การบริหารปฏิทินนัดหมายกับพวกขโมยเวลา

4 February 2011

เชื่อว่าท่านผู้อ่านส่วนใหญ่จะเคยเกิดหรือมีความรู้สึกว่าในวันๆ หนึ่งเรามีกิจกรรมหรือสิ่งที่ต้องทำมากมายตลอดเวลา แต่ทำไมงานที่สำคัญๆ ที่เราคิดว่าสำคัญหรือจำเป็นจะต้องทำกลับทำไม่ค่อยสำเร็จตามเป้าหมายที่เราตั้งไว้เท่าไร หรือ ท่านผู้บริหารบางท่านอาจจะเคยมีความรู้สึกว่างานบางอย่างที่ควรจะได้รับความสำคัญหรือเป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรกลับไม่ได้รับการผลักดันหรือทุ่มเทเท่าที่ควร ถ้าท่านผู้อ่านเคยเกิดหรือมีความรู้สึกในลักษณะดังกล่าวข้างต้นก็ต้องถือว่าไม่แปลกนะครับ เพราะดูเหมือนว่าจะเป็นสิ่งปกติที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ปัจจัยต่างๆ รอบตัวเรา ทำให้ถึงแม้ในแต่ละวันดูเหมือนว่าเราจะมีกิจกรรมต่างๆ เต็มไปหมด แต่งานสำคัญกลับไม่สามารถทำได้สำเร็จหรือทำได้บรรลุ

หลายท่านมักจะโทษว่าปัญหาที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่นั้นเนื่องจากการบริหารเวลาเป็นไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ หลายท่านก็มักจะหาทางแก้ไขปัญหาโดยการจดบันทึกนัดหมายต่างๆ ลงในปฏิทินไม่ว่าจะเป็นปฏิทินระบบมือหรือปฏิทินอิเลกทรอนิกส์ แต่ขอให้สังเกตต่อไปนะครับว่าถึงแม้เราจะมีการจดบันทึกนัดหมายและตารางเวลาในเรื่องต่างๆ ก็แล้ว แต่ชีวิตเราในแต่ละวันก็ยังคงสับสนวุ่นวาย แต่ก็ทำงานไม่เสร็จอยู่เหมือนเดิม

สาเหตุที่ทำให้ชีวิตเราในแต่ละวันดูยุ่งเหยิงแต่ในขณะเดียวกันก็เหมือนกับว่างานสำคัญไม่เสร็จหรือไม่สำเร็จนั้นก็เนื่องมาจากการขาดความเชื่อมโยงและสอดคล้องระหว่างสิ่งที่มีความสำคัญกับเวลาที่เราจัดสรรในแต่ละวัน ลองสังเกตดูนะครับ ในการทำงานแต่ละวันนั้นเราอาจจะมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่างานหรือกิจกรรมไหนคือสิ่งสำคัญที่ต้องให้ความสนใจและต้องทำให้สำเร็จ แต่เมื่อไปพิจารณาหรือวิเคราะห์ในปฏิทินนัดหมายที่เรามีนั้น เราจะพบครับว่างานสำคัญๆ เหล่านั้นกลับไม่ได้รับการจัดสรรเวลาให้สมกับการเป็นสิ่งที่สำคัญ อาจจะมีข้อยกเว้นบ้างก็ในช่วงที่งานดังกล่าวใกล้จะต้องส่ง หรือ เมื่อเริ่มเกิดวิกฤตขึ้น ที่เวลาในตารางนัดหมายของเราจะทุ่มให้กับงานที่มีความสำคัญ แต่ก็สังเกตนะครับว่าส่วนใหญ่จะเป็นช่วงระยะสั้นๆ มีข้อแนะนำสำหรับแนวทางในการทำให้ปฏิทินนัดหมายของเราสอดคล้องกับงานที่มีความสำคัญขอรวบรวมมาเล่าสู่กันฟังครับ

