14 May 2006

เมื่อสัปดาห์ที่แล้วผมได้นำเสนอถึงปัญหาที่พบเจอบ่อยๆ ในการใช้ Powerpoint ซึ่งก็ต้องยอมรับด้วยตนเองว่าถึงแม้จะอ่านและเขียนบทความดังกล่าวขึ้นมา แต่เวลาไปเตรียม Powerpoint ของตนเองก็มักจะหนีไม่พ้นข้อผิดพลาดต่างๆ ที่ระบุไว้ในสัปดาห์ที่แล้ว ท่านผู้อ่านได้มีโอกาสลองกลับไปทบทวน Powerpoint ของท่านดูบ้างหรือยังครับ? โปรแกรม Microsoft Powerpoint ถือเป็นโปรแกรมยอดนิยมโปรแกรมหนึ่งของโลก ผู้ที่เรียนหนังสือและทำงานมักจะหนีไม่พ้นการใช้หรืออ่าน Powerpoint กัน และก็มักจะมีพวกผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายพยายามที่จะมาบอกว่า Powerpoint ที่ดีควรจะเป็นอย่างไร? เช่นในแต่ละแผ่นนั้นไม่ควรจะมีเกิน 6 บรรทัด และแต่ละบรรทัดไม่ควรจะมีเกิน 6 คำ (ภาษาอังกฤษ) อย่างไรก็ดียังไม่เคยมีการเชื่อมโยงระหว่างงานวิจัยในเรื่องของการรับรู้ของมนุษย์เข้ากับการนำเสนองานผ่านทาง Powerpoint จนกระทั่ง Cliff Atkinson และ Richard E. Mayer ได้ศึกษาการใช้ Powerpoint ที่อิงกับหลักฐานทางวิชาการและเขียนเป็นบทความชื่อ Five Ways to Reduce Powerpoint Overload โดยเนื้อหาหลักของบทความดังกล่าวก็คือการนำเสนอ Powerpoint ที่ไม่สอดคล้องกับหลักในการรับรู้ของสมองคนเราในปัจจุบัน ทำให้เวลาผู้ฟังได้เห็น Powerpoint ของเรา ข้อมูลที่เขาเหล่านั้นได้รับจะมากเกินกว่าที่สมองของเขาจะรับและประมวลไหว (Information Overload)

เวลาเราทำแผ่น Powerpoint ทีไร เราก็มักจะทำตามที่โปรแกรมกำหนดให้ใช่ไหมครับ? ไม่ว่าจะมี Template ที่ดูสวยงาม หรือ การใส่เป็น Bullet Points อย่างไรก็ดีหลักในการจัดทำและนำเสนอผ่านทาง Powerpoint นั้น ควรจะให้สอดคล้องกับแนวทางในการรับรู้ของคนครับ เพื่อให้ Powerpoint เกิดประโยชน์ตามที่เราต้องการมากที่สุด มีงานวิจัยที่ค้นพบว่าในการรับรู้ของสมองคนเรานั้นมักจะผ่านทางช่องทางหลักๆ สองช่องทางได้แก่ สายตา และการรับฟัง และทั้งสองช่องทางนั้นจะแยกกันรับรู้ข้อมูลต่างๆ แต่เนื่องจากสมองเรามีข้อจำกัดในการรับรู้ข้อมูล ดังนั้นเมื่อได้รับข้อมูลจากทั้งสองช่องทางพร้อมๆ กัน สมองเราจะต้องเลือกว่าจะเลือกรับรู้จากช่องทางไหน รวมทั้งการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างสิ่งที่เราได้รับรู้และความรู้เดิมที่เรามีอยู่ ดังนั้นเมื่อนำเสนอผ่านทาง Powerpoint ประเด็นสำคัญที่ต้องคิดก็คือ การนำเสนอของเรานั้นใช้ประโยชน์จากความรู้ในเรื่องช่องทางการรับรู้ทั้งสองช่องทางหรือไม่? โดยนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่สอดคล้องกันระหว่างสิ่งที่เป็นเสียง (การพูด การบรรยาย) และรูปภาพ (สิ่งที่อยู่ใน Powerpoint)

ประเด็นถัดมาเกี่ยวกับการรับรู้ของเราก็คือสมองเรารับข้อมูลจากแต่ละช่องทางได้อย่างจำกัด ถ้าเป็นลักษณะของรูปภาพ สมองของผู้ฟังก็จะสามารถรับรู้ จดจำและพยายามที่จะทำความเข้าใจต่อรูปได้เพียงไม่กี่รูป เช่นเดียวกับคำบรรยาย สมองของผู้ฟังก็จะรับรู้ได้ทีละไม่เยอะ ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ Powerpoint ก็คือ ผู้นำเสนอเข้าใจข้อจำกัดของสมองคนเราหรือไม่? และพยายามนำเสนอให้สอดคล้องกับระดับความสามารถในการรับรู้ของคนเราหรือไม่? ผมเคยเห็นแผ่นนำเสนอของผู้บริหารบางท่านที่พยายามยัดทุกอย่างให้อยู่ในแผ่นๆ เดียว และใช้แผ่นนั้นเป็นแผ่นอ้างอิงหรือแผ่นหากินไปทั่ว แต่ปัญหาคือคนฟังส่วนใหญ่มักจะงงหรือไม่เข้าใจต่อสิ่งที่ผู้บริหารท่านนั้นพยายามนำเสนอ เนื่องจากให้ข้อมูลต่อแผ่นมากเกินกว่าที่สมองของคนเราจะรับได้ (Powerpoint Overload)

