ทางเลือกในการประชุมแบบใหม่ๆ

30 June 2007

ในสองสัปดาห์ที่ผ่านมาผมได้นำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลในการประชุม ซึ่งหวังว่าคงจะพอทำให้ท่านผู้อ่านได้เห็นแนวทางในการนำไปปรับใช้บ้างนะครับ สัปดาห์นี้เรามาลองดูแนวทางเก๋ๆ หรือแนวทางใหม่ๆ ในการประชุมที่บริษัทชั้นนำของโลกเขาใช้กันนะครับ เผื่อท่านผู้อ่านจะได้นำไปปรับใช้ต่อไปครับ

เริ่มที่ Ritz-Carlton เครือข่ายโรงแรมระดับโลกก่อนนะครับ ทาง Ritz เขาจะให้มีการเรียกประชุมพนักงานของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้า โดยการประชุมนั้นแทนที่จะเป็นการนั่งประชุมกันแบบปกติ เขาจะให้พนักงานยืนประชุมกันครับ โดยการยืนประชุมของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้านั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการแจ้งข่าวต่างๆ ที่สำคัญ รวมทั้งการให้โอวาทหรือนโยบายสั้นๆ สำหรับพนักงานในหน่วยงาน โดยการยืนประชุมนั้นมีข้อดีคือทำให้เกิดการส่งหรือสื่อข้อมูลที่สำคัญต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ นั้นคือ เนื่องจากการประชุมเป็นการยืนประชุม ทำให้การประชุมไม่สามารถประชุมกันยาวได้ครับ เลยทำให้ไม่สามารถลงไปในรายละเอียดของเรื่องแต่ละเรื่องครับ

ลองมาดูกรณีของ Wal-Mart บ้างนะครับ ยักษ์ใหญ่ด้านค้าปลีกอย่าง Wal-Mart นั้นเขาจะมีประเพณีปฏิบัติในการประชุมมานานตั้งแต่สมัย Sam Walton (ผู้ก่อตั้ง Wal-Mart ที่เสียชีวิตไปแล้ว) โดย Sam จะเรียกประชุมทีมผู้บริหารในตอนเช้าวันเสาร์ในเวลา 7.30 โดยเป็นการประชุมประมาณหนึ่งถึงสองชั่วโมง ซึ่งข้อดีก็คือการประชุมในตอนเช้านั้น ทำให้ได้แผนงาน หรือ ข้อตัดสินใจที่สำคัญ ที่จะสามารถนำไปปฏิบัติหรือใช้ได้เลย สำหรับรับมือกับกระแสคนที่เข้ามาซื้อของในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ คือการประชุมในเช้าวันหยุดตอน 7.30 ไม่ใช่สิ่งที่น่าอภิรมย์สำหรับผู้บริหารหลายๆ คนครับ แต่การประชุมตอนเช้าวันเสาร์ก็กลายเป็นสิ่งที่ผู้บริหาร Wal-Mart ทุกคนยอมรับแล้วครับ เนื่องจากในปัจจุบัน บรรดาผู้บริหารของ Wal-Mart ที่กระจายอยู่ตามที่ต่างๆ ก็ได้ต่อเชื่อมเข้ามายังสำนักงานใหญ่ของ Wal-Mart เพื่อเข้าร่วมในการประชุมในทุกเช้าวันเสาร์ด้วย

ที่หน่วยงานหนึ่งของ Yahoo ยักษ์ใหญ่ทางอินเตอร์เน็ต เขาจะมีการประชุมอย่างไม่เป็นทางการในทุกบ่ายวันศุกร์ครับ โดยจะใช้ที่ว่างระหว่างคอกหรือโต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนในการจัดวางบรรดาเครื่องดื่ม และอาหารว่างต่างๆ ซึ่งพนักงานก็ประชุมหรือพูดคุยกันไป พร้อมทั้งรับทานอาหารว่างไปด้วย การประชุมในลักษณะนี้ถึงแม้จะไม่เป็นทางการ แต่ก็เป็นการประชุมที่เกิดขึ้นในทุกวันศุกร์บ่ายที่มีเป็นประจำนะครับ

การประชุมในลักษณะนี้เขาจะเรียกว่า ‘Friday Afternoon Club’ ครับ โดยพนักงานของฝ่ายประมาณ 80 จะเข้ามาประชุมร่วมกัน โดยในยี่สิบนาทีแรก ผู้บริหารของฝ่าย ก็จะแจ้งให้พนักงานทราบถึงแผนงาน หรือ โครงการที่สำคัญของฝ่ายที่กำลังดำเนินการอยู่ รวมทั้งวิธีการหรือแนวทางในการรับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่ทางหน่วยงานกำลังเผชิญอยู่ โดยผู้บริหารเขามีมุมมองครับว่า ต้องการให้พนักงานในหน่วยงานเขาสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันมากขึ้น โดยมองว่าการสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันนั้นจะไม่สามารถทำได้ในห้องประชุมครับ จึงต้องสร้างบรรยากาศหรือสภาพแวดล้อมที่ทำให้ทุกคนรู้สึกเป็นกันเองและผ่อนคลายที่จะสื่อสารและเข้าถึงกันมากขึ้น

อย่างไรก็ดีใช่ว่าการประชุมที่ดูไม่เป็นทางการนั้นจะขาดความมุ่งเน้นหรือไม่มีประสิทธิภาพนะครับ การประชุมในลักษณะนี้เขาจะมีกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับการประชุมเลยครับ โดยเริ่มจากแนะนำพนักงานใหม่ จากนั้นอาจจะมีแขกพิเศษมาพูดให้ฟังสั้นๆ ตามด้วยการทบทวนถึงสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา สิ่งที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์ถัดไป และปิดท้ายด้วยข่าวประกาศพิเศษในเรื่องต่างๆ ซึ่งอาจจะมาจากพนักงานเอง โดยภายหลังจากจบกำหนดการแล้ว พนักงานทุกคนก็ยังมีสิทธิ์ที่จะยังคงยืนพูดคุย ดื่มและรับทานอาหารว่างกันต่อ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วพนักงานส่วนใหญ่ก็จะยังคงอยู่เพื่อพูดคุยกันต่อในบรรยากาศที่เป็นกันเองและไม่เป็นทางการครับ

อีกบริษัทเป็นบริษัทเสื้อผ้าชื่อดังของอเมริกาชื่อ Old Navy ครับ โดยฝ่ายที่สำคัญของบริษัทนี้อยู่คนละฝั่งของตึก แต่ตรงกลางระหว่างทั้งสองฝ่ายนั้น บริษัทจะจัดที่นั่งโซฟา โต๊ะกาแฟ เครื่องดื่ม ระบบอินเตอร์เน็ต ในบรรยากาศที่ผ่อนคลายและสบายๆ เพื่อให้เป็นที่พบปะระหว่างทั้งสองฝ่ายที่อยู่กันคนละฟากของตึก เรียกว่าทั้งสองฝ่ายต่างมีดินแดนกลาง ที่จะมาพบปะกันได้อย่างผ่อนคลาย เพื่อประสานงานหรือประชุมร่วมกัน ซึ่งเป็นการกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างสองหน่วยงานที่สำคัญมากขึ้น

ก่อนจบมีประเด็นฝากไว้ให้ท่านผู้นำการประชุมทั้งหลายหน่อยนะครับ มีงานวิจัยที่ออกมาระบุเลยนะครับว่าการสื่อสารระหว่างบุคคลนั้น มีเพียงแค่ 7% เท่านั้นที่มาจากสิ่งที่เราพูด ในขณะที่ร้อยละ 38 มาจากความสูงต่ำของเสียง ระดับความดังค่อยของเสียง รวมทั้งจังหวะการพูด ส่วนอีกร้อยละ 55 นั้นมาจากภาษากายหรืออวัจนะภาษาทั้งหลายครับ ไม่ว่าจะเป็น กริยาท่าทาง การแสดงออกทางใบหน้า รวมทั้งการเคลื่อนไหวของสายตาครับ ดังนั้นท่านที่เป็นผู้นำการประชุมลองนำความรู้พวกนี้ไปใช้ดูนะครับ นึกภาพในขณะที่ท่านนำการประชุมและสมาชิกกำลังพูดอยู่ ซึ่งส่วนใหญ่เขาก็จะมองหน้าของผู้นำการประชุม แต่ท่านลองไม่สบสายตาผู้พูดดูซิครับ และลองกวาดสายตาไปมองผู้อื่นในห้องประชุม แล้วท่านจะพบว่าคนที่กำลังพูดอยู่นั้นก็จะเปลี่ยนไปกวาดสายตามองผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆ ด้วยครับ