13 May 2010

สัปดาห์นี้ขอพักจากเรื่องเครียดๆ มาเป็นเรื่องเบาๆ บ้างนะครับ โดยเป็นเรื่องมองมุมใหม่เกี่ยวกับการประชุม ทั้งนี้เนื่องจากในปัจจุบันสิ่งที่หนีไม่พ้นคือเรื่องของการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมกลุ่มเพื่อทำรายงานสมัยเรียนหนังสือ หรือ การประชุมในเรื่องของงาน และลองสังเกตดูนะครับว่ายิ่งเติบโตในหน้าที่การงานมากขึ้น การประชุมก็จะมากขึ้น ทั้งในเชิงของความถี่ และระยะเวลา ผู้บริหารจำนวนมากที่จะวิ่งจากการประชุมหนึ่งเข้าสู่อีกการประชุมหนึ่งเป็นประจำ อีกทั้งการประชุมบางครั้งก็นานถึงใจจริงๆ เรียกว่าตั้งแต่เช้าจรดเย็นกันเลยทีเดียว ก็เลยเกิดข้อสงสัยขึ้นมานะครับว่า การประชุมต่างๆ ที่เราเข้าร่วมนั้นสำคัญและจำเป็นแค่ไหน?

            อย่างอื่นคงต้องดูนะครับว่าประชุมนั้นประชุมไปเพื่ออะไร หลักๆ จากที่ผมได้เคยสังเกตมาก็หนีไม่พ้นสาเหตุห้าประการครับ ประการแรกก็คือเพื่อมาระดมความคิดเห็นในเรื่องต่างๆ การประชุมในลักษณะนี้จะมีโจทย์ที่ชัดเจน หน้าที่ของผู้เข้าร่วมประชุมคือการแสดงความคิดเห็นกันอย่างเต็มที่ส่วนความคิดเห็นที่ได้รับนั้นจะนำไปสู่การตัดสินใจอย่างไรก็คงขึ้นอยู่กับตัวประธานในที่ประชุม การประชุมเพื่อระดมความคิดเห็นนั้นก็มีข้อดีในแง่ที่ว่าแทนที่แต่ละคนจะแสดงความคิดเห็นของตนเองเพียงอย่างเดียว ก็ยังสามารถต่อยอดทางความคิดจากความคิดเห็นของบุคคลอื่นๆ ได้อีก และความคิดเห็นก็จะหลากหลายขึ้น สาเหตุประการที่สองก็คือเพื่อตัดสินใจ โดยเรามีความเชื่อว่าการที่หลายๆ คนเข้ามาตัดสินใจร่วมกันนั้นจะเป็นสิ่งที่ดีกว่าการตัดสินใจอยู่คนเดียว สาเหตุการประชุมประการที่สามคือเพื่อสื่อสารเรื่องราวหรือข้อความบางอย่าง โดยแทนที่จะอาศัยกลไกอื่นก็อาศัยการประชุมแทน

            สาเหตุประการที่สี่ก็คือเพื่อมาพบปะพูดคุยกัน ซึ่งสาเหตุข้อนี้อาจจะดูไม่ค่อยเป็นงานเป็นการ แต่ก็มีหลายหน่วยงานที่บุคลากรไม่ค่อยได้พบปะพูดคุยกัน ก็หาโอกาสประชุมเพื่อให้มีการพูดคุยแลกเปลี่ยนความเห็นในเรื่องต่างๆ กัน การประชุมลักษณะนี้อาจจะไม่ดูจริงจังและเน้นในเรื่องของความสัมพันธ์มากกว่างาน สำหรับสาเหตุประการสุดท้ายนั้นอาจจะยิ่งอ่านแล้วแปลกใหญ่นะครับ แต่ก็มีเกิดขึ้นจริงๆ นั้นคือประชุมเพื่อประชุม ทั้งนี้เนื่องจากมีระเบียบ ประกาศ หรือ ข้อบังคับอะไรบางอย่างที่บอกว่าจะต้องประชุมกันทุกเดือนหรือทุกสัปดาห์ ดังนั้น ทั้งๆ ที่ไม่มีเรื่องที่จะต้องประชุม ก็ต้องประชุมครับ

            การประชุมถือเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานในปัจจุบัน แต่ปัญหาก็คือการประชุมหลายครั้งเป็นไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งบางครั้งก็ประชุมกันนานเกินไป หรือ ผู้ที่เข้าประชุมหลายๆ คนก็ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม  ท่านผู้อ่านลองคำณวนดูซิครับว่าถ้าการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้นในองค์กรของเราบ่อยๆ เราสามารถคำณวนความสูญเสียออกมาเป็นต้นทุนต่อผู้เข้าร่วมประชุมหนึ่งคนได้เลยนะครับ การที่จะทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้นไม่ง่ายครับ หลายๆ บริษัทก็จะมีเทคนิคและวิธีการที่แตกต่างกันออกไป เราลองมาดูกันนะครับ เผื่อนำไปปรับใช้กันได้บ้าง

            ที่ Google นั้นการประชุมที่มีคนเกี่ยวข้องด้วยจำนวนมาก เขาจะมีโปรแกรมฉายขึ้นไปบนจอขนาด ใหญ่ครับ โดยบนจอนั้นจะมีวาระต่างๆ พร้อมทั้งเวลาสำหรับการพูดคุยในวาระต่างๆ เมื่อมีการพูดคุยในวาระต่างๆ แล้ว ก็จะมีนาฬิกาจับเวลาเดินถอยหลังลงไปเรื่อยๆ ว่าเหลือเวลาสำหรับแต่ละวาระเท่าไร ซึ่งก็น่าสนใจเนื่องจากหลายครั้งการพูดคุยในวาระต่างๆ นั้นสาระสำคัญได้คุยกันไปหมดแล้ว แต่มักจะเป็นการพูดคุยนอกเรื่องหรือไร้สาระเสียมาก การกำหนดและจับเวลาให้ชัดเจนไปเลยก็ทำให้ทุกคนตระหนักถึงเวลาที่เหลือสำหรับแต่ละเรื่อง

            ที่บริษัทหนึ่งในอเมริกาเมื่อพบว่าการประชุมเริ่มนานเกินควรแล้ว ก็เลยมีผู้เสนอให้เอาเก้าอี้ออกจากห้องประชุมให้หมด ทำให้เป็นการยืนประชุมแทนที่จะนั่งประชุม และพอยืนประชุมแล้วทุกคนก็พยายามทำให้การประชุมนั้นสั้นและจบลงอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด เนื่องจากเมื่อยนั้นเอง ในขณะเดียวกันผมเคยได้ยินอีกกรณีหนึ่งที่แทนที่จะเอาเก้าอี้มาตั้ง ก็เอาเครื่องเดินออกกำลังกายมาตั้งแทนครับ เนื่องจากมีงานวิจัยว่าสมองคนเรานั้นจะทำงานได้ดีในขณะที่เราออกกำลัง ดังนั้นเวลาประชุม ถ้าอยากจะให้สมองคิดได้ดีนั้นก็ควรจะต้องออกกำลังกายไปด้วย ก็น่าสนใจนะครับ มีสองทางเลือกคือเอาเก้าอี้ออก กับ เอาเครื่องเดินออกกำลังกายมาตั้งแทน

            อีกแนวคิดหนึ่งที่น่าสนใจเรียกว่า Topless Meeting ฟังดูอาจจะโป๊หน่อยครับ แต่จริงๆ ก็คือก่อนเข้าห้อง ประชุมนั้นห้ามเอาเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ บรรดา Smartphone ทั้งหลายไม่ว่าจะเป็น iphone หรือ BB เข้าห้องประชุม เนื่องจากการทำงานและสนใจกับอุปกรณ์เหล่านี้ไปด้วย ทำให้การประชุมเสียเวลาและไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร และทำให้ทุกคนมุ่งให้ความสนใจไปที่ตัววาระในการประชุม

            ไม่ว่าจะใช้เทคนิคหรือวิธีการไหน ก็คงต้องยอมรับนะครับว่าการประชุมจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ขึ้นอยู่กับตัวผู้นำการประชุมครับ ผู้นำการประชุมจะต้องกำหนดเวลาของแต่ละวาระให้ดี จะต้องไม่เปิดประเด็นใหม่ จะต้องสามารถตัดบทเมื่อเริ่มออกนอกเรื่องได้ และที่สำคัญคือจะต้องสามารถสรุปประเด็นที่ได้รับจากการประชุมได้ เนื่องจากหลายครั้งที่ประชุมเสร็จแล้วไม่ได้ข้อสรุปหรือข้อยุติ เหมือนกับเป็นการประชุมเพื่อนัดประชุมครั้งต่อไปแทนครับ