4 พฤษภาคม 2008
ผมเองเขียนถึงกรณีศึกษาขององค์กรต่างๆ ทั้งในภาคเอกชนและราชการมาเยอะพอสมควร คราวนี้เลยอยากจะมาเล่าให้ฟังถึงหน่วยงานที่ตนเองสังกัดอยู่บ้าง โดยอยากจะเล่าให้ท่านผู้อ่านได้ฟังถึงกระบวนการบริหารยุทธศาสตร์ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากที่จุฬาฯ ได้ทีมผู้บริหารชุดใหม่นำโดย ศ.นพ.ภิรมย์ กมลรัตนกุล อีกทั้งประกอบกับจุฬาฯ เพิ่งผ่านพ้นกระบวนการออกนอกระบบเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ทำให้กระบวนการบริหารยุทธศาสตร์ของจุฬาฯ ต้องมีการปรับเปลี่ยนจากรูปแบบเดิมๆ และเชื่อว่าประสบการณ์ในการบริหารยุทธศาสตร์ของจุฬาฯ น่าจะเป็นกรณีศึกษาหรือประสบการณ์ให้กับองค์กรอื่นได้ไม่มากก็น้อย
ท่านผู้อ่านอาจจะสังเกตเห็นว่าผมไม่ได้ใช้คำว่า “การวางแผนยุทธศาสตร์” นะครับ แต่เป็น “การบริหารยุทธศาสตร์” เนื่องจากเรามองว่าการวางแผนนั้นเป็นเพียงแค่กระบวนการในการคิดและเขียนออกมาให้อยู่ในรูปแบบที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้ แต่การที่องค์กรจะประสบความสำเร็จนั้น การวางแผนเป็นเพียงแค่สัดส่วนไม่เท่าใดของทั้งหมด การนำแผนไปปฏิบัติ การติดตาม ประเมิน เรียนรู้ ทบทวน และปรับเปลี่ยนยุทธศาสตร์ก็เป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็น
กลับมาที่กรณีศึกษาของจุฬาฯ ต่อนะครับ เวลาเราพูดถึงยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยนั้น สิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารของมหาวิทยาลัยแยกออกมาให้ชัดเจนเลยคือ ความแตกต่างระหว่างงานยุทธศาสตร์กับงานประจำ ในยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยนั้นจะไม่ได้มุ่งเน้นอยู่ที่งานประจำ ซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กรทั่วไปดำเนินการเป็นประจำ เป็นปกติอยู่แล้ว แต่ยุทธศาสตร์ของจุฬาฯ จะมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาหรือปรับปรุงงานประจำให้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลมากขึ้น รวมทั้งงานใหม่ๆ ที่จะมุ่งเน้น
ความแตกต่างที่สำคัญของการบริหารมหาวิทยาลัยกับการบริหารองค์กรธุรกิจทั่วไปก็คือผู้บริหารของมหาวิทยาลัยนั้นจะมีวาระอยู่สี่ปี ดังนั้นการจัดทำยุทธศาสตร์ในการบริหารมหาวิทยาลัยของทีมผู้บริหารในแต่ละยุคแต่ละสมัยก็จะอยู่ในกรอบสี่ปีของการดำรงตำแหน่ง อย่างไรก็ดีสำหรับจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย นับว่ามีความโชคดีอยู่ประการหนึ่งที่ผู้บริหารของทั้งมหาวิทยาลัยได้ร่วมกันกำหนดและจัดทำแผนพัฒนาวิชาการของมหาวิทยาลัย เมื่อจุฬาฯ ครบหนึ่งร้อยปีแห่งการสถาปนาในปี พ.ศ. 2560 ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นกรอบยุทธศาสตร์ใหญ่สำหรับมหาวิทยาลัยในช่วงอีกสิบปีข้างหน้า
การกำหนดร่างยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยนั้น ทางทีมบริหารก็ได้นำปัจจัยนำเข้าหรือข้อมูลเบื้องต้นมาจากหลายแหล่ง ทั้งความท้าทายที่มหาวิทยาลัยจะต้องเผชิญจากปัจจัยภายนอกและภายในมหาวิทยาลัย จากนโยบายของอธิการบดีที่แถลงต่อสภามหาวิทยาลัยในช่วงที่มีการสรรหาอธิการฯ จากโครงการสำคัญที่ต่อเนื่องมาจากทีมผู้บริหารของอธิการบดีท่านที่แล้ว จากวิสัยทัศน์และยุทธศาสตร์ของจุฬาฯ เมื่อครบร้อยปีแห่งการสถาปนา จากพรบ.ของจุฬาฯ (ปี 2551) และจากแผนบริหารราชการแผ่นดินของรัฐบาล ดังนั้นท่านผู้อ่านจะเห็นได้นะครับว่ายุทธศาสตร์ของจุฬาฯ นั้นไม่ได้มาจากสูญญากาศ ไม่ได้เกิดขึ้นโดยละเลยต่อยุทธศาสตร์และโครงการที่สำคัญของทีมผู้บริหารชุดก่อนหน้านี้ ไม่ได้เป็นเอกเทศขาดความเชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์ของรัฐบาล
