เคล็ดการบริหารเจ้านาย

12 August 2007

สัปดาห์นี้เรามาต่อในเรื่องที่ผมได้เริ่มไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วนะครับ นั้นคือการบริหารเจ้านาย ซึ่งถือเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญอย่างหนึ่งที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในการทำงาน แต่ต้องขอออกปากไว้ก่อนนะครับว่าการบริหารเจ้านายนั้น ไม่ใช่เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัวเป็นหลักนะครับ แต่เพื่อความราบรื่น ผาสุกในการทำงาน รวมทั้งเพื่อผลลัพธ์ของงานที่ดีด้วยครับ

เราควรจะเริ่มต้นจากการเตรียมตัวเองให้พร้อมสำหรับเจ้านายครับ เนื่องจากสิ่งหนึ่งที่คนเป็นเจ้านายมักจะกังวลเมื่อมอบหมายงานไปคือ ไม่รู้ว่าลูกน้องจะทำถูกหรือไม่? หรือทำแบบผิดๆ หรือไม่ได้ทำ ดังนั้นท่านผู้อ่านลองสังเกตนะครับว่าเวลาเราเจอเจ้านายไม่ว่าจะเป็นในห้องประชุม หรือ ตามทางเดิน หรือ ตามวาระต่างๆ สิ่งหนึ่งที่เจ้านายมักจะพูดถึงการสอบถามเพื่อติดตามงานต่างๆ ที่ได้มอบหมายไป แล้วท่านผู้อ่านก็นึกภาพต่อนะครับว่าถ้าท่านผู้อ่านตอบคำถามเรื่องงานที่นายติดตามแบบตะกุกตะกัก หรือ ตอบอย่างไม่มั่นใจ หรือ ตอบแบบให้เห็นว่าไม่มีข้อมูลเลย ภาพลักษณ์ของท่านในสายตาเจ้านายจะเป็นอย่างไร

ดังนั้นท่านจะต้องเตรียมตัวก่อนทุกครั้งครับ โดยเฉพาะถ้าท่านทราบล่วงหน้าว่าจะเจอเจ้านายของท่านไม่ว่าจะเป็นการประชุมร่วมกันหรือการเดินเข้าไปหานายในห้องทำงาน และการเตรียมการนี้ก็ไม่ใช่แค่เตรียมในเรื่องที่จะคุยเท่านั้นนะครับ เตรียมเผื่อในหลายๆ เรื่องด้วย เนื่องจากผมเองเห็นหลายครั้งที่ประชุมเรื่องหนึ่งแต่เจ้านายนึกถึงอีกเรื่องหนึ่งได้ แล้วก็จะสอบถามถึงที่ไม่เกี่ยวข้องกันในห้องประชุม มีอดีต CIO ของบริษัท Bristol-Myers Squibb ได้แนะนำไว้นะครับว่าถ้าจะต้องเข้าไปเจอหรือประชุมกับเจ้านายเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง จะต้องมีการเตรียมตัวในด้านข้อมูลต่างๆ ที่เจ้านายอาจจะถาม ล่วงหน้าถึงสิบชั่วโมงครับ เรียกว่าเป็นอัตราส่วนหนึ่งต่อสิบเลย

อัตราส่วนการเตรียมตัวดังกล่าวอาจจะดูเว่อร์ไปนะครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบริษัทท่านไม่ใหญ่มากนักและท่านมีโอกาสพบเจอเจ้านายเป็นประจำอยู่แล้ว แต่ถ้าบริษัทท่านเป็นบริษัทยักษ์ใหญ่ที่โอกาสพบเจอผู้บริหารสูงสุดมีน้อยอยู่แล้ว ดังนั้นจะพบเจอทีนึงก็ต้องเตรียมตัวให้พร้อมไปเลยครับ

นอกเหนือจากการเตรียมพร้อมในเรื่องของข้อมูลต่างๆ แล้ว เราก็ต้องรู้ด้วยนะครับว่าอะไรคือสิ่งที่เจ้านายเขาคาดหวังหรือต้องการจากเรา ซึ่งในทางกลับกันก็เป็นสิ่งที่เราต้องปฏิบัติต่อเจ้านายครับ ซึ่งประกอบไปด้วย การสร้างความน่าเชื่อถือ โดยเราต้องทำงานตามสิ่งที่ได้รับมอบหมาย และเมื่อเรารับปากอะไรไปแล้วก็ควรจะต้องปฏิบัติตามสิ่งที่เรารับปาก เราจะพบนะครับว่าความจำของเจ้านายนั้นก็ดีกว่าที่เราคิดไว้เหมือนกันครับ ดังนั้นถ้าเราต้องการให้เจ้านายไว้ใจเราก็ต้องปฏิบัติตามสิ่งที่เราพูดหรือรับปากไว้นะครับ

นอกจากนี้ความเป็นมืออาชีพก็สำคัญครับ คนที่เป็นเจ้านายจะชื่นชอบต่อลูกน้องที่เอาใจใส่และให้ความสำคัญกับงานที่ตนเองรับผิดชอบ เรียกว่าต้องทำงานกันอย่างมืออาชีพกันเลยครับ หรือแม้กระทั่งความกล้าที่จะแสดงความคิดเห็นของตัวเองก็เป็นสิ่งสำคัญครับ เจ้านายที่ดีเขาจะยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่างของลูกน้องได้ ดังนั้นท่านต้องไม่ทำตัวเป็นลูกขุนพลอยพยักตลอดนะครับ ท่านจะต้องยืนหยัดในความคิดเห็นของท่านแม้จะขัดกับของเจ้านายท่าน เนื่องจากเจ้านายที่ดีเขาจะชอบความคิดเห็นที่หลากหลายครับ และต้องอย่าลืมว่าสุดท้ายแล้วคนที่ต้องตัดสินใจคือเจ้านายนะครับ

อาจจะมีหลายครั้งนะครับที่ท่านผู้อ่านรู้สึกว่าท่านทำงานหนักแทบตาย ทุ่มเทให้กับองค์กรอย่างเต็มที่ แต่เจ้านายกลับไม่เห็นถึงคุณค่าของงานที่ท่านทำเลย แม้งานดังกล่าวจะได้รับมอบหมายจากเจ้านายโดยตรง แต่จากงานประจำที่วุ่นวายในแต่ละวัน อาจจะทำให้เจ้านายหลงลืมหรือหลงหูหลงตาไปกับงานที่ท่านอยู่ก็ได้ ดังนั้นประเด็นสำคัญคือทำอย่างไรให้เจ้านายได้เห็นถึงคุณค่าหรืองานที่ท่านทำ? มีอดีตผู้บริหารของ GE ท่านหนึ่งได้ให้คำแนะนำไว้เลยครับว่าเผลอๆ ท่านอาจจะต้องทำการตลาดและประชาสัมพันธ์ตัวเองเลยนะครับ โดยเฉพาะกับเจ้านายโดยตรงของท่าน จุดมุ่งหมายคือทำอย่างไรให้เจ้านายได้เห็นถึงคุณค่าหรือความสำคัญของงานที่ท่านทำ

ผู้บริหารท่านนี้ได้แนะนำไว้ว่าเราอาจจะต้องสร้างข้อความสำคัญที่จะส่งหรือสื่อสารให้เจ้านายทราบนะครับ โดยข้อความดังกล่าวไม่ใช่ข้อความยืดยาว แต่เป็นประโยคสั้นๆ ที่แสดงให้เห็นว่าท่านกำลังทำงานอะไรอยู่ และงานที่ท่านทำอยู่นั้นมีประโยชน์ต่อความสำเร็จในการทำงานของเจ้านายอย่างไร เช่น ประโยคที่ว่า “ผมกำลังเตรียมข้อมูลสำหรับเจ้านายในการนำเสนอต่อที่ประชุมบอร์ดในสัปดาห์หน้า” และเมื่อเรามีประโยคเด็ดที่จะสื่อสารแล้ว ก็ต้องอย่าลืมสื่อสารถึงเจ้านายนะครับ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมธรรมดา หรือ การเดินสวนกันตามทางเดินก็สามารถที่จะสื่อสารประโยคเหล่านี้ไปให้เจ้านายได้ครับ

ประเด็นคืออย่าขายตัวเองมากเกินไปนะครับ ไม่ใช่ว่าพูดประโยคเดิมซ้ำๆ ซากๆ อยู่ทุกครั้งก็ไม่ไหวนะครับ และสิ่งที่ท่านสามารถทำได้เพิ่มเติมคือเมื่อมีโอกาสคุยกับเจ้านาย ก็พยายามนำเสนอข้อมูลใหม่ๆ ที่น่าสนใจทุกครั้งครับ เพื่อแสดงให้เห็นถึงงานและความสำคัญของงานที่เรากำลังทำอยู่ และต้องมั่นใจนะครับว่าข้อมูลดังกล่าวจะเป็นที่สนใจของเจ้านาย

การบริหารเจ้านายดูเหมือนไม่ยากนะครับ แต่ในทางปฏิบัติก็ไม่ง่ายหรอกครับ เนื่องจากเจ้านายแต่ละท่านมีลักษณะที่แปลกและแตกต่างกันออกไป เจ้านายบางประเภทต่อให้ไปขุดตำราในการบริหารเจ้านายมาจากไหนก็ต้องเตลิดกันไปเหมือนกันครับ