อย่างแรกเลยคือให้วิเคราะห์ปฏิทินนัดหมายของตัวท่านเองครับ ดูแล้วอาจจะน่ากลัวแต่ก็มีความน่าสนใจนะครับ ท่านผู้อ่านลองวิเคราะห์ตารางนัดหมายต่างๆ ของท่านในรอบเดือนหรือรอบสัปดาห์ทีี่ผ่านมาซิครับ ว่าท่านได้จัดสรรเวลาให้กับงานหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญมากน้อยเพียงใด แล้วเราจะพบว่าในกิจกรรมหรือตารางนัดหมายในแต่ละวันของเรานั้น กิจกรรมที่มีความสำคัญกลับไม่ได้รับความสนใจหรือเอาใจใส่เท่าใด

หลังจากวิเคราะห์ตารางนัดหมายของท่านแล้ว คราวนี้เราลองมาจัดสรรหรือจองเวลาให้กับงานหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญกันบ้างครับ ผมเคยพบเจอผู้บริหารหลายท่านครับที่จะสำรองเวลาไว้สัปดาห์ละสองชั่วโมงเป็นประจำ สำหรับการนัดหมาย พูดคุย และติดตาม ต่อความคืบหน้าของโครงการหรืองานตามกลยุทธ์ที่สำคัญของบริษัท โดยในช่วงเวลาสองชั่วโมงนี้จะไม่ยอมให้ผู้อื่นสามารถมาเบียดบังได้เลย และเป็นการอุทิศให้กับงานตามกลยุทธ์ที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร

นอกจากการสำรองเวลาในแต่ละสัปดาห์ให้กับงานที่มีความสำคัญแล้ว ท่านผู้อ่านต้องอย่าลืมสำรองเวลาให้กับตนเองบ้างนะครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานที่ท่านต้องทำนั้นต้องอาศัยสมาธิในการทำงาน ที่ท่านอาจจะต้องนั่งอ่านงาน นั่งคิด นั่งตริตรองอยู่คนเดียว ปัญหาที่สำคัญประการหนึ่งที่พบในหมู่ผู้บริหารจำนวนมากคือ ท่านสามารถสำรองเวลาให้กับผู้อื่นได้ แต่ท่านไม่สามารถจับจองเวลาในชีวิตของท่านให้กับตัวท่านเองได้ 

ข้อแนะนำอีกประการหนึ่งคือท่านจะต้องระบุให้ได้ว่าใครหรือกิจกรรมไหนเป็นพวกชอบขโมยเวลาหรือ Time-Stealers ครับ พวกขโมยเวลานั้นอาจจะอยู่ในรูปของตัวบุคคลท่ีชอบเข้ามาเรียกร้องหรือเอาเวลาจากท่านไป โดยไม่มีความจำเป็น หรือ อาจจะเป็นกิจกรรมบางประเภทที่ไม่มีความจำเป็นหรือความสำคัญแต่ก็ใช้เวลาจากท่านไป เช่น การประชุมประจำบางอย่างที่ท่านต้องเข้าเป็นประจำ แต่ไม่มีความจำเป็น ท่านผู้อ่านจะต้องหาให้ได้นะครับว่าเจ้า Time-Stealers ของท่านคือใครหรืออะไร จากนั้นหากลยุทธ์ที่เหมาะสมในการบริหารจัดการกับเจ้าผู้ขโมยเวลาให้ได้ครับ 

ถึงแม้ปัจจุบันเราจะมีเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่เข้ามาช่วยในการจัดการปฏิทินและบริหารเวลาของเราให้มีประสิทธิภาพ แต่การที่เราจะทำงานที่มีความสำคัญได้สำเร็จจริงตามท่ีต้องการนั้นขึ้นอยู่กับวินัยของตัวเราเองครับ แทนที่เราจะตกเป็นทาสของปฏิทินหรือตารางนัดหมาย เราควรจะบริหารตารางนัดหมายเราให้สอดคล้องกับงานที่มีความสำคัญ ไม่ใช่ว่าพอเห็นเวลาว่างในตารางหรือปฏิทินนัดหมายก็พยายามที่จะทำให้เต็มโดยใส่นัดหมายหรือกิจกรรม แต่ต้องบริหารปฏิทินของเราให้สอดคล้องกับงานที่มีความสำคัญ และต้องอย่าลืมที่จะหาทางจัดการกับทั้งคนและกิจกรรมที่เป็นพวก Time-Stealers หรือพวกขโมยเวลาด้วยนะครับ ว่าอย่าให้บุคคลหรือกิจกรรมเหล่านี้สามารถขโมยเวลาที่มีค่าของท่านไปได้