25 July 2006

ในช่วงเวลานี้และต่อเนื่องจนถึงไตรมาสสุดท้ายของปี เป็นช่วงที่บริษัทต่างๆ จะต้องมานั่งประชุมเพื่อกำหนดทิศทางและกลยุทธ์การดำเนินงานสำหรับปีหน้ากันแล้ว ซึ่งดูเหมือนจะกลายเป็นธรรมเนียมปฏิบัติไปเสียแล้วสำหรับองค์กรจำนวนมาก ที่พอเข้าใกล้สิ้นไตรมาสสาม เริ่มไตรมาสสี่ บริษัทต่างๆ ก็จะยกโขยงผู้บริหารไปต่างจังหวัด ซึ่งส่วนใหญ่ก็สามวันสองคืน เพื่อไปนั่งวิเคราะห์ วางแผน และกำหนดกลยุทธ์สำหรับปีหน้า โดยอาจจะเชิญบรรดาอาจารย์ หรือ ที่ปรึกษาต่างๆ เข้าไปช่วยทำ หรือ บางแห่งก็จัดกันเอง หลังจากนั้นก็กลับมาที่สำนักงานเพื่อให้หน่วยงานต่างๆ ไปนั่งทำแผนปฏิบัติการ และงบประมาณกันต่อ

            จริงๆ แล้วไม่มีอะไรผิดพลาดกับกระบวนการข้างต้นนะครับ แต่ประเด็นสำคัญก็คือ การพาผู้บริหารระดับสูงออกไปต่างจังหวัด หรือ ตามโรงแรมต่างๆ ในกรุงเทพ เพื่อนั่งวิเคราะห์และกำหนดกลยุทธ์สำหรับปีหน้านั้น มันได้ผลตามเจตนารมย์ที่ต้องการจริงหรือไม่? นอกจากนี้กระบวนการข้างต้นได้กลายเป็นประเพณีปฏิบัติสำหรับหลายๆ บริษัทไปเสียแล้ว จนกระทั่งผู้บริหารได้ให้ความสำคัญอย่างจริงจังหรือไม? หรือ มองว่าเป็นเพียงแค่การไปเปลี่ยนบรรยากาศสถานที่ประชุมเท่านั้น? นอกจากนี้การออกไปประชุมภายนอกในลักษณะดังกล่าว (ฝรั่งเขาชอบเรียกว่า Off-Sites หรือ Retreats) นั้นเชื่อว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องย่อมมีความคาดหวังต่อผลลัพธ์ที่ได้พอสมควร เพราะนานๆ ที ผู้บริหารระดับสูง ถึงได้มีโอกาสมานั่งประชุมร่วมกันและถกกันในเรื่องของกลยุทธ์กันอย่างจริงจัง แต่คำถามสำคัญคือ กระบวนการดังกล่าวได้ให้ผลลัพธ์ตามความคาดหวังหรือไม่?

            ผมเองได้มีโอกาสเข้าร่วมการประชุมในลักษณะดังกล่าวอยู่หลายครั้ง ทั้งในฐานะของบุคคลภายนอกที่เข้าไปช่วยดำเนินการประชุม หรือ แม้กระทั่งในหน่วยงานของตนเอง ก็พบว่าวิธีการและแนวทางของแต่ละองค์กรก็ไม่ค่อยเหมือนกัน รวมทั้งความเอาใจใส่ของผู้จัดและผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง บางองค์กรไปประชุมกันแบบสดๆ เลย นั้นคือไม่ได้เตรียมข้อมูลพื้นฐานไปแต่อย่างใด เรียกว่าไปตายเอาดาบหน้า ซึ่งถ้าผู้นำการประชุมไม่เก่งจริง ก็เสียเงินและเวลาเปล่า บางแห่งนั้นก็เตรียมเอกสารอย่างพร้อมเกินไปครับ นั้นคือ แจกแฟ้มหนาเตอะให้ทุกคนได้อ่านก่อน หรือบางแห่งก็ไปกว้านซื้อหนังสือหรือตำราที่คิดว่าจะเป็นประโยชน์ให้ผู้บริหารได้อ่านก่อน โดยหวังว่าผู้บริหารที่เข้าร่วมจะได้มีเวลาอ่าน แต่ถึงเวลาจริงๆ กลับไปนั่งอ่านตอนที่กำลังระดมสมองกันอยู่

            นอกจากนี้บางแห่งก็เข้าใจจัดครับ โดยมีการแบ่งหรือเว้นวรรคการประชุมกันพอสมควร เช่น อาจจะมีอยู่วันหนึ่งที่มีการนำเสนอข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ SWOT หลังจากนั้นก็เว้นไปประมาณสัปดาห์หนึ่งเพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บริหารได้ดูดซึมสิ่งที่ได้รับฟังมา (หรือเปิดโอกาสให้ลืมก็ไม่ทราบ) จากนั้นค่อยไปสัมมนาระดมสมองเพื่อกำหนดกลยุทธ์ของปีหน้า บางองค์กรมีการให้ที่ปรึกษาภายนอกเข้าไปสัมภาษณ์ผู้บริหารระดับสูงทุกๆ ท่านที่เกี่ยวข้องก่อน จากนั้นนำความคิดเห็นที่ได้ไปนำเสนอเพื่ออภิปรายร่วมกัน  ท่านผู้อ่านจะเห็นว่ามีแนวทางหรือวิธีการที่หลากหลายมากครับ ซึ่งที่เกริ่นมานั้นเป็นเพียงแค่การเตรียมพร้อมก่อนการประชุมเท่านั้นนะครับ ยังมีอีกว่าระหว่างการประชุม และภายหลังการประชุม ที่องค์กรแต่ละแห่งก็จะมีแนวทางหรือวิธีการที่แตกต่างกันออกไปอีก

            พอดีไปเจอบทความหนึ่งในวารสาร Harvard Business Review ฉบับเดือนมิถุนายนที่ผ่านมา ชื่อ Off-Sites That Work เขียนโดย Bob Frisch และ Logan Chandler โดยทั่งคู่ก็เป็นผู้มีประสบการณ์ในการเข้าไปช่วยองค์กรต่างๆ ในการสัมมนากลยุทธ์มากว่า 20 ปี แล้วก็เลยนำประสบการณ์เหล่านั้นมาเขียนเป็นบทความถึงแนวทางการไปสัมมนากลยุทธ์ ซึ่งอ่านๆ ดูแล้ว น่าจะเข้ากับสถานการณ์ที่จะถึง ก็เลยขอนำมาเสนอนะครับ โดยในบทความนี้เขามองว่าการไปสัมมนาเพื่อจัดทำกลยุทธ์นั้นจะสำเร็จหรือไม่ ไม่ได้อยู่ที่ช่วงการสัมมนาอย่างเดียวครับ จะต้องเริ่มตั้งแต่การเตรียมพร้อมก่อนไปสัมมนา จนกระทั่งการติดตามเมื่อกลับมาจากการสัมมนา

            สำหรับการเตรียมพร้อมก่อนไปสัมมนานั้น ผู้ที่เป็นผู้รับผิดชอบจะต้องตอบคำถามสำคัญสามประการก่อนครับ นั้นคือใครควรจะเข้าร่วม การเตรียมข้อมูลก่อนการไปสัมมนา และ การเตรียมกำหนดการสัมมนาให้ชัดเจน ดูๆ ก็ไม่น่ามีอะไรยากนะครับ แต่ก็มีประเด็นรายละเอียดให้คิดพอสมควรครับ

            เมื่อไปถึงและเริ่มสัมมนาแล้ว ในบทความดังกล่าวก็ให้เรามุ่งเน้นในการให้ความสำคัญกับสองเรื่องที่สำคัญครับ นั้นคือคุณภาพของการอภิปราย โดยเฉพาะอย่างยิ่งบทบาทของคนที่เป็นผู้นำ หรือ ผลกระทบจากการเมืองภายในองค์กร และอีกประเด็นคืออารมณ์หรือ momentum ของการอภิปราย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเปลี่ยนจากประเด็นหนึ่งไปสู่อีกประเด็นหนึ่ง และการสรุปความคิดเห็นหรือลงความเห็นในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สุดท้ายก็เมื่อจบสิ้นการสัมมนาแล้ว ที่จะต้องมีการดำเนินการสืบเนื่องจากที่ได้สัมมนาไป

            ที่นำเสนอข้างต้นเป็นเพียงแค่กรอบแนวคิดกว้างๆ เท่านั้นนะครับ ผมจะขออนุญาติลงรายละเอียดในแต่ละประเด็นในสัปดาห์หน้า อย่างไรก็ดีก่อนจากกัน ผมมีข้อสังเกตเหมือนกันครับ จากประสบการณ์ที่มีโอกาสเข้าร่วมสัมมนาในลักษณะนี้ค่อนข้างเยอะ นั้นคือความสำเร็จของการไปสัมมนาเพื่อวางกลยุทธ์จะสำเร็จหรือไม่นั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับคนเพียงไม่กี่คนหรือกลุ่มเดียวนะครับ ทุกคนต่างมีส่วนทั้งสิ้น ทั้งผู้จัดเองที่ต้องเตรียมการต่างๆ ให้พร้อม บุคคลภายนอกที่จะมาทำหน้าที่เป็น Facilitators ก็ต้องมีความสามารถและทำการบ้านมาดีพอสมควร ผู้บริหารที่เข้าร่วมเองก็ต้องมีความกระตือรือร้นและอยากจะเห็นความสำเร็จของการสัมมนา และตัวผู้บริหารสูงสุดเองที่จะต้องเข้าใจในหน้าที่และบทบาทของตัวเองตลอดการสัมมนา

            นอกจากนี้กลยุทธ์ขององค์กรจะสำเร็จหรือไม่อย่างไร ก็ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการไปสัมมนาต่างจังหวัดเพียงแค่สามวันสองคืนนะครับ ยังมีกระบวนการ ขั้นตอน และการปฏิบัติอีกมากที่จะช่วยทำให้กลยุทธ์ขององค์กรประสบผล การไปสัมมนานั้นเป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้นส่วนหนึ่งเท่านั้นเอง เพียงแต่เหมือนกับทุกๆ อย่างครับ ถ้าเราเริ่มต้นได้ดีแล้ว ก็ย่อมมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จไปมากกว่าครึ่งครับ