ประเด็นที่สามเกี่ยวกับการรับรู้ของคนก็คือ การรับรู้ของสมองเรานั้นจะเป็นลักษณะ Active Processing ที่จะเข้าใจต่อสิ่งที่ถูกนำเสนอต่อเมื่อให้ความสนใจต่อสิ่งนั้น สามารถจัดโครงสร้างของสิ่งที่ได้รับรู้ และ สามารถบูรณาการเข้ากับความรู้เดิมที่มีอยู่ ดังนั้นถ้าพิจารณาจากสามประเด็นข้างต้นแล้ว ก็ได้มีคำแนะนำต่อการจัดทำ Powerpoint ให้เหมาะสมกับการเรียนรู้และรับรู้ของคนไว้ดังนี้ครับ

ประการแรกคือต้องเขียนหัวข้อของเรื่องที่จะนำเสนอไว้ทุกครั้ง แต่หัวข้อที่จะเขียนนั้นไม่ใช่หัวข้อธรรมดานะครับ แต่เป็นหัวข้อที่อธิบายหลัการสำคัญหรือแก่นของเรื่องที่จะนำเสนอใน Powerpoint แผ่นนั้นไว้ครับ เนื่องจากคนเราจะเรียนรู้ได้ง่ายขึ้น ถ้าสิ่งที่นำเสนอนั้นมีการจัดรูปแบบที่มีหัวข้อที่ชัดเจน ขอให้นึกถึงภาพของพาดหัวหนังสือพิมพ์ไว้ครับ เป็นคำสั้นๆ กระชับ แต่ได้ใจความว่าเนื้อหาที่เราจะนำเสนอใน Powerpoint แผ่นนั้นประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง ปัญหาที่เจอบ่อยๆ ก็คือ Powerpoint ที่นำเสนอนั้นโผล่มามีแต่เนื้อหาเลยครับ โดยขาดแม้กระทั่งหัวเรื่อง

ประการที่สองคืออย่าพยายามใส่ทุกอย่างลงใน slide แผ่นเดียว เนื่องจากคนเราจะเรียนรู้ได้ง่ายกว่าถ้าข้อมูลที่ได้รับนั้นมีขนาดที่พอเหมาะไม่มากเกินไปหรือใหญ่เกินไป ถ้าเราพยายามที่จะทำให้ข้อมูลทุกอย่างอยู่ใน slide แผ่นเดียว สุดท้ายก็จะเป็นการยัดข้อมูลให้ผู้รับฟังมากเกินไป

ประการที่สามคือไม่พยายามใส่เนื้อหาที่เป็นข้อความให้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีทั้งภาพและข้อความอยู่ใน Slide แผ่นเดียวกัน ทั้งนี้เนื่องจากสมองของเราจะรับรู้ต่อสิ่งที่เป็นภาพได้ง่ายกว่าหากคำอธิบายนั้นผ่านทางคำอธิบายมากกว่าข้อเขียน

ประการที่สี่คือถ้าจำเป็นต้องมีข้อความที่เป็นลักษณะของข้อเขียน ก็ควรจะมีรูปประกอบด้วย ไม่ใช่มีแต่ข้อเขียนอย่างเดียว เนื่องจากคนเราจะเรียนรู้จากภาพและข้อความได้ดีกว่าจากข้อความเพียงอย่างเดียว

ประการสุดท้ายคือสิ่งใดก็แล้วแต่ที่ไม่สนับสนุนต่อเนื้อหาหลักที่จะนำเสนอให้เอาออกไปให้หมดครับ เนื่องจากข้อมูลที่มากเกินไปไม่ได้หมายความว่าจะดีเสมอไป คนเราจะรับรู้ได้ดีกว่าถ้ามีแต่ข้อมูลที่เป็นเนื้อหาหลักๆ เท่านั้น พวกอะไรที่เราคิดว่าใส่เข้าไปแล้วกิ๋บเก๋นั้นเอาออกให้หมดครับถ้าไม่สนับสนุนต่อเนื้อหาหลัก

เป็นไงบ้างครับ ลองนำหลักไปปรับใช้ดูนะครับ สำหรับตัวผมเองนั้นจะทำตามเนื้อหาข้างต้นได้ คงต้องใช้ความพยายามพอสมควรนะครับ แต่จะพยายามลองดู

ก่อนจบผมขอประชาสัมพันธ์โครงการหนึ่งที่ดำเนินมาทุกปีตลอดสี่ปีที่ผ่านมา นั้นคือทางผมจะให้นิสิต MBA ที่เรียนในวิชาเกี่ยวกับ Balanced Scorecard และ Key Performance Indicators ได้เข้าไปช่วยเหลือและให้คำปรึกษาเกี่ยวกับ BSC และ KPI ให้กับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายใดๆ โครงการนี้จะเริ่มประมาณเดือนกรฏาคม ซึ่งตอนนี้ก็อยู่ในช่วงรับสมัครบริษัทที่สนใจครับ ถ้าบริษัทไหนสนใจก็อีเมลมาหาผมได้นะครับ หรือไป download รายละเอียดและใบสมัครได้ที่เว็บของผมนะครับ www.pasuonline.net