หลังจากที่ได้ร่างยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยในฉบับแรกแล้ว ก็ได้มีการนำเสนอยุทธศาสตร์ต่อที่ประชุมคณบดี ซึ่งประกอบไปด้วยผู้บริหารสูงสุดของคณะ สถาบัน สำนักวิชา และวิทยาลัยต่างๆ ภายในจุฬาฯ ซึ่งเปรียบเสมือนกับเป็นบอร์ดบริหารของจุฬาฯ เพื่อให้ผู้บริหารเหล่านี้ได้มีโอกาสให้ข้อเสนอแนะ ข้อคิดเห็น และปรับปรุงต่อร่างยุทธศาสตร์ชุดแรก และจากการที่พรบ.ของจุฬาฯ ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าการบริหารงานของจุฬาฯ นั้นต้องเป็นการบริหารงานโดยบุคลากรมีส่วนร่วม ดังนั้น เมื่อได้ร่างยุทธศาสตร์ฉบับที่ 2 (ภายหลังจากได้รับความเห็นจากที่ประชุมคณบดี) ก็ได้มีการนำร่างยุทธศาสตร์ดังกล่าวไปรับฟังความคิดเห็นจากผู้บริหารของมหาวิทยาลัยอีกสี่ร้อยกว่าท่าน ซึ่งผู้บริหารกลุ่มนี้ ประกอบด้วยกรรมการประจำคณะ สถาบัน สำนักวิชา และวิทยาลัยต่างๆ หรือ เป็นบอร์ดบริหารของแต่ละคณะฯ นั้นเองครับ
ประเด็นที่น่าสนใจก็คือการนำร่างยุทธศาสตร์มานำเสนอและรับฟังความคิดเห็นจากคณาจารย์กว่า 400 ท่านนั้น คงจะเป็นไปได้ที่จะเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้มีส่วนร่วมในการพูดคุยแสดงความคิดเห็น ดังนั้นในขณะที่อธิการบดีนำเสนอยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยในแต่ละด้านนั้น ก็จะมีการหยุดพักเป็นระยะๆ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้เขียนแสดงความคิดเห็น ซึ่งสุดท้ายแล้วทางฝ่ายนโยบายและยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยก็จะไปรวบรวมเพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย
นอกเหนือจากการนำเสนอต่อบอร์ดบริหารของทุกคณะฯ แล้ว เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมอย่างแท้จริงและทั่วถึง ก็จะยังมีการนำเสนอยุทธศาสตร์และรับฟังความคิดเห็นในตัวยุทธศาสตร์จากกลุ่มบุคคลอื่นๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอีก ไม่ว่าจะเป็น จากสภาคณาจารย์ของจุฬาฯ จากสมาคมนิสิตเก่าของจุฬาฯ ซึ่งจะมีนายกสมาคม / สโมสรนิสิตเก่าของทุกคณะเข้าร่วม จากตัวแทนนิสิตปัจจุบันของจุฬาฯ และจากบุคลากรสายสนับสนุนต่างๆ ในมหาวิทยาลัย ซึ่งกระบวนการทั้งหมดนั้นก็เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมในการบริหารงานมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการมีส่วนร่วมเกี่ยวกับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยในอีกสี่ปีข้างหน้า
หลังจากนำเสนอและรับฟังข้อคิดเห็นเกี่ยวกับยุทธศาสตร์จากกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องแล้ว ในเดือนมิถุนายน อธิการบดีก็จะมีการนำเสนอยุทธศาสตร์ที่ผ่านการรับฟังความคิดเห็นทั้งหมดนำเสนอต่อสภามหาวิทยาลัย ซึ่งถือเป็นองค์กรปกครองสูงสุดของมหาวิทยาลัย หรือ เปรียบเสมือนบอร์ดของบริษัทต่างๆ โดยจะมีการนำเสนอและรับฟังความคิดเห็นจากกรรมการสภามหาวิทยาลัย และถ้าได้รับการอนุมัติแล้ว ยุทธศาสตร์ดังกล่าวก็จะเป็นเสมือนแนวทางหรือ Roadmap ในการบริหารมหาวิทยาลัยต่อไปในอีกสี่ปีข้างหน้า
สัปดาห์นี้ขอเริ่มต้นที่กระบวนการในการได้มาซึ่งยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยก่อนนะครับ สัปดาห์หน้าอาจจะลงให้ดูในรายละเอียดหรือเนื้อหามากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งความต่อเนื่องหลังจากมียุทธศาสตร์แล้ว มหาวิทยาลัยจะมีแนวทางอย่างไรในการนำยุทธศาสตร์เหล่านี้ไปปฏิบัติ ซึ่งถือเป็นกรณีศึกษาหนึ่งนะครับ เชื่อว่าน่าจะพอเป็นแนวทางให้กับองค์กรอื่นๆ ได้บ้างนะครับ
Management Bibliotheca 