7 May 2006

สัปดาห์นี้ผมขอชวนมาคิดและมองในแง่มุมแปลกๆ ที่เราอาจจะไม่เคยคิดกันมาก่อนนะครับ นั้นคือการใช้ Powerpoint ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านทุกท่านคงคุ้นเคยกับโปรแกรมนี้ดีนะครับ เราใช้ Powerpoint ในการนำเสนอเรื่องต่างๆ ทั้งความรู้ ปัญหาที่เจอ การดำเนินงาน ฯลฯ ผมเองก็ใช้ Powerpoint จนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต โดยส่วนใหญ่ก็ใช้ในการสอนหนังสือ แต่ท่านผู้อ่านเคยสังเกตบ้างไหมครับว่า หลายๆ ครั้งการใช้ Powerpoint แทนที่จะช่วยในการนำเสนอสิ่งที่เราต้องการจริงๆ การใช้ Powerpoint เข้ามาช่วยกลับทำให้คนเกิดความมึนงงและสับสนกันมากขึ้น ผมเองได้เห็น Powerpoint ของหลายๆ ท่าน ที่ยอมรับเลยครับว่า แทนที่จะเข้าใจเรื่องที่ท่านพยายามนำเสนอ กลับยิ่งงงหนักเข้าไปใหญ่ แต่ก็ใช่ว่าผมเองเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่อง Powerpoint นะครับ เพียงแต่ไปอ่านเจองานวิจัยและข้อเขียนของผู้เชี่ยวชาญเรื่องเหล่านี้ เลยอยากจะนำมาผสมผสานกับความคิดของตนเอง เผื่อจะเป็นประโยชน์กับท่านผู้อ่านบ้างครับ

ก่อนอื่นก็ขอให้เครดิตงานที่ผมไปอ่านเจอก่อนนะครับ มีอยู่สองชิ้นหลักๆ นั้นคือ Death by Powerpoint โดย Jesper Johansson และ Five Ways to Reduce Powerpoint Overload โดย Cliff Atkinson และ Richard E. Mayer เรามาเริ่มที่ความสำคัญของ Powerpoint ที่ดีก่อนนะครับ แล้วค่อยไปดูที่ปัญหาที่พบเจอในปัจจุบัน และแนวทางในการทำ Powerpoint ให้ดี

เชื่อว่าคนทำงานทุกคน (หรือแม้กระทั่งผู้เรียนหนังสือ) คงหนีไม่พ้นการทำ Powerpoint หรือ การเรียนรู้จาก Powerpoint อาจจะบอกได้ด้วยซ้ำไปว่าคนยุคใหม่จะรู้จัก Powerpoint มาตั้งแต่เด็ก อย่างลูกสาวผมเอง ปีที่แล้วตอนป. 5 ก็ต้องทำ Powerpoint เพื่อนำเสนองานกลุ่มกันแล้วครับ เราจะใช้ Powerpoint เมื่อต้องมีการนำเสนอในสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการให้ความรู้ การเสนองานเพื่อขายสินค้าหรือบริการ การนำเสนอข้อมูลเพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจ การทบทวนและประเมินผลการดำเนินงาน การประชุมระดมสมองในเรื่องต่างๆ ฯลฯ ดังนั้นคงปฏิเสธไม่ได้ถึงความสำคัญของ Powerpoint ในฐานะส่วนประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของชีวิตการทำงาน (และเรียนหนังสือ) ของพวกเราทุกคน

แต่การใช้ Powerpoint ให้เป็นประโยชน์ก็ไม่ได้ง่ายเหมือนตัวโปรแกรมเองนะครับ ดังที่ได้เรียนไว้ในตอนต้นแล้วว่ายังพบปัญหาจาก Powerpoint อยู่อีกเป็นจำนวนมาก ผมลองรวบรวมและสรุปปัญหาที่มักจะพบมาแลกเปลี่ยนกันนะครับ

  1. Powerpoint ไม่ใช่โปรแกรมเวิร์ดที่จำเป็นต้องบรรจุข้อมูลลงไปใน Powerpoint เพียงแค่แผ่นเดียวให้มากที่สุด เราจะพบเจอบ่อยมากครับ ที่พยายามใส่ข้อมูลเข้าไปให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้ใน Powerpoint 1 แผ่น โดยการลดขนาดของตัวอักษรให้เล็กที่สุดเท่าที่ผู้อ่านจะอ่านได้ (ผมเองก็เป็นบ้างเหมือนกันครับ) แต่ท่านผู้อ่านต้องอย่าลืมนะครับว่าวัตถุประสงค์ของ Powerpoint ไม่ใช่ให้คนมาอ่านนะครับ แต่เป็นเครื่องมือในการกระตุ้นให้ผู้ฟังได้คิดตาม และเข้าใจในสิ่งที่ผู้พูดพยายามนำเสนอ ดังนั้นเราแม้กระทั่งไม่จำเป็นต้องมีประโยคที่สมบูรณ์อยู่ใน Powerpoint ก็ได้นะครับ
  2. จากการที่พยายามใส่เนื้อหาลงใน Powerpoint 1 แผ่นให้มากที่สุด สุดท้ายก็ทำให้ผู้นำเสนอมักจะออกมายืนอ่าน Powerpoint ให้คนฟัง (พบเจอบ่อยมากเหมือนกันครับ โดยเฉพาะผู้ที่ไม่ค่อยถนัดในการนำเสนองาน) เราต้องอย่าดูถูกคนฟังนะครับ เชื่อว่าทุกคนที่มานั่งฟังเราเขาอ่านหนังสือออก ดังนั้นการนำเสนอไม่ใช่มาทำหน้าที่อ่านหนังสือให้ผู้อื่นฟังนะครับ สิ่งที่ต้องนำเสนอนั้นต้องเป็นสิ่งที่อยู่นอกเหนือจากสิ่งที่เขียนไว้ใน Powerpoint มิฉะนั้นคงจะไม่มีประโยชน์หรอกครับที่ผู้ฟังจะมานั่งฟังเราพูด เขาแค่เอา Powerpoint ของเราแล้วกลับไปนั่งอ่านที่บ้านก็พอครับ ไม่เสียเวลาดีด้วย
  3. อย่าหวังพึ่งพิง Bullet Points จนมากเกินไป เนื่องจาก Powerpoint เขาออกแบบมาให้ง่ายสำหรับการทำเป็นข้อๆ หรือ Bullet Points และก็ง่ายสำหรับผู้พูดด้วยที่จะเตรียม Powerpoint ด้วย Bullets มากกว่ารูปภาพ ทุกท่านก็คงทราบดีอยู่แล้วว่าสมองของเรารับรู้ต่อรูปภาพได้ดีกว่าตัวอักษร และการนำเสนอด้วยรูปภาพ แล้วพยายามอธิบายจากรูปภาพนั้นจะทำให้ผู้พูดมีคุณค่ามากขึ้นด้วยนะครับ เนื่องจากผู้อื่นไม่สามารถโหลด Powerpoint ของเราไปอ่านเองและรู้เรื่องได้ นอกจากนี้การนำเสนองานในรูปของ Bullet Point ก็ไม่ใช่สิ่งที่น่าสนใจและชวนติดตามเท่าไรครับ การนำเสนอที่ดี ชวนติดตาม และเข้าใจได้ง่าย ควรจะเป็นลักษณะของเรื่องราวที่เราสามารถเชื่อมโยงเข้าไปด้วยได้อย่างง่ายดาย
  4. เนื้อหาใน Powerpoint สำคัญกว่ารูปแบบและ Templates ต่างๆ ครับ เนื่องจากพบเห็น Powerpoint ของหลายๆ ท่านที่ชอบใช้ template เก๋ๆ มีลายเยอะ หรือ บางทีก็มีอะไรวิ่งไปวิ่งมาบนนั้น ซึ่งต้องเรียนตรงๆ ว่าสิ่งเหล่านั้นอาจจะทำให้ Powerpoint ดูกิ๊บเก๋ แต่ไม่ได้ทำให้คนสามารถเข้าใจและจดจำต่อเนื้อหาได้ดีขึ้นนะครับ เผลอๆ เป็นการรบกวนสมาธิของผู้ฟังเสียด้วยซ้ำไป

            สัปดาห์นี้เกริ่นให้เห็นถึงปัญหาในการใช้ Powerpoint ที่พบเจอทั่วๆ ไปในปัจจุบันก่อนนะครับ สัปดาห์หน้าจะนำเอาหลักวิชาการเข้ามาผสมผสานครับ ก่อนจบผมขอประชาสัมพันธ์โครงการหนึ่งที่ดำเนินมาทุกปีตลอดสี่ปีที่ผ่านมา นั้นคือทางผมจะให้นิสิต MBA ที่เรียนในวิชาเกี่ยวกับ Balanced Scorecard และ Key Performance Indicators ได้เข้าไปช่วยเหลือและให้คำปรึกษาเกี่ยวกับ BSC และ KPI ให้กับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใดๆ โครงการนี้จะเริ่มประมาณเดือนกรฏาคม ซึ่งตอนนี้ก็อยู่ในช่วงรับสมัครบริษัทที่สนใจครับ ถ้าบริษัทไหนสนใจก็อีเมลมาหาผมได้นะครับ หรือไป download รายละเอียดและใบสมัครได้ที่เว็บของผมนะครับ www.pasuonline.net