้องมีบุคคลอื่นอยู่ร่วมด้วยมีเพียงแค่ร้อยละ 28 เท่านั้นและเมื่อเจาะลึกไปกับเวลาที่ใช้ในการประชุมของซีอีโอนั้นพบว่าร้อยละ 32 ของเวลาของซีอีโอใช้ไปกับการประชุมที่มีเวลา 1 ชั่วโมงร้อยละ 23 ใช้เวลากับการประชุม 30 นาทีร้อยละ 21 ใช้ไปกับการประชุมระยะ 1-2 ชั่วโมงและร้อยละ 13 เป็นการประชุมที่มีระยะเวลานาน 2-5 ชั่วโมง
ส่วนบุคคลที่ซีอีโอพบเจอนั้นร้อยละ 70 ของเวลาใช้ไปกับการพบบุคคลภายในองค์กรเองคือผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับต่างๆส่วนร้อยละ 16 ใช้ไปกับการพบผู้ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจต่างๆไม่ว่าจะเป็นที่ปรึกษาลูกค้านักลงทุนธนาคาร suppliers ร้อยละ 9 ใช้เวลากับการพบเจอกลุ่มอื่นๆที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรงเช่นสื่อมวลชนหน่วยงานรัฐบาลสมาคมอุตสาหกรรมและร้อยละ 5 ใช้ไปกับการพบเจอบอร์ดบริษัทไม่ว่าจะเป็นการประชุมบอร์ดหรือการพบกับบอร์ดเป็นรายบุคคล
สุดท้ายมาดูว่าเวลาของซีอีโอนั้นใช้ไปกับสิ่งที่ได้กำหนดไว้มากน้อยเพียงใดซึ่งพบว่าร้อยละ 75 ของเวลาของซีอีโอนั้นเป็นตามกำหนดการที่ได้วางไว้ส่วนอีกร้อยละ 25 เป็นการตอบสนองต่อเรื่องราวต่างๆที่เข้ามา
จริงๆในบทความข้างต้นไม่ได้เป็นเพียงแค่เรื่องการแบ่งเวลาของซีอีโอเท่านั้นแต่ยังครอบคลุมไปถึงงานหรือส่ิงที่ซีอีโอต้องทำด้วยเป็นเรื่องที่น่าสนใจว่าเราสามารถศึกษาถึงหน้าที่ของซีอีโอจากเวลาที่พวกเขาใช้ไปซึ่งถ้ามีโอกาสผมจะนำเสนอผ่านบทความนี้ต่อไป
