27 April 2008

ท่านผู้อ่านเคยตกอยู่ในสภาวะที่ต้องนั่งอยู่ในห้องประชุมตั้งแต่เช้าจรดค่ำ อีกทั้งยังต้องคอยคิด วิเคราะห์ ให้ข้อเสนอแนะ หรืออีกนัยหนึ่งคือทำตัวให้เป็นประโยชน์สำหรับที่ประชุมบ้างไหมครับ? ผมเองก็ต้องเผชิญกับเหตุการณ์ดังกล่าวเป็นประจำครับ โดยเฉลี่ยสัปดาห์ละครั้งและส่วนใหญ่ก็ตั้งแต่แปดโมงเช้าถึงประมาณหนึ่งทุ่ม แถมอาหารเที่ยงก็รับทานระหว่างประชุมอีก เรียกได้ว่าวันนั้นทั้งวันนั่งกันจนรากงอกได้เลย และผลส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นก็คือพอถึงช่วงเย็นๆ แล้ว สมองเราจะไม่ปลอดโปร่ง จะรู้สึกตัน คิดอะไรก็ไม่ค่อยออก อีกทั้งสมาธิก็ไม่ค่อยอยู่กับเนื้อกับตัวอีกต่างหาก

            ดังนั้นสัปดาห์นี้เลยจะขอนำเสนออีกมุมมองหนึ่งสำหรับองค์กรต่างๆ ที่จะนำไปปรับใช้สำหรับการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นครับ และอาจจะเรียกได้ว่าเป็นมุมมองที่มีการค้นคว้าวิจัยทางการแพทย์อ้างอิง เพียงแต่ว่าจะมีองค์กรไหนที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริงหรือไม่นั้น คงต้องว่ากันอีกทีครับ ทั้งนี้จากการศึกษาการแพทย์เขาพบว่าถ้าเราจะประชุมให้ได้ดีนั้น ห้องประชุมควรจะมีเครื่องออกกำลังกาย และผู้เข้าร่วมประชุมควรจะสวมใส่ชุดออกกำลังกาย ไม่ใช่เสื้อผ้าสำหรับใส่นั่งทำงาน

            เนื้อหาสัปดาห์นี้ผมนำมาจากวารสาร Harvard Business Review ในฉบับเดือนกุมภาพันธ์นี้ เขียนโดย John Medina ในชื่อตอนที่ว่า The Board Meeting of the Future ซึ่งผมคิดว่าข้อเสนอของผู้เขียนนั้นไม่ได้เหมาะสม สำหรับการประชุมบอร์ดเท่านั้นหรอกครับ การประชุมของหน่วยงานต่างๆ ก็สามารถนำข้อเสนอแนะในบทความนี้มาปรับใช้ได้ทั้งสิ้นครับ

            เริ่มต้นของเรื่องก็มาจากการศึกษาการทำงานของสมองเรา ซึ่งพบว่าตั้งแต่สมัยบรรพกาลแล้ว บรรพบุรุษของมนุษย์เรานั้นไม่สามารถนั่งอยู่นิ่งๆ ในสถานที่ใดสถานที่หนึ่งเป็นเวลามากกว่าหกชั่วโมงได้หรอกครับ (ไม่เหมือนคนในรุ่นเราที่นั่งกันนิ่งๆ ในห้องประชุมติดต่อกันได้เป็นชั่วโมงๆ) เนื่องจากถ้าขืนบรรพบุรุษของเรานั่งกันนิ่งๆ ขนาดนั้นก็คงตกเป็นเหยื่อของสัตว์ร้ายเข้าไปแล้ว สิ่งที่นักวิทยาศาสตร์ค้นพบก็คือสมองของบรรพบุรุษเราพัฒนาได้นั้น ก็เกิดขึ้นในขณะที่บรรพบุรุษของเราเดินนั้นเอง ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วบรรพบุรุษเหล่านั้นจะเดินกันประมาณวันละ 12 ไมล์ ทุกๆ วัน

            ดังนั้นถ้าเรานำหลักการดังกล่าวมาศึกษาเปรียบเทียบในปัจจุบัน บรรดานักวิทยาศาสตร์และแพทย์ทั้งหลายเขาก็พบว่าการออกกำลังกายจะช่วยทำให้การไหลเวียนของเลือดให้เข้าไปหล่อเลี้ยงในบริเวณบางส่วนของสมอง และทำให้สมองหลั่งสารบางชนิดที่กระตุ้นการทำงานของสมองเรา นอกจากนี้ยังพบอีกนะครับว่าการออกกำลังกายนั้นจะช่วยนำออกซิเจ้นให้เข้าไปหล่อเลี้ยงเนื้อเยื่อบางส่วนที่สึกหรอหรือทำงานหนักมาจากการนั่งประชุมทั้งวัน

            นอกจากนี้หลักฐานทางการแพทย์ยังพบอีกครับว่ามนุษย์เราจะเรียนรู้ได้เร็วขึ้นถึงร้อยละ 20 ภายหลังจากที่ออกกำลังกายเสร็จ เมื่อเปรียบเทียบกับการนั่งนิ่งๆ ดังนั้นถ้าอยากจะเพิ่มความเร็วในการรับรู้ เราอาจจะต้องออกกำลังกาย เพื่อเพิ่มความเร็วในการรับรู้ มากกว่าการนั่งนิ่งๆ อีกทั้งสิ่งซึ่งทุกท่านทราบดีคือผู้ที่ออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอจะลดความเสี่ยงจากการเป็นโรคอัลไซเมอร์ ความหดหู่ (หลังออกกำลังกายสมองเราจะหลั่งสารความสุขออกมา) ยังมีการศึกษาที่พบว่าผู้ที่ออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอติดต่อกันอย่างน้อย 30 นาที สัปดาห์ละสองถึงสามครั้ง จะเพิ่มความสามารถในการรับรู้ วินิจฉัยและไตร่ตรองต่างๆ และเมื่อกลุ่มตัวอย่างหยุดการออกกำลังกาย ความสามารถดังกล่าวก็จะลดลงอีกด้วย

            ดังนั้นเราจะเห็นได้จากหลักฐานต่างๆ ทางการแพทย์แล้ว พบว่าการออกกำลังกาย นอกเหนือจากจะส่งผลดีต่อสุขภาพร่างกายของเราแล้ว การออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอยังจะส่งผลดีต่อความสามารถในการทำงานของสมองเราด้วย ทีนี้คำถามที่สำคัญก็คือ แล้วการออกกำลังกายนั้นจะเกี่ยวข้องอย่างไรกับการประชุม?

            ท่านผู้อ่านลองนึกภาพของห้องประชุมในฝันนะครับ ที่ผู้เข้าร่วมประชุมแทนที่จะสวมชุดทำงาน แต่กลับสวมชุดออกกำลังกาย โดยหลังจากการประชุมอย่างเคร่งเครียด ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีโอกาสขึ้นไปเดินบนสายพานเดินออกกำลังกาย ด้วยอัตราความเร็วประมาณ 1.8 ไมล์ต่อชั่วโมง หลังจากการประชุมที่คร่ำเคร่ง โดยผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถขึ้นไปออกกำลังกายเพื่อผ่อนคลายได้ตามช่วงเวลาพักเบรก นอกจากนี้ตามเก้าอี้และโต๊ะในห้องประชุมยังมีจักรยานถีบสำหรับออกกำลังกายซ่อนอยู่ใต้โต๊ะ ทำให้ระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมก็สามารถปั่นจักรยานไปได้เรื่อยๆ ผู้เขียนบทความดังกล่าวได้ให้ข้อเสนอแนะไว้เลยครับถ้าการประชุมที่มีแต่บรรยากาศที่เคร่งเครียดนั้น การออกกำลังกายระหว่างการประชุมจะเป็นกลไกที่สำคัญในการเพิ่มผลิตภาพในการประชุมได้ทีเดียว

            เป็นอย่างไรบ้างครับแนวคิดของผู้เขียนบทความดังกล่าว ดูแล้วน่าสนใจนะครับ เวลาเราประชุมเครียดๆ หรือติดต่อกันเป็นเวลานานนั้น การได้ออกกำลังกายจะเป็นการผ่อนคลายที่ดีเลยครับ อีกทั้งยังทำให้สมองเราโปร่ง และเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมที่จะมีต่อไปได้อีกด้วยครับ เพียงแต่จะปรับห้องประชุมให้มีสภาพดังกล่าวได้ ผู้บริหารต้องใจกล้าพอสมควรนะครับ