ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ

17 June 2007

ท่านผู้อ่านเคยนั่งอยู่ในการประชุมที่รู้สึกว่าเสียเวลาและไร้ค่าบ้างไหมครับ? ท่านผู้อ่านลองคิดดูซิครับว่าถ้าในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ท่านผู้อ่านต้องนั่งในการประชุมที่ไม่มีประโยชน์และไร้ค่าหลายๆ ครั้ง จะเป็นการสูญเสียเวลาหรือทรัพยากรมากเพียงใด การประชุมที่ดีควรจะเป็นการประชุมที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล นั้นคือ ได้ทั้งผลสำเร็จที่ต้องการและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วย อย่างไรก็ดีดูเหมือนว่าในปัจจุบันเราจะพบเจอการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพมากขึ้นทุกขณะนะครับ สัปดาห์นี้เรามาลองดูแนวทางหรือเคล็ดลับในการทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพนะครับ

เริ่มแรกเลย ท่านผู้อ่านต้องพิจารณาก่อนนะครับว่าจำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่? ถ้าเราดูกันจริงๆ แล้ว การประชุมหลายๆ ครั้งไม่จำเป็นต้องมีเลยก็ได้นะครับ เพียงแต่เป็นความเคยชินของผู้บริหารที่จะต้องหาทางเจอหน้าตาของลูกทีมอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเป็นความเคยชินดั้งเดิมที่พอมีอะไรนิดอะไรหน่อยก็จะต้องเรียกประชุม สิ่งที่ท่านผู้อ่านต้องพิจารณาคือเรียกประชุมไปเพื่ออะไร? เป็นการประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารให้ทราบ หรือ เป็นการประชุมเพื่อต้องการรับฟังความคิดเห็นของสมาชิกในทีม หรือ เป็นการประชุมเพื่อให้เกิดการยอมรับและสมาชิกรู้สึกว่ามีส่วนร่วม?

เกณฑ์ที่ง่ายที่สุดในการกำหนดว่าต้องมีการประชุมหรือไม่ ก็คือลองถามตัวเองว่าสิ่งที่คุยหรือชี้แจงในที่ประชุมนั้นเป็นการสื่อสารแบบทางเดียวหรือสองทาง (One Way or Two Way Information) ถ้าเป็นการสื่อสารทางเดียวประเภทแจ้งข่าวสารให้ทราบนั้น การใช้ช่องทางอื่นเช่นบันทึกภายในหรืออีเมลก็เพียงพอครับ

อย่างไรก็ดีใช่ว่าอีเมลจะแก้ไขปัญหาเรื่องการประชุมนะครับ เนื่องจากสิ่งที่เราต้องถามก็คือในเรื่องที่จะนำเสนอต่อที่ประชุมนั้นต้องการได้รับความคิดเห็นหรือ Feedback จากบุคคลอื่นหรือไม่? ถ้าต้องการนั้นอีเมลอาจจะไม่ใช่สื่อหรือช่องทางที่ดีที่สุด เนื่องจากการเจอกันแบบหน้าต่อหน้า จะทำให้ได้ไอเดียหรือความคิดที่ดีๆ จากบุคคลอื่นมากกว่าการโต้ตอบผ่านทางอีเมล นอกจากนี้ถ้าท่านผู้อ่านต้องการให้ทุกคนในทีมมีความคิดเห็นร่วมหรือรู้สึกมีส่วนร่วมต่อการตัดสินใจ การประชุมก็เป็นสิ่งที่จำเป็น

เมื่อเราตัดสินใจได้แล้วว่าจะต้องมีการจัดประชุมเกิดขึ้น ประเด็นสำคัญถัดมาก็คือจะเชิญใครเข้าประชุม? เกณฑ์ง่ายๆ ในการพิจารณาคือเชิญเฉพาะผู้ที่คิดว่าเข้าประชุมแล้วจะสามารถให้ความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมได้ หรือผู้ที่จะได้รับผลกระทบหรือมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่ประชุมกัน สำหรับพวกที่ควรจะเข้าประชุมแต่ไม่สามารถหรือไม่อยากจะเข้าเนื่องจากงานอย่างอื่นมากนั้น ถ้าท่านผู้อ่านเป็นประธานการประชุมก็คงต้องแจ้งให้บุคคลเหล่านั้นทราบนะครับว่า ไม่เป็นไรที่จะไม่เข้าประชุม เพียงแต่ความคิดเห็นของบุคคลเหล่านั้นจะไม่ถูกรับฟังโดยที่ประชุม และบุคคลเหล่านั้นก็ต้องยอมรับต่อผลลัพธ์ของการประชุม

