หน่วยบริหารกลยุทธ์ทำอะไรบ้าง?

11 January 2006

สัปดาห์นี้เรามาต่อเรื่องของหน่วยบริหารกลยุทธ์ (Office of Strategy Management: OSM) ซึ่งเป็นแนวคิดที่ Robert Kaplan และ David Norton ได้พัฒนาขึ้นมาต่อจากเรื่องของ Balanced Scorecard และ Strategy Focused Organization กันนะครับ เราเริ่มจากมาทบทวนกระบวนการในการวางแผนขององค์กรทั่วๆ ไปกันก่อนนะครับ ท่านผู้อ่านลองสังเกตดูนะครับแล้วจะพบว่าในองค์กรทั่วๆ ไปจะมีช่วงหรือเทศกาลหนึ่งที่เป็นช่วงของการวางแผน โดยจะเริ่มต้นจากผู้บริหารระดับสูงมาประชุมร่วมกันเพื่อจัดทำทิศทางและแผนกลยุทธ์สำหรับปีหน้า เมื่อเสร็จสิ้นแล้วก็จะส่งต่อให้หน่วยงานต่างๆ จัดทำแผนงานของหน่วยงานตนเอง เมื่อแต่ละหน่วยงานจัดทำแผนงานเสร็จสิ้นแล้วก็จะถึงคราวของฝ่ายบัญชีหรือการเงินที่จะเข้ามาช่วยกันจัดทำแผนงบประมาณสำหรับปีถัดไป และเมื่อถึงช่วงสิ้นปีฝ่ายบุคคลก็จะเป็นเจ้าภาพหลักในการประเมินผลการดำเนินงานของพนักงานแต่ละคน โดยในช่วงตลอดทั้งปีก็จะมีกระบวนการในการทบทวนผลการดำเนินงานเป็นระยะๆ

            เชื่อว่าองค์กรจำนวนมากคงจะมีกระบวนการในการวางแผนในลักษณะดังกล่าว แต่ก็อาจจะมีบ้างที่มีกระบวนการหรือขั้นตอนที่ผิดออกไป แต่โดยภาพรวมแล้วไม่น่าจะหนีหรือต่างกันเท่าใด อย่างไรก็ดีปัญหาของกระบวนการในการวางแผนในลักษณะดังกล่าวก็มีจุดอ่อนที่สำคัญนั้นคือการวางแผนในแต่ละช่วงแต่ละขั้นตอนเป็นลักษณะเป็นชิ้นเป็นส่วนขาดความต่อเนื่องและเชื่อมโยงกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการขาดความเชื่อมโยงกับทั้งกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งปรากฎการณ์ดังกล่าวก็พบเจอเป็นประจำในประเทศไทยครับ จนเราเรียกกันว่าเป็นการวางแผนแบบ “ขนมชั้น” นั้นคือกระบวนการวางแผนขององค์กรจำนวนมากมีลักษณะเหมือนขนมชั้นที่นำแผนของแต่ละหน่วยงานมาวางซ้อนๆ กันโดยขาดความเชื่อมโยงระหว่างแผนแต่ละหน่วยงาน เปรียบเสมือนกับขนมชั้นที่เวลาเรารับทานสามารถลอกออกได้ทีละชั้น โดยขาดความเชื่อมโยงระหว่างแต่ละชั้น ซึ่งก็เปรียบเสมือนแผนขององค์กรที่ต่างคนต่างทำและขาดความเชื่อมโยงระหว่างกัน ท่านผู้อ่านลองมองย้อนกลับไปที่องค์กรของท่านดูนะครับว่าเป็นไปในลักษณะดังกล่าวหรือไม่ นั้นคือขาดความเชื่อมโยงระหว่างแผนกลยุทธ์ แผนการดำเนินงานของแต่ละฝ่าย งบประมาณ แผนทางด้านไอที แผนการพัฒนาบุคลากร ระบบการประเมินผลบุคลากร

            Kaplan กับ Norton เองได้เสนอว่าแนวทางที่สำคัญในการแก้ปัญหาดังกล่าวนั้นคือการมีหน่วยงานกลางที่ทำหน้าที่รับผิดชอบหลักต่อกลยุทธ์ขององค์กร โดยทำหน้าที่เป็นหน่วยงานกลางในการพัฒนา ประสานงาน เชื่อมโยง กับหน่วยงานอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าแผนงานทุกแผนงานขององค์กรมีความเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ และไม่เป็นขนมชั้นอีกต่อไป Kaplan และ Norton เองก็ยอมรับว่าแนวคิดของหน่วยบริหารกลยุทธ์นั้นเกิดขึ้นภายหลังจากที่ได้มีการศึกษาการนำ Balanced Scorecard ไปใช้ขององค์กรต่างๆ ทั้งคู่เริ่มพบปรากฎการณ์หนึ่งในหลายๆ องค์กรที่นำ BSC ไปใช้จนประสบผลสำเร็จ นั้นคือการมีหน่วยงานหนึ่งขึ้นมารับผิดชอบต่อการพัฒนาและนำ BSC ไปใช้ให้เกิดผล (อาจจะอยู่ในรูปของหน่วยงาน หรือ คณะทำงานก็ได้) ซึ่งหน่วยงานดังกล่าวก็ค่อยๆ มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และสุดท้ายก็กลายมาเป็นหน่วยงานหลักขององค์กรในการบริหารกลยุทธ์

            อย่างไรก็ดีใช่ว่าการตั้งหน่วยบริหารกลยุทธ์นั้นจำเป็นต้องเกิดขึ้นภายหลังจากการพัฒนา BSC นะครับ มีหลายๆ องค์กรที่จัดตั้งหน่วยบริหารกลยุทธ์ขึ้นมาตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้องค์กรของตนเองมีความมุ่งเน้นและให้ความสำคัญกับกลยุทธ์มากขึ้น ทีนี้เรามาดูร่วมกันนะครับว่าอะไรคือหน้าที่หรือสิ่งที่หน่วยบริหารกลยุทธ์ต้องทำ

            การพัฒนากลยุทธ์ – จริงๆ แล้วหน้าที่ในการพัฒนากลยุทธ์เป็นความรับผิดชอบหลักของฝ่ายวางแผนที่มีอยู่เดิมแล้ว อย่างไรก็ดีเราต้องมองว่าการพัฒนากลยุทธ์นั้นไม่ใช่กระบวนการที่จัดทำปีละครั้งจนกลายมาเป็นประเพณีปฏิบัติ แต่ในระหว่างปีจะต้องมีการนำผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ มาทบทวนอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งความรับผิดชอบตั้งแต่การประเมินผลการดำเนินงาน ตลอดจนการเป็นผู้ผลักดันให้มีการทบทวนและปรับเปลี่ยนกลยุทธ์นั้น ในอดีตมักจะไม่มีผู้รับผิดชอบโดยตรง ทำให้หลายๆ องค์กรขาดขั้นตอนของกระบวนการนี้ไป และทำให้การวางกลยุทธ์เป็นเหตุการณ์ปีละครั้งตามหน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายแผน ดังนั้นหน่วยบริหารกลยุทธ์ควรจะเข้ามาทำหน้าที่อุดช่องว่างดังกล่าว นอกจากนี้หน่วยบริหารกลยุทธ์ยังสามารถทำหน้าที่เป็นคนกลางระหว่างผู้บริหารระดับสูงและพนักงานในระดับต่างๆ ในเรื่องของการพัฒนากลยุทธ์ได้อีกด้วย โดยการรับความคิดและไอเดียใหม่ๆ เกี่ยวกับกลยุทธ์จากพนักงานในระดับต่างๆ เพื่อกลายมาเป็นข้อมูลสำหรับการวางกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง ประเด็นสำคัญของการทำหน้าที่ในการพัฒนากลยุทธ์ก็คือผู้บริหารระดับสูงจะต้องระวังไม่ให้เกิดความขัดแย้งในหน้าที่นี้ระหว่างฝ่ายแผนเดิม และหน่วยบริหารกลยุทธ์

            การสื่อสารกลยุทธ์ – การที่จะทำให้พนักงานในทุกระดับสามารถเชื่อมโยงระหว่างสิ่งที่ตนเองทำกับกลยุทธ์ขององค์กรได้นั้น พนักงานทุกคนจะต้องเข้าใจและเห็นภาพของกลยุทธ์ของตนเอง ดังนั้นการสื่อสารกลยุทธ์ให้พนักงานรับทราบจึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง หน่วยบริหารกลยุทธ์ต้องทำหน้าที่เป็นกลไกสำคัญในการสื่อสารกลยุทธ์ไปยังพนักงานในทุกระดับ อย่างไรก็ดีสิ่งที่ต้องคำนึงไว้เสมอคือในการสื่อสารกลยุทธ์นั้น หน่วยบริหารกลยุทธ์อาจจะไม่สามารถออกหน้าได้ เนื่องจากในองค์กรจำนวนมากจะมีหน่วยงานด้าน Corporate Communication ที่ทำหน้าที่สื่อสารภายในองค์กรอยู่แล้ว ดังนั้นหน่วยบริหารกลยุทธ์จะต้องทำหน้าที่เป็นหน่วยสนับสนุน เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสิ่งที่สื่อสารไปนั้นถูกต้อง ตรงประเด็นและชัดเจน นอกจากนี้ในหลายๆ สถานการณ์หน่วยบริหารกลยุทธ์ต้องทำหน้าที่ปิดทองหลังพระ นั้นคือเตรียมการสื่อสารกลยุทธ์ให้กับผู้บริหารสูงสุด เป็นผู้ทำหน้าที่สื่อสารและถ่ายทอด เนื่องจากสิ่งที่ออกมาจากผู้บริหารสูงสุดนั้นย่อมจะมีน้ำหนักและความสำคัญมากกว่าธรรมดา

            สัปดาห์นี้ผมจบเรื่องหน้าที่ของหน่วยบริหารกลยุทธ์ไว้แค่สองประการก่อนนะครับ ในสัปดาห์หน้าจะมาต่อเพิ่มเติมในบทบาทหน้าที่ของหน่วยบริหารกลยุทธ์