9 August 2006
เนื้อหาในสัปดาห์นี้เป็นตอนที่สามในเรื่องเกี่ยวกับการประชุมเพื่อจัดทำกลยุทธ์ประจำปีขององค์กรต่างๆ นะครับ โดยในสัปดาห์แรกเป็นพื้นฐาน หลักการ และประเด็นปัญหาที่พบ ส่วนสัปดาห์ที่แล้ว เป็นการเตรียมตัวก่อนไปประชุม ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญ แต่มักจะละเลยกัน และสัปดาห์นี้คงจะเป็นเรื่องสิ่งที่ควรทำระหว่างประชุม ทั้งนี้ทั้งนั้นก็เพื่อให้การไปสัมมนาหรือประชุมเพื่อจัดทำกลยุทธ์ของแต่ละองค์กรได้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดครับ ไหนๆ ก็ได้พาผู้บริหารจำนวนหนึ่งไปประชุมร่วมกันแล้ว ควรจะออกมาให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริงหน่อยนะครับ และเช่นเคยครับ เนื้อหาในตอนนี้ก็นำบางส่วนมาจากบทความ ในนิตยสาร Harvard Business Review ฉบับเดือนมิถุนายน นั้นมีข้อเขียนของ Bob Frisch และ Logan Chandler เรื่อง Off-Sites That Work
จากเท่าที่ผมได้มีประสบการณ์เข้าร่วมประชุมในลักษณะนี้ มักจะพบว่าประโยชน์สูงสุดที่จะได้อย่างหนึ่งก็คือ การประชุมหรือสัมมนาในลักษณะนี้ คือการมีเวทีให้ผู้บริหารได้มีโอกาสมาพูดคุย อภิปราย ถกเถียงในเรื่องเกี่ยวกับทิศทางและกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งการได้มาพูดคุยร่วมกันนี้เป็นการทำให้ได้เรียนรู้และทำความเข้าใจร่วมกันในสิ่งที่องค์กรจะทำครับ ผมจะเจอบ่อยมากเลยว่าหลายครั้งผู้บริหารในบริษัทเดียวกัน ยังไม่เข้าใจในประเด็นที่สำคัญของบริษัทไม่ตรงกันเลยครับ ทั้งนี้เนื่องจากต่างคนต่างทำงาน ในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบ ดังนั้นจึงอาจจะมีมุมมองที่แตกต่างกันในหลายๆ ประเด็น และการประชุมประจำสัปดาห์ / เดือน ของผู้บริหาร ก็ไม่มีเวทีให้อภิปรายกันในประเด็นเหล่านี้ ดังนั้นการประชุม / สัมมนาประจำปี จึงเป็นโอกาสอันดีให้ผู้บริหารได้มีโอกาสมาแลกเปลี่ยนและปรับความคิดเห็นให้ตรงกันมากขึ้น
อย่างไรก็ดีสิ่งที่ผมพบก็คือ เนื่องจากมีเวทีในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นแล้ว ดังนั้นสิ่งที่มักจะเกิดขึ้นก็คือ ความคิดเห็นนั้นมักจะอภิปรายกันอย่างกว้างขวางจริงๆ นั้นคือเรื่องที่พูดกันนั้นจะมีการกระโจนจากเรื่องหนึ่ง ไปยังอีกเรื่องหนึ่งอย่างรวดเร็ว และสุดท้ายก็มักจะออกนอกประเด็นหลักที่ต้องการ ดังนั้นในการประชุมลักษณะนี้จึงต้องมีผู้บริหารระดับสูง หรือ บุคคลภายนอกที่มีหลักที่ชัดเจน และสามารถดึงประเด็นให้มาอยู่ในประเด็นหลักได้ก่อนที่จะเตลิดออกไปไกล และทำให้การประชุมไม่สัมฤทธิ์ผลตามที่ต้องการ
ประเด็นสำคัญอีกเรื่องคือผู้บริหารสูงสุด หรือ คนที่ทำหน้าที่นำการประชุมจะต้องมีความอดทนครับ นั้นคืออดทนที่จะไม่แสดงความคิดเห็นจนกว่าจะถึงเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากการแสดงความคิดเห็นของผู้บริหารสูงสุด หรือ ผู้ที่รับผิดชอบตั้งแต่ตอนแรก จะเหมือนการส่งสัญญาณไปยังผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นๆ ว่า ผู้ที่ทำหน้าที่ตัดสินใจหรือรับผิดชอบโดยตรง มีความเห็นและต้องการให้เป็นอย่างไรแล้ว ดังนั้นผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ก็จะมีความรู้สึกว่า ไม่มีความจำเป็นต้องแสดงความคิดเห็นอะไรอีกแล้ว เนื่องจากได้มีการตัดสินใจไปแล้ว ดังนั้นท่านที่เป็นผู้บริหารสูงสุด หรือ ผู้ที่รับผิดชอบต่อเรื่องนั้นๆ โดยตรงจะต้องมีความอดทนพอสมควรนะครับ และยิ่งเป็นเรื่องที่มีความสำคัญเท่าใด ยิ่งต้องมีความอดทนมากเท่านั้น โดยปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นก่อน ผู้บริหารสูงสุด อาจจะกระโดดเข้าไปช่วยหรือกระตุ้นการสนทนาได้ในบางครั้ง แต่อย่าเพิ่งด่วนสรุปอะไรทั้งสิ้นนะครับ ไม่อย่างงั้นทุกคนจะมีความรู้สึกว่า จะต้องแสดงความคิดเห็นไปทำไม? ในเมื่อสุดท้ายแล้วเจ้านายก็จะสรุปตามความคิดเห็นหรือตามความต้องการของตนเองอยู่ดี