ขอให้ระลึกไว้นะครับว่าการประชุมนั้นไม่ใช่จัดขึ้นมาเพื่อแจ้งข่าวสาร หรือ ใช้เวทีการประชุมเป็นที่ๆ ทำให้คนอื่นต้องอับอายหรือถูกตำหนิ หรือ ใช้เป็นเวทีในการจูงใจผู้ที่ไม่เห็นด้วยให้มาเห็นด้วยนะครับ เนื่องจากการตำหนิผู้อื่น หรือ ชี้ชวนผู้อื่นให้เห็นด้วยนั้นเราควรจะทำในลักษณะตัวต่อตัวมากกว่าครับ

มีข้อแนะนำจากบรรดาผู้เชี่ยวชาญครับว่าเวลาจะเริ่มประชุมแต่ละครั้งขอให้เริ่มจากการแจ้งที่ประชุมถึงผลลัพธ์หรือความคาดหวังจากการประชุม โดยถ้าจะให้ดีควรจะมองในด้านบวกมากๆ ครับ ว่าความสำเร็จสุดยอดของการประชุมในครั้งนี้คืออะไร ซึ่งการระบุผลลัพธ์ในด้านบวกมากๆ นั้นจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดแรงบันดาลใจ รวมทั้งทำให้การประชุมมีผลิตภาพมากขึ้น และที่สำคัญก็คือการระบุผลลัพธ์ของการประชุมก่อนเริ่มต้นนั้น ทำให้การประชุมมีสิ่งที่สำคัญที่หลายๆ การประชุมขาดครับ นั้นคือ วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุม

ที่สำคัญคือต้องทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้เข้าใจในวัตถุประสงค์ของการประชุมนะครับ การเขียนกำหนดการประชุมหรือ Agenda จึงเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ จะได้มีกรอบและวัตถุประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน ไม่ใช่ประชุมไปเรื่อยๆ แต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด ถ้าเป็นไปได้ท่านอาจจะเขียนกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า แล้วส่งไปให้ผู้ที่ควรจะเข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน เผื่อให้ผู้ที่ไม่มีโอกาสเข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นของตนเองก่อนล่วงหน้า มีกระทั่งเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ด้วยครับว่าให้ใส่กำหนดการประชุมไว้ในตัวอีเมลเลยครับ อย่าเป็นไฟล์แนบ (Attachment) เนื่องจากหลายคนอาจจะขี้เกียจที่จะเปิดอ่านไฟล์ที่แนบก็ได้

การประชุมบางครั้งที่ต้องการการเข้ามามีส่วนร่วมของบุคคลต่างๆ ท่านเองอาจจะเขียนลงไปในกำหนดการประชุมเลยก็ได้นะครับว่าในช่วงไหนหรือหัวข้อไหนที่จะมีใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำเสนอ และถ้าจะให้ดีอาจจะต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจนสำหรับแต่ละหัวข้อเลยครับ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้มีกำหนดการอยู่คร่าวๆ ในใจ และมีข้อแนะนำเพิ่มด้วยว่าการกำหนดเวลานั้นขอให้เป็นเลขคี่ครับ ไม่ใช่เลขคู่ เช่น 25 นาที แทนที่จะเป็น 30 นาที เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้เห็นว่าท่านเอาจริงกับการรักษาเวลาเพียงใด

ถ้ากลัวผู้เข้าร่วมประชุมจะว่างก็กำหนดหน้าที่ให้เขาอย่างชัดเจนเลยครับ เช่น อาจจะเป็นผู้รักษาเวลา หรือ ผู้คอยจดรายงานการประชุม หรือ ผู้คอยพิมพ์หรือเขียนข้อความสำคัญลงบน Chart เพื่อให้ทุกคนได้เห็นพร้อมๆ กัน

เอาไว้ในสัปดาห์หน้าเรามาต่อกันนะครับว่าจะทำอย่างให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล