ทบทวนการนำแนวคิดการบริหารใหม่ๆ มาใช้ในระบบราชการ

20 December 2006

เปิดปีใหม่ผมขอนำท่านผู้อ่านเข้าไปดูการบริหารจัดการของส่วนราชการกันบ้างนะครับ เผื่อจะได้เกิดแนวคิดและแนวทางว่าปัจจุบันส่วนราชการต่างๆ เขาได้มีพัฒนาการทางด้านการบริหารจัดการไปถึงไหน รวมทั้งเผื่อจะได้เกิดการเรียนรู้ร่วมกันเกิดขึ้น ในช่วงหลายๆ ปีที่ผ่านมาต้องยอมรับนะครับว่าหน่วยงานราชการต่างๆ ได้มีการพัฒนาและปรับปรุงการทำงานกันไปมากพอสมควร ได้มีการนำหลักการทางด้านการบริหารจัดการใหม่ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ ถึงแม้การนำแนวคิดทางด้านการจัดการใหม่ๆ มาใช้ จะมีความเหมาะสมบ้าง ไม่เหมาะสมบ้าง แต่ก็อาจจะกล่าวได้ว่าได้แก่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาในวิธีการคิด การทำงานของข้าราชการ และหน่วยงานได้พอสมควร

            คำถามข้อหนึ่งที่พูดกันมาพอสมควรก็คือ การที่หน่วยราชการได้มีการนำแนวคิดและเครื่องมือทางการบริหารสมัยใหม่จากภาคธุรกิจเข้ามาใช้ในระบบราชการนั้นมีความเหมาะสมหรือไม่ เพียงใด? เนื่องจากการทำธุรกิจก็เพื่อนำไปสู่กำไรหรือผลตอบแทนแก่ผู้ถือหุ้น แต่ในส่วนราชการนั้น การดำเนินงานไม่ได้มุ่งเน้นในผลกำไร ดังนั้นก็มีการตั้งข้อสงสัยกันอยู่ในเรื่องนี้กันบ้างเหมือนกัน ผมเองอาจจะมีมุมมองที่แตกต่างจากคำถามข้างต้นพอสมควรนะครับ เนื่องจากมองว่าการนำเครื่องมือทางด้านการบริหารจัดการมาใช้ในระบบราชการนั้นเป็นสิ่งที่สามารถทำได้ โดยประเด็นสำคัญคือตัวผู้บริหารขององค์กรเองจะต้องเข้าใจในวัตถุประสงค์และแนวคิดของเครื่องมือนั้นๆ พร้อมทั้งสามารถปรับเครื่องมือทางการบริหารสมัยใหม่ให้เหมาะสมกับบริบทขององค์กรตนเองเป็นหลัก

            จริงๆ แล้วถ้าเรามองลึกลงไป จะพบว่าองค์กรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกชน ราชการ หรือ แม้กระทั่งองค์กรสาธารณกุศลต่างๆ ล้วนแล้วแต่ตั้งขึ้นมาและดำรงอยู่ โดยมีวัตถุประสงค์และจุดมุ่งหมายที่เหมือนกันทั้งสิ้นครับ นั้นคือการสร้างคุณค่าให้เกิดขึ้น (Value Creation) ท่านผู้อ่านลองสำรวจไปรอบๆ ตัวซิครับ แล้วลองดูนะครับว่ามีองค์กรไหนบ้างไหมที่ดำรงอยู่ โดยไม่ก่อให้เกิดคุณค่า หรือ ประโยชน์แต่อย่างใด เพียงแต่ความแตกต่างระหว่างองค์กรแต่ละแห่งนั้นก็คือ ผู้ที่แต่ละองค์กรสร้างคุณค่าให้นั้นแตกต่างกัน และตัวคุณค่าก็แตกต่างกัน ในภาคเอกชนนั้นองค์กรควรจะมุ่งเน้นสร้างคุณค่าให้กับผู้ถือหุ้น โดยผ่านการสร้างผลตอบแทนให้ผู้ถือหุ้น และสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า โดยนำเสนอสินค้าและบริการที่มีคุณภาพ สำหรับหน่วยงานราชการนั้น ก็ต้องสร้างคุณค่าเช่นเดียวกันครับ แต่อาจจะเป็นคุณค่าให้กับประชาชน ผ่านทางคุณภาพของการบริการประชาชนที่ดี หรือ สร้างคุณค่าให้กับสังคมและประเทศชาติ ผ่านการดำเนินงานในรูปแบบต่างๆ ดังนั้นถึงแม้จะมีความแตกต่างระหว่างหน่วยงานเอกชนและราชการ แต่ถ้ามองไปลึกๆ แล้วจะพบว่าวัตถุประสงค์ของการดำรงอยู่ขององค์กรทั้งสองลักษณะจะมีรูปแบบที่คล้ายกัน ซึ่งก็คือการสร้างให้เกิดคุณค่า (Value Creation)

            เพื่อตอบคำถามข้อข้องใจเกี่ยวกับการนำเครื่องมือการบริหารใหม่ๆ มาใช้ในหน่วยราชการ นอกจากมองที่ตัววัตถุประสงค์ของการดำรงอยู่ขององค์กรทั้งสองลักษณะแล้ว เราต้องมองให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของเครื่องมือและแนวคิดทางการบริหารจัดการใหม่ๆ ด้วย เรามักจะเข้าใจผิดว่าเครื่องมือและแนวคิดทางการบริหารต่างๆ ที่ใช้ในองค์กรธุรกิจนั้น ล้วนแล้วแต่มีวัตถุประสงค์เพื่อก่อให้เกิดกำไรทั้งสิ้น แต่ถ้าได้มีการศึกษาเครื่องมือและแนวคิดเหล่านี้โดยถ่องแท้แล้วจะพบเลยนะครับ ว่าเครื่องมือแต่ละเครื่องมือล้วนแล้วแต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน และส่วนใหญ่จะไม่ใช่วัตถุประสงค์ของการทำกำไรนะครับ

            ลองดูตัวอย่างง่ายๆ ก็ได้ครับ การวางแผนยุทธศาสตร์หรือวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในเกือบทุกองค์กร ถ้าท่านผู้อ่านมองลึกไปที่วัตถุประสงค์ของการวางแผนยุทธศาสตร์นั้น ก็ไม่ใช่เพื่อการสร้างกำไรครับ แต่องค์กรที่นำการวางแผนยุทธศาสตร์มาใช้ ก็เพื่อให้องค์กรมีทิศทางการดำเนินงานที่ชัดเจน (ไม่ว่าจะเป็นเอกชนหรือราชการ) เพื่อให้องค์กรมีแนวทางในการดำเนินงานที่ชัดเจน เป็นระบบ มุ่งเน้นที่ผลผลิต ผลลัพธ์ รวมทั้งเพื่อให้การดำเนินงานทั่วทั้งองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งท่านผู้อ่านก็คงเห็นด้วยว่าถ้าเข้าใจในวัตถุประสงค์ของการวางแผนยุทธศาสตร์จริงๆ เราก็สามารถนำมาปรับใช้ได้ไม่ว่าเป็นองค์กรประเภทไหน

            ทีนี้เราลองมาดูว่าในปัจจุบันหน่วยราชการต่างๆ ได้มีการนำเครื่องมือทางการบริหารใดมาใช้กันบ้าง ซึ่งท่านผู้อ่านเมื่อเห็นแล้ว อาจจะประหลาดใจก็ได้นะครับ เพราะจะพบว่าหน่วยราชการได้มีการนำแนวคิดทางการบริหารใหม่ๆ มาใช้ค่อนข้างเยอะพอสมควรครับ เผลอๆ พัฒนาการในด้านนี้ของหน่วยราชการมีมากกว่าภาคเอกชนบางแห่งด้วยซ้ำไป

ตัวอย่างของแนวคิดและเครื่องมือหลักๆ ที่ใช้กันในหน่วยราชการประกอบด้วย การบริหารยุทธศาสตร์ (Strategic Management), Balanced Scorecard และ Key Performance Indicators, การบริหารความเสี่ยง (Risk Management), การบริหารความรู้ (Knowledge Management), การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน (Process Improvement), การพัฒนาสมรรถนะบุคลากร (Competencies), การนำระบบ PMQA มาใช้ (เป็นการประยุกต์ Malcolm Baldrige ให้เข้ากับระบบราชการครับ) เป็นต้น ซึ่งเครื่องมือและแนวคิดต่างๆ ข้างต้น เป็นเพียงแค่เครื่องมือและแนวคิดพื้นฐานที่หน่วยราชการนำมาใช้กันนะครับ ยังมีพวกเครื่องมือและแนวคิดย่อยๆ อีกหลายอย่าง รวมทั้งหน่วยราชการแต่ละแห่งก็มีการนำเครื่องมือที่เหมาะสมกับตนเองเข้ามาใช้

อย่างไรก็ดีใช่ว่าการนำเครื่องมือทางการบริหารใหม่ๆ มาใช้ จะเป็นเครื่องรับประกันได้นะครับว่าจะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้ ปัญหาที่เกิดขึ้นของการนำเครื่องมือและแนวคิดต่างๆ เหล่านี้มาใช้ คือการขาดความเข้าใจในการนำมาใช้ ความมุ่งมั่นของผู้บริหาร และการปรับให้เข้ากับบริบทของตนเองครับ ส่วนราชการจำนวนมากที่นำเครื่องมือต่างๆ เหล่านี้มาใช้ ไม่ได้เกิดขึ้นจากความต้องการให้การพัฒนาส่วนราชการของตนเอง หรือ ทำให้การดำเนินงานของตนเองดีขึ้น แต่เกิดขึ้นจากการบอกให้ใช้ของหน่วยงานที่กำกับดูแลทั้งหลาย ทำให้การนำเครื่องมือและแนวคิดการบริหารเหล่านี้มาใช้ เป็นไปเพื่อให้สามารถตอบสนองหน่วยงานที่กำกับดูแลได้ เพื่อให้สามารถกรอกแบบฟอร์มได้ หรือ เพื่อให้สามารถบอกเพื่อนๆ ในหน่วยงานอื่นว่าของตนเองก็มี ดังนั้นสิ่งที่เราจะพบคือส่วนราชการจำนวนมากที่มีการวางแผนยุทธศาสตร์ มีการพัฒนาสมรรถนะ ฯลฯ แต่ก็เป็นการทำไปเพื่อตอบโจทย์ที่ถูกตั้งขึ้นมา ไม่ใช่เพื่อนำไปสู่การพัฒนาหรือยกระดับการดำเนินงานของตนเองอย่างแท้จริง

แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะไม่เห็นด้วยนะครับ ที่มีการกำกับดูแลให้หน่วยราชการต่างๆ มีการพัฒนาตนเอง ถ้ามองโลกในแง่ดี เราก็อาจจะบอกได้ว่า “มีดีกว่าไม่มี” เพียงแต่ในสิ่งที่มีนั้น ได้นำไปสู่การพัฒนาอย่างเต็มที่ตามที่ควรจะเป็นหรือยัง?