30 October 2005

ท่านผู้อ่านจำนวนมากคงจะใช้เวลาในการประชุมวันๆ หนึ่งเป็นจำนวนมาก แถมบางคนยังเคยบอกว่าหน้าที่ของเขาคืออยู่ในห้องประชุมทั้งวัน ทีนี้ถ้าท่านผู้อ่านประชุมบ่อยๆ ย่อมจะหนีไม่พ้นการเผชิญกับพวกที่มักจะมีปัญหาในห้องประชุม คนพวกนี้อาจจะเป็นประเภทพูดไม่หยุด หรืออีกนัยหนึ่งคือผีเจาะปากให้พูดจึงมีหน้าที่พูดอยู่อย่างเดียวและพูดในประเด็นซ้ำๆ ซากๆ ตลอดเวลา ไม่ว่าการประชุมนั้นจะเป็นการประชุมเกี่ยวกับเรื่องอะไร หรือ บางคนจะเป็นประเภทชอบวิจารณ์ความคิดของคนอื่นเขาตลอดเวลา ท่านผู้อ่านที่ทำหน้าที่เป็นประธานในที่ประชุมหรือผู้นำการประชุมจะมีแนวทางอย่างไรในการจัดการกับคนเหล่านี้บ้างครับ?

เวลาท่านเจอบุคคลเหล่านี้ในการประชุม ถ้าท่านเป็นเพียงผู้เข้าร่วมประชุมก็คงไม่เป็นไรเท่าไรหรอก แต่ถ้าท่านเป็นประธานหรือผู้นำการประชุมท่านคงปวดหัวพอสมควรนะครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในฐานะที่ท่านเป็นประธานท่านต้องทำให้ที่ประชุมคอยมุ่งเน้นและให้ความสำคัญกับหัวข้อการประชุม และถ้าผลการประชุมไม่เป็นไปตามหัวข้อและผลลัพธ์ที่ต้องการ ท่านในฐานะประธานหรือผู้นำการประชุมคงต้องปวดหัวพอสมควรนะครับ เราลองมาดูบรรดาข้อเสนอแนะของพวกผู้เชี่ยวชาญทางด้านการประชุมกันดูนะครับว่าเขามีข้อเสนอแนะอย่างไรบ้าง

วิธีการป้องกันไม่เกิดปัญหาจากบุคคลประเภทนี้คงต้องเริ่มต้นจากการหาทางป้องกัน(Prevention) ก่อนนะครับ โดยปัจจัยสำคัญที่ง่ายๆ แต่เรามักจะละเลยก็คือ เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่ามีบุคคลที่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุม ท่านผู้อ่านลองย้อนคิดดูง่ายๆ ก็ได้นะครับว่าหลายๆ ครั้งที่เรามีบุคคลที่ไม่ถูกต้องและไม่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุม บางครั้งเราตั้งใจเชิญหัวหน้า แต่พอหัวหน้ามาไม่ได้ส่งลูกน้องมาแทน และปัญหาก็มักจะเกิดจากผู้ที่มาแทนนั้นเอง ดังนั้นเวลาท่านจะเชิญใครเข้าประชุมก็แล้วแต่ ถ้าเลือกได้ควรจะเลือกผู้ที่เมื่อเข้าประชุมแล้วไม่ก่อให้เกิดปัญหาหรือความเดือดร้อนต่อที่ประชุม แต่หลายๆ ครั้งเรื่องนี้ก็ใช่ว่าจะหลีกเลี่ยงได้ง่ายนะครับ

นอกจากนั้นวิธีการง่ายๆ อีกวิธีคือการส่งกำหนดการหรือหัวข้อการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า และในกำหนดการหรือหัวข้อนั้นควรจะต้องระบุถึงวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่ต้องการจากการประชุมด้วย ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้ทราบล่วงหน้าว่าอะไรคือสาเหตุที่ต้องมาประชุม ซึ่งถ้าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจในสาเหตุและผลลัพธ์ที่ต้องการจากที่ประชุมพฤติกรรมที่ก่อให้เกิดปัญหาก็จะลดน้อยลงตามไปด้วย

อีกสิ่งที่ควรจะต้องเตรียมก่อนการประชุมคือกระดาษแผ่นใหญ่ๆ หรือฟลิปชาร์ตสำหรับการจดบันทึก หรือในปัจจุบันคือคอมพิวเตอร์ที่พร้อมจะพิมพ์ขึ้นจอ เนื่องจากหลายๆ ครั้งสมาชิกในที่ประชุมอาจจะนำเสนอไอเดียหรือความคิดที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด แต่ประธานในที่ประชุมจะปฏิเสธความคิดนั้นก็ใช่ที่ ดังนั้นแนวทางในการแก้ไขปัญหาคือใช้ฟลิปชาร์ตหรือการพิมพ์ลงบนคอมพิวเตอร์ในการจดบันทึกความคิดเห็นดังกล่าวไว้ เพื่อให้ผู้เสนอความคิดดังกล่าวได้รู้สึกว่าความคิดเห็นของตนได้รับความสนใจ ไม่รบกวนที่ประชุมด้วยความคิดนั้นอีกต่อไป และเมื่อบันทึกลงไปแล้วท่านก็สามารถที่จะหันเหหัวข้อการสนทนาไปสู่หัวข้อหลักของการประชุมต่อไปได้

หลายๆ ครั้งผู้เข้าประชุมจะแสดงอาการหรือพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมถ้ารู้สึกว่าตนเองสูญเสียเวลาเกินความจำเป็น ดังนั้นท่านในฐานะประธานในที่ประชุมอาจจะใช้วิธีการในการจูงใจสมาชิกในที่ประชุมด้วยการให้รางวัลสำหรับความมีประสิทธิภาพในการประชุม เช่น ระบุตอนเริ่มต้นไว้เลยว่ากำหนดการประชุมมีทั้งหมดหนึ่งชั่วโมง แต่ถ้าทุกคนให้ความสนใจและมุ่งเน้นกันแต่ที่ประเด็นหลักของที่ประชุมก็อาจจะใช้เวลาเพียงแค่ 45 นาที ซึ่งก็จะทำให้ทุกคนช่วยกันสนใจในประเด็นหลักของที่ประชุม เพื่อที่จะได้มีเวลาสำหรับทำอย่างอื่นเพิ่มขึ้นอีก 15 นาที

ข้อเสนอแนะข้างต้นเป็นการป้องกันไว้ก่อนล่วงหน้านะครับ ทีนี้สมมติว่าเมื่อประชุมไปแล้วมีสมาชิกที่เป็นพวกเจ้าปัญหาโผล่ขึ้นมาจะทำอย่างไร? ถ้าเป็นแบบนั้นบรรดาผู้เชี่ยวชาญเขาก็แนะว่าคงต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากันไปครับ ซึ่งคุณอยู่กับสถานการณ์แต่ละแบบ เช่น สมาชิกบางคนจะชอบนำเรื่องที่พูดจนจบและสรุปไปแล้วกลับมาพูดใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำอีก ซึ่งก็ไม่แน่ใจว่าเกิดจากความไม่รู้ หรือ ลืม ดังนั้นท่านในฐานะประธานคงต้องพูดออกไปให้ชัดเจนเลยครับว่าประเด็นที่สมาชิกท่านนั้นพูดขึ้นมาเป็นประเด็นที่ได้มีการคุยและสรุปกันไปแล้ว ถ้าที่ประชุมอยากจะนำเรื่องนี้กลับมาพูดใหม่ก็ต้องเป็นความเห็นส่วนใหญ่ของที่ประชุม หรือถ้าจะทำแบบอ้อมๆ ก็ต้องระบุไปครับว่า การประชุมในครั้งนี้ประเด็นสำคัญเป็นเรื่องอื่น ดังนั้นขอให้ใช้เวลาไม่เกินสิบนาทีพูดถึงเรื่องอื่น ซึ่งถ้าสมาชิกคนนั้นยังคงพูดเรื่องเดิมอยู่ก็คงต้องอาศัยความกดดันจากสมาชิกท่านอื่นๆ ในที่ประชุมในการปิดปากบุคคลผู้นั้นครับ

สมาชิกบางคนเป็นประเภทพูดไม่หยุด เราก็คงต้องกำหนดเวลาให้ครับว่าเขามีเวลาไม่เกินกี่นาที ในการพูดสิ่งที่ต้องการ และเมื่อถึงเวลาถ้ายังไม่หยุดพูด ประธานก็คงจะต้องแจ้งให้ทราบถึงเวลาที่ได้ใช้ไปทั้งหมด นอกจากนี้การใช้ภาษาร่างกายก็เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งครับ เช่น อาจจะลุกขึ้นเดินเพื่อเรียกร้องความสนใจจากที่ประชุม หรือเพื่อแสดงความสนใจก็โน้มตัวไปข้างหน้า หรือ การใช้สายตาในการหยุดหรือปรามพวกเจ้าปัญหาทั้งหลาย หรือถ้าไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ก็คงต้องลุกขึ้นยืนแล้ว ซึ่งถ้าถึงขั้นลุกขึ้นยืนแล้วบุคคลผู้นั้นควรจะรู้ตัวและหยุดพูดได้แล้ว

ที่นำเสนอในสัปดาห์นี้เป็นเพียงแค่แนวทางจากบรรดาผู้เชี่ยวชาญเท่านั้นนะครับ ผมว่าสิ่งหนึ่งที่จะสอนเราได้คงจะหนีไม่พ้นประสบการณ์ของแต่ละคนในการประชุมนะครับว่าจะสามารถคุมการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพียงใด