15 May 2008

สัปดาห์นี้ขออนุญาตมาเล่าให้ฟังถึงเรื่องเล็กๆ ที่สำคัญ แต่เรามักจะมองข้ามกันนะครับ นั้นคือเรื่องของการนำเสนอ หรือ Presentation โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานนำเสนอที่ต้องอาศัยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ไม่ว่า

จะเป็น Powerpoint หรือ โปรแกรมใดก็ตาม ถ้าท่านผู้อ่านสังเกตดีๆ จะพบว่าในชีวิตการทำงานของเรานั้น จะต้องพึ่งพาอาศัยเจ้าโปรแกรม Powerpoint หรือโปรแกรมที่ใช้ในการนำเสนองานกันค่อนข้างมากเลยนะครับ และถ้าสังเกตดูดีๆ ก็จะพบว่าเรานับวันมีแต่จะพึ่งโปรแกรมในการนำเสนอเหล่านี้มากขึ้นทุกขณะ

            ทีนี้ปัญหาในจุดเล็กๆ ที่เรามักจะมองข้ามก็คือ โปรแกรมนำเสนอเหล่านี้เป็นสิ่งที่ดี ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทุกคนเวลาในเสนองาน บรรยาย หรือสอนหนังสือ แต่ลองสังเกตดูนะครับว่า การที่ท่านใช้โปรแกรมเหล่านี้นะช่วยทำให้ท่านนำเสนอได้ดีขึ้น ทำให้ผู้รับฟังเข้าใจมากขึ้น หรือ เป็นไปในทางกลับกัน? เชื่อว่าความผิดพลาดเหล่านี้ไม่ได้อยู่ที่ตัวโปรแกรมหรอกครับ แต่อยู่ที่วิธีการคิด ออกแบบ และใช้โปรแกรมเหล่านี้มากกว่า

            หลายๆ ท่านชอบใส่คำบรรยายเยอะๆ ลงไปในโปรแกรมเหล่านี้ แล้วเวลาขึ้นไปนำเสนอก็อาจจะขึ้นไปยืนอ่านตามคำบรรยายที่เขียนไว้ในโปรแกรม หรือ พูดในประเด็นอื่นๆ ไป ถ้าท่านเป็นไปในลักษณะดังกล่าวก็ต้องเรียนว่าท่านกำลังทำร้ายทั้งตัวท่านเองและผู้ฟังของท่านนะครับ เนื่องจากถ้าท่านขึ้นไปยืนอ่านสิ่งที่ท่านใส่ไปใน Powerpoint ของท่าน คำถามที่จะอยู่ในใจของผู้ฟังก็คือ แล้วตัวท่านเองมีประโยชน์อะไร? เนื่องจากท่านเพียงแค่ฉาย Powerpoint ของท่านขึ้นไป แล้วให้ผู้ที่จะฟังท่านอ่านไปในใจก็ค่าเท่ากัน หรือ ถ้าท่านเขียนบรรยายยืดยาวและเยอะแยะลงไปใน Powerpoint และในขณะเดียวกันก็เล่าหรือพูดให้ฟังเรื่องอื่นๆ ไปด้วย ท่านผู้อ่านก็ลองคิดดูนะครับ ว่าผู้ฟังเขาสามารถนั่งอ่านคำบรรยายของท่านใน Powerpoint ไปพร้อมๆ กับฟังท่านพูดได้อย่างมีสมาธิ รู้เรื่อง และเข้าใจหรือไม่?

            ถ้าเราย้อนกลับไปดูประวัติของโปรแกรมนำเสนอเหล่านี้ เราจะพบว่า Powerpoint 1.0 นั้นได้รับการพัมนาขึ้นมาตั้งแต่ปี 1987 โดย Robert Gaskins และ Dennis Austin เพื่อใช้ในการนำเสนอสำหรับเครื่อง Mac และภายหลังทั้งคู่ก็ได้ขายลิขสิทธิ์ในโปรแกรมตัวนี้ให้กับ Microsoft ซึ่งหลังจากนั้นเชื่อว่าท่านผู้อ่านก็

คงทราบดีว่า Powerpoint ได้กลายเป็นสิ่งที่คนทำงานและเรียนหนังสือในปัจจุบัน ไม่สามารถขาดมันได้

            อย่างไรก็ดีจากพัฒนาการของเจ้า Powerpoint โดยเฉพาะในด้านเทคโนโลยีและการใช้งาน ก็ส่งผลกระทบต่อความสามารถในการคิดและนำเสนอของเรามากขึ้น จริงอยู่นะครับว่า Powerpoint ทำให้ความสามารถในการนำเสนอของเราดีขึ้น ดูมีสีสันต์ขึ้น สนุกสนาน มีลูกเล่นมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกัน Powerpoint ก็ไปตีกรอบความสามารถในการคิดของเรามากขึ้น ท่านผู้อ่านลองนึกถึงตัวท่านเองหรือคนรอบๆ ตัวซิครับว่าเวลาใช้ Powerpoint นั้น มักจะใช้ในรูปแบบใด? ส่วนใหญ่แล้วก็จะนึกถึงหน้าที่มี Bullet Point หรือข้อๆ ไล่ลงมาเรื่อยๆ

            เนื่องจากเจ้า Bullet Points นั้นเป็นรูปแบบที่ง่ายในการคิด จดจำได้ง่าย และนำเสนอได้ง่าย แต่ในขณะเดียวกัน ก็ทำให้ผู้นำเสนอมักจะไปยึดติดกับกรอบเดิมๆ ขาดความสร้างสรรค์ และกลายเป็นการนำเสนอที่น่าเบื่อ และเต็มไปด้วยข้อความสำหรับผู้ฟัง

            ในช่วงหลังได้เริ่มมีเสียงที่แสดงถึงความไม่พอใจหรือไม่เห็นด้วยกับรูปแบบหรือแนวทางการใช้โปรแกรมนำเสนอเหล่านี้มากขึ้น ผมเองจะอ่านเจอคำว่า ‘Death by PowerPoint’ มากขึ้น หรือในปี 2001 Seth Gordin นักการตลาดชื่อดัง ได้เขียนหนังสืออิเลกทรอนิกส์เล่มเล็กๆ ขนาด 10 หน้าเล่มหนึ่งชื่อ Really Bad Powerpoints แล้วได้กลายเป็นหนังสืออิเลกทรอนิกส์ที่ขายดีที่สุดของ Amazon ในปีดังกล่าว โดยในการนำเสนอส่วนใหญ่นั้นมักจะเป็นไปอย่างไม่มีประสิทธิผล ซึ่งไม่ใช่เกิดจากการขาดความสามารถหรือความคิดสร้างสรรค์ของผู้นำเสนอ แต่ส่วนใหญ่เกิดขึ้นจากพฤติกรรม ความเคยชิน ความคุ้นเคยที่ผู้นำเสนอจะถูกตีกรอบจากตัวโปรแกรม PowerPoint

            นอกจากกรอบของ PowerPoint ที่ทำให้การนำเสนอขาดประสิทธิผลแล้ว เรายังมีความเชื่อหรือความเข้าใจที่ผิดๆ อยู่พอสมควรเกี่ยวกับการนำเสนอด้วย PowerPoint โดยการพยายาม

ที่จะนำเสนอข้อมูลหรือภาพทั้งหมดให้อยู่ใน PowerPoint เพียงไม่กี่หน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งความพยายามของหลายๆ ท่านที่จะทำให้ PowerPoint หนึ่งหน้ามีความสลับซับซ้อน ต้องอาศัยสมาธิ และสติปัญญา ในการพิจารณาและทำความเข้าใจ มีงานวิจัยเกี่ยวกับการรับรู้จำนวนมากที่ระบุไว้เลยนะครับว่าการที่ผู้ฟังจะรับรู้ข้อมูลทั้งจากการฟังและการอ่านพร้อมๆ กันนั้นเป็นไปได้ยาก ดังนั้นอาจจะดีกว่าสำหรับผู้ฟังนะครับ ถ้าท่านปล่อยให้ผู้ฟังอ่าน PowerPoint เสียเอง ถ้าท่านออกแบบ PowerPoint มาให้สลับซับซ้อน ที่ผู้ฟังจะต้องฟังและอ่านไปพร้อมกัน

            ก่อนจบขอฝากคำกล่าวของ Leonardo da Vinci ที่ระบุไว้ว่า Simplicity is the Ultimate Sophistication