ประเด็นสำคัญที่พบเจออีกประการในการประชุม / สัมมนาในลักษณะนี้คือบางครั้งการสรุปหรือการปิดการประชุมก็มีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหาที่ประชุมครับ ซึ่งในส่วนนี้คงต้องใช้ทักษะเฉพาะตัวของผู้บริหารหรือผู้นำการประชุมพอสมควรครับ เนื่องจากในการประชุม / สัมมนาลักษณะนี้ ทุกคนมักจะมีความคิดเห็นที่หลากหลาย และจากความคิดเห็นที่หลากหลายดังกล่าวก็ทำให้เรื่องที่สนทนาในที่ประชุมมีการกระโดดจากเรื่องหนึ่งไปยังอีกเรื่องหนึ่งแบบมีหรือไม่มีทิศทาง นอกจากนี้บางครั้งบรรยากาศของการประชุมก็มักจะพาไปให้มุ่งเน้นในจุดใดจุดหนึ่งที่อาจจะไม่ใช่สาระสำคัญ แทนที่จะมุ่งเน้นในประเด็นสำคัญของการประชุม ดังนั้นผู้ที่ทำหน้าที่นำการประชุมจะต้องสามารถสรุปประเด็นต่างๆ จนสามารถนำไปสู่ข้อยุติได้ มิฉะนั้นผู้เข้าร่วมประชุมเองก็จะเห็นว่าอุตส่าห์มาประชุมและให้ความเห็นแทบตาย แต่กลับไม่สามารถได้ข้อยุติหรือข้อสรุปใดๆ ออกมา
ผมเองพบว่าความสามารถในการดึงและสรุปประเด็นนั้นเป็นความสามารถที่สำคัญประการหนึ่งของผู้บริหารเลยนะครับ ไม่รู้ว่าจะเรียกได้ว่าเป็นคุณสมบัติขั้นต้นที่ผู้บริหารทุกคนควรจะมีหรือเปล่า? จริงๆ แล้วข้อสรุปที่ได้ ไม่ได้หมายความว่าจะต้องตกลงหรือเห็นชอบในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเสมอไปนะครับ การได้ข้อสรุปนั้น ครอบคลุม ทั้งการได้ข้อตกลงร่วมกัน หรือ แนวทางในการไปศึกษา หาข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจ หรือ แม้กระทั่งการได้ข้อสรุปว่าจะไม่ตัดสินใจ
นอกเหนือสิ่งที่ต้องคำนึงถึงตอนไปประชุม / สัมมนาเพื่อกำหนดกลยุทธ์แล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือภายหลังจากการประชุม / สัมมนาเสร็จสิ้น ผมเองก็เจอหลายองค์กรเหมือนกันครับ ที่พอกลับจากที่ประชุม ทุกอย่างก็เลือนหายไป เหมือนกับลืมว่าได้เคยประชุมและร่วมแสดงความคิดเห็นร่วมกันมา เนื่องจากองค์กรขาดกระบวนการในการติดตามอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจริงๆ แล้วสิ่งที่ต้องทำหลังจากไปประชุม / สัมมนาเรื่องกลยุทธ์ขององค์กร ก็เหมือนกับสิ่งที่ต้องทำภายหลังการประชุมทั่วๆ ไป นั้นคือ การกำหนดสิ่งที่จะทำต่อไป พร้อมทั้งบุคคลหรือหน่วยงานที่จะรับผิดชอบ ระยะเวลา แนวทางในการติดตามว่างานได้มีการดำเนินการ การสื่อสารผลลัพธ์ที่ได้ นอกจากนี้ยังอาจจะจัดทำเป็นข้อสรุปสั้นๆ ที่ได้จากที่ประชุม เพื่อที่จะสามารถนำไปใช้ในการติดตาม สื่อสาร และเตือนความจำ บางองค์กรนั้น ก่อนจบการประชุมและแยกย้านกันกลับบ้าน ก็จะมีการทำข้อสรุปและประเด็นการตัดสินใจ ให้อยู่ภายในหนึ่งหน้ากระดาษ แจกทุกคนติดตัวกลับไปบ้านด้วย
สามสัปดาห์ที่ผ่านมาคงพอทำให้ท่านผู้อ่านได้แนวทางในการจัดหรือเข้าร่วมประชุม / สัมมนา เรื่องการวางแผนกลยุทธ์สำหรับปีหน้าได้ดีขึ้นบ้างนะครับ เราต้องอย่าลืมว่าการไปประชุม / สัมมนาในลักษณะนี้จะออกมาอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือไม่ จะต้องเริ่มตั้งแต่การเตรียมพร้อมก่อนการประชุม ระหว่างการประชุม และภายหลังการประชุม ดังนั้นผู้ที่เตรียมการหรือรับผิดชอบคงจะต้องคิดและเตรียมการให้รอบคอบกันพอสมควรนะครับ แต่ก็น่าจะคุ้มและจำเป็นนะครับ เนื่องจากเป็นเหตุการณ์ที่จัดปีละครั้งเท่านั้นเอง
Management Bibliotheca 