งานบริหารกลยุทธ์: หน้าที่ใหม่ในองค์กร

4 June 2004

สัปดาห์นี้เรามาดูปรากฎการณ์ใหม่ที่กำลังเกิดขึ้นทั้งในประเทศไทยและต่างประเทศกันนะครับ นั่นคือการเกิดขึ้นของหน้าที่หรือตำแหน่งใหม่ในองค์กร นั้นคืองานบริหารกลยุทธ์ (Strategic Management) ท่านผู้อ่านอาจจะงงนะครับว่าผมกำลังจะนำเสนอถึงอะไร ท่านผู้อ่านคงจะทราบถึงความสำคัญของกลยุทธ์ต่อการประสบความสำเร็จขององค์กรในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือเอกชน โดยประเด็นในเรื่องของกลยุทธ์ในที่นี้ครอบคลุมตั้งแต่การกำหนดทิศทาง และกลยุทธ์ขององค์กร เรื่อยไปถึงการนำกลยุทธ์ไปใช้ให้เกิดผลในทางปฏิบัติ (Strategic Execution) ปัจจุบันผู้บริหารระดับสูงได้ให้ความสำคัญกับงานทางด้านกลยุทธ์มากขึ้น แต่ปัญหาสำคัญก็คือตัวผู้บริหารสูงสุดเองก็ไม่ได้มีเวลาอย่างเต็มที่ที่จะมาทุ่มให้กับงานทางด้านกลยุทธ์ อีกทั้งการเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดล้อมในปัจจุบันก็ทำให้กลยุทธ์ต้องมีลักษณะที่สามารถยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้งานด้านกลยุทธ์ไม่ควรที่จะเป็นงานฝาก หรืองานที่ทำปีละครั้งอีกต่อไป 

พัฒนาการที่เริ่มพบเห็นในองค์กรหลายแห่งในเมืองไทย ก็คือเริ่มที่จะมีตำแหน่งของผู้บริหารที่มีบทบาท หน้าที่ รับผิดชอบเกี่ยวกับงานบริหารกลยุทธ์ขององค์กรโดยตรง บางองค์กรเรียกบุคคลเหล่านี้ว่าเป็นตำแหน่ง Strategic Management Officer (SMO) หรือStrategic Alignment Executive หรือ Strategic Transformation Manager โดยบุคคลเหล่านี้จะทำหน้าเป็นเหมือนกับแขนขวาของผู้บริหารสูงสุดในด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ สิ่งที่ผู้บริหารที่รับหน้าที่ดังกล่าว จะต้องให้ความสำคัญได้แก่ 1) การกำหนดทิศทาง และกลยุทธ์ขององค์กร 2) การแปลงกลยุทธ์ไปสู่แผนปฏิบัติ รวมถึงความเชื่อมโยงกับงบประมารณที่จะต้องใช้ 3) การแปลงกลยุทธ์จากระดับองค์กรลงไปสู่ระดับหน่วยงานต่างๆ 4) การกระตุ้นและสร้างกลไกให้หน่วยงานต่างๆ มีการปฏิบัติตามกลยุทธ์ 5) การพัฒนาเครื่องมือในการติดตามและตรวจสอบการดำเนินงานตามกลยุทธ์ขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ รวมทั้งทำหน้าที่ในการติดตามการดำเนินงานตามกลยุทธ์ด้วย 6) การปรับเปลี่ยนและทบทวนกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนไป 7) งานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ขององค์กร

ท่านผู้อ่านอาจจะตกใจนะครับว่าทำไมดูแล้ว ความรับผิดชอบช่างครอบจักรวาลเสียเหลือเกิน เราต้องอย่าลืมนะครับว่างานทั้งเจ็ดประการข้างต้นเป็นประเด็นทางด้านกลยุทธ์สำคัญที่ควรจะต้องเกิดขึ้นในทุกองค์กร และในอดีตงานเหล่านี้ก็มักจะถูกฝากฝังไว้ตามหน่วยงานต่างๆ หรือไม่ก็ถูกละเลยและไม่ค่อยได้รับความสนใจจากผู้บริหารสูงสุดเท่าใด ดังนั้นการมีบุคคลที่ทำหน้าที่ดังกล่าวก็คงไม่ถือว่าเกินเลยไปหรอกครับ และต้องอย่าลืมด้วยนะครับว่าผู้ที่ทำหน้าที่บริหารงานกลยุทธ์ดังกล่าวไม่ได้ทำงานทั้งหมดเพียงคนเดียวนะครับ แต่จะต้องทำหน้าที่เป็นผู้คอยผลักดันและกระตุ้นให้งานทางกลยุทธ์เกิดขึ้นผ่านทางผู้บริหารสูงสุดและผู้บริหารของหน่วยงานต่างๆ มากกว่า เรียกง่ายๆ ว่าบุคคลผู้นี้จะต้องทำหน้าที่เป็น Facilitators ให้กับผู้บริหารระดับสูงในการผลักดันให้กลยุทธ์เกิดขึ้น เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรมากกว่า

ท่านผู้อ่านบางท่านอาจจะบอกว่าที่องค์กรของท่านก็มีผู้บริหารและหน่วยงานที่ทำหน้าที่ดังกล่าวอยู่ก็คือ ฝ่ายวางแผน (แล้วแต่จะเรียกได้นะครับ บางแห่งก็เรียกว่าเป็น Corporate Planning หรือ ฝ่ายแผนและพัฒนา หรือ ฝ่ายแผนและงบประมาณ ฯลฯ) ท่านผู้อ่านก็คงต้องย้อนกลับไปดูที่องค์กรของท่านดูนะครับว่าฝ่ายวางแผนในองค์กรของท่านทำหน้าที่ในด้านงานบริหารกลยุทธ์ด้วยหรือไม่ หรือทำหน้าที่ตามงานประจำมากกว่า เนื่องจากในหลายๆ องค์กร ฝ่ายแผน ทำหน้าที่ออกแบบฟอร์ม ให้หน่วยงานต่างๆ ไปกรอก แล้วตนเองก็ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลของหน่วยงานต่างๆ แล้วก็จัดทำรายงาน หรือทำงบประมาณ โดยไม่ได้ให้ความสนใจและความสำคัญต่อทิศทางและกลยุทธ์ขององค์กรแต่อย่างใด เรียกได้ว่ามุ่งเน้นแต่งานประจำเป็นหลัก ซึ่งถ้าเป็นในกรณีดังกล่าวก็คงจะบอกได้ว่าในองค์กรของท่านยังขาดบุคคลหรือหน่วยงานที่ทำหน้าที่ในด้านบริหารงานกลยุทธ์อยู่นะครับ

ผู้ที่รับผิดชอบงานบริหารกลยุทธ์ของแต่ละองค์กรจะต้องเป็นหนึ่งในทีมผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ในองค์กรส่วนใหญ่จะมีลูกน้องขึ้นตรงบ้างแต่ก็ไม่มากเท่าใด งานของบุคคลผู้นี้จะต้องเข้าไปเกี่ยวข้องกับทุกหน่วยงานภายในองค์กร โดยจะต้องเข้าไปประสานงานและผลักดันกลยุทธ์ให้เกิดขึ้นในทุกหน่วยงาน งานตรงนี้ถือเป็นงานใหม่อย่างหนึ่งที่ยังไม่มีในหลายๆ องค์กร เนื