จะต้องเตรียมพร้อมอย่างไร สำหรับการไปสัมมนากลยุทธ์?

2 August 2006

เมื่อสัปดาห์ที่แล้วได้เริ่มต้นไว้ว่าในช่วงนี้ถึงเวลาการไปสัมมนาต่างจังหวัดเพื่อกำหนดกลยุทธ์สำหรับปีหน้าของหลายๆ บริษัทกันแล้ว และก็ได้โปรยไว้สั้นๆ ว่า ในนิตยสาร Harvard Business Review ฉบับเดือนมิถุนายน นั้นมีข้อเขียนของ Bob Frisch และ Logan Chandler เรื่อง Off-Sites That Work ที่ดูแล้วน่าจะเข้ากับเทศกาลและบรรยากาศของหลายๆ องค์กรครับ ซึ่งเนื้อหาในสัปดาห์นี้ก็ดัดแปลงมาจากบทความดังกล่าวนะครับ

            การจะไปสัมมนาเพื่อจัดทำกลยุทธ์ให้ได้ผลนั้น ต้องเริ่มตั้งแต่การเตรียมการเลยครับ ว่าจะเชิญใครไปร่วมด้วย โดยปกติเราก็มักจะนึกว่า แค่เชิญผู้บริหารระดับสูง และเชิญอาจารย์มหาวิทยาลัย หรือ ที่ปรึกษาภายนอกไปก็น่าจะเพียงพอแล้ว เนื่องจากเป็นการมองภาพรวมของบริษัทในปีหน้า แต่จริงๆ แล้วน่าจะขึ้นอยู่ว่าองค์กรเองถึงจุดหรือขั้นไหนของกระบวนการบริหารกลยุทธ์มากกว่าครับ ถ้าเป็นเพียงขั้นเริ่มต้น ในการกำหนดทิศทาง และสิ่งหลักๆ ที่จะมุ่งเน้นในปีหน้า ก็ควรจะเชิญแต่ผู้บริหารระดับสูงไปครับ แต่ถ้าจุดนั้นผ่านมาแล้ว (เนื่องจากเป็นสิ่งที่จะมุ่งเน้นอย่างต่อเนื่อง) และอยู่ในขั้นของการตัดสินใจในรายละเอียดของแผนงานหรือโครงการต่างๆ กลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมก็ต้องขยายมากขึ้นครับ แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะเชิญคนเยอะเกินไปนะครับ เห็นในบางองค์กรที่ผู้บริหารระดับสูงที่เข้าร่วมประชุมต้องพาลูกน้องติดตามไปด้วยอีกสองคน เพื่อเป็นคนเตรียมข้อมูลให้ (เนื่องจากตัวเองก็ไม่แม่นข้อมูลด้วย) จำนวนคนควรจะมีความเหมาะสมกับเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของการประชุมครับ สรุปว่าขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุมแต่ละครั้งครับว่าต้องการสิ่งใด ถึงจะค่อยกำหนดได้ชัดเจนว่าควรจะเชิญใครบ้าง

            อีกประเด็นที่ควรจะเตรียมก่อนไป คือโจทย์ของการประชุมต้องชัดเจน สิ่งหนึ่งที่ผมมักจะพบก็คือ พอไปประชุมแล้วก็ถือโอกาสที่ผู้บริหารอยู่กันพร้อมหน้า คุยกันทุกเรื่องที่คิดว่ามีความสำคัญเลยครับ โดยผลสุดท้ายก็จะกระจัดกระจาย ดังนั้นก่อนไปต้องตั้งโจทย์ให้ชัดเจนครับ และพยายามให้ที่ประชุมมุ่งอยู่ที่โจทย์ดังกล่าวก่อน อย่าเพิ่งว่อกแว่กออกนอกลู่นอกทางครับ

            คำถามหนึ่งที่ผมมักจะเจอก็คือการประชุมในลักษณะนี้จำเป็นต้องเชิญที่ปรึกษาจากภายนอกเข้ามาช่วยหรือเปล่า? บทบาทของบุคคลภายนอกเท่าที่ผมพบนั้นจะมีสองลักษณะครับ ประเด็นแรกคือเป็นผู้นำการประชุม (Facilitators) เนื่องจากผู้บริหารสูงสุดไม่อยากจะเป็นผู้ชี้นำการประชุมเสียคนเดียว ดังนั้นก็เลยต้องหาคนนอกที่พอจะมีความน่าเชื่อถือมานำการประชุม อีกทั้งบางครั้งก็เป็นคนห้ามทัพ สำหรับผู้บริหารที่มีความคิดเห็นที่แตกต่าง (เนื่องจากที่ปรึกษามักจะมาจากคนนอก ดังนั้นยังพอมีความเกรงใจบ้าง) ที่ปรึกษาประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมครับ แต่ขอให้แน่นในกระบวนการและมีความสามารถในการนำการประชุมที่ดี

            อีกบทบาทหนึ่งคือเป็นที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญและชำนาญในอุตสาหกรรมนั้นๆ ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นผู้ให้ข้อมูลหรือมุมมองเกี่ยวกับกลยุทธ์ขององค์กรและสภาพการแข่งขัน ซึ่งอาจจะต่างและเป็นมุมมองใหม่จากสิ่งที่ผู้บริหารมองกัน ที่ปรึกษาในลักษณะนี้ก็พอพบได้บ้างครับ แต่ไม่มากเท่าแบบแรกครับ อาจจะเป็นเนื่องจากการจะหาคนที่เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมยาก และถ้าเชี่ยวชาญจริง องค์กรก็กลัวเรื่องของความลับทางการแข่งขันครับ

            กำหนดการประชุมสัมมนากลยุทธ์นั้น ถ้าเป็นไปได้ก็อย่าอัดให้อยู่ช่วงสามวันสองคืนให้หมดนะครับ หลายแห่งเขาจะมีการประชุมเพื่อติดตามหรือสรุปอีกครั้งหนึ่งครับ นั้นคือไปประชุมสามวันสองคืน เพื่อให้ได้กลยุทธ์หรือสิ่งที่จะมุ่งเน้นในปีหน้า หลังจากนั้นอาจจะเว้นไปซักสองสัปดาห์แล้วกลับมาเจอกันอีกรอบหนึ่ง (ครึ่งถึงหนึ่งวันก็พอครับ) เพื่อสรุปสิ่งที่ได้ตกลงกันไป และยืนยันสิ่งที่จะทำต่อไปในอนาคต ท่านผู้อ่านอาจจะสงสัยว่าทำไมไม่สรุปและยืนยันให้เสร็จไปทีเดียว? ทั้งนี้เนื่องจากในการประชุมสามวันสองคืน ถ้าประชุมกันอย่างจริงจังก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมล้าได้พอสมควรครับ และการเปิดโอกาสให้ผู้บริหารได้กลับมาคิดทบทวนหลังจากการไปประชุมสัมมนามา ก็อาจจะทำให้ผู้บริหารได้เห็นโอกาส ปัญหา อุปสรรคต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นต่อไปในอนาคต ดังนั้นเรียกได้ว่าช่วงที่เว้นไปนั้น เป็นการเปิดโอกาสให้ความคิดได้ตกผลึกมากขึ้น ให้ผู้บริหารได้ไปคิดถึงสิ่งที่ไปประชุมมาอย่างรอบคอบ โดยไม่มีเวลามาเป็นเครื่องกดดัน และเมื่อกลับมาเจอกันอีกครั้ง ก็จะได้สิ่งที่ดีขึ้นสำหรับบริษัท อย่างไรก็ดีท่านผู้บริหารบางท่านก็ไม่ชอบการจัดประชุมในลักษณะนี้นะครับ เนื่องจากหลายท่านมักจะบอกว่า ก็ต้องตัดสินใจให้ได้เลยในช่วงสามวันสองคืน เนื่องจากขืนเปิดโอกาสให้กลับมานั่งคิดนอนคิด เดี๋ยวพอเจอกันใหม่อีกรอบ สิ่งต่างๆ ที่บอกว่าจะทำก็ไม่ทำกันแล้ว

            บางองค์กรนั้นเขาจะมีการสำรวจ หรือสัมภาษณ์ความคิดเห็นของผู้บริหารก่อนไปสัมมนาครับ ทั้งนี้เนื่องจากตอนไปสัมมนาผู้บริหารบางท่านอาจจะไม่กล้าแสดงความคิดเห็น หรือ บางที่ผู้บริหารบางท่านอาจจะเสียงดังกว่าท่านอื่น ทั้งๆ ที่ความเห็นของผู้บริหารที่เงียบๆ หรือ เสียงค่อยนั้นอาจจะดีก็ได้ ดังนั้นบางบริษัทเขาจะหาบุคคลภายนอก หรือ ทีมงานภายใน ไปสัมภาษณ์ผู้บริหารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะไปสัมมนา เพื่อดูซิว่ามีประเด็นไหนที่เป็นประเด็นสำคัญที่ต้องคำนึงหรือพิจารณาถึงบ้าง หลังจากนั้นความคิดเห็นเหล่านั้นก็จะถูกเปิดเผยในที่ประชุม (หรือก่อนการประชุมไม่นาน) โดยไม่เปิดเผยชื่อเจ้าของความคิดเห็นเหล่านั้น ซึ่งส่วนใหญ่แล้วเราก็จะพบว่าความคิดเห็นของผู้บริหารจะค่อนข้างหลากหลายและไม่ได้ไปในทิศทางเดียวเท่าใด และถ้าเป็นไปได้นะครับ ท่านผู้อ่านอาจจะให้ผู้บริหารแต่ละท่านทำแบบสอบถามสั้นๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลหรือตัวเลขเชิงปริมาณที่จะแสดงให้ชัดเจนในที่ประชุมเลย แทนที่จะเป็นข้อมูลจากการสัมภาษณ์อย่างเดียว

            ข้อมูลหรือความคิดเห็นที่เก็บรวบรวมก่อนจะไปสัมมนานั้น ถ้าทำดีๆ จะเป็นข้อมูลสำคัญในการนำการประชุมได้เลยครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเด็นที่เห็นต่างกันนั้น จะได้เป็นจุดเริ่มต้นให้ผู้บริหารได้มาทำความเข้าใจร่วมกัน และต้องอย่าลืมนะครับว่าข้อมูลที่ไปเก็บรวบรวมมาก่อนนั้น ถ้าเป็นไปได้อย่าเปิดเผยก่อนการประชุมนะครับ เพื่อจะให้ผู้บริหารทุกคนได้แสดงความคิดเห็นแบบไม่ต้องปรุงแต่งครับ

            สัปดาห์นี้เริ่มต้นได้เพียงการเตรียมตัวก่อนไปสัมมนานะครับ สัปดาห์หน้าเรามาดูกันต่อว่าระหว่างการประชุมและภายหลังการประชุมมีแนวทางที่น่าสนใจอย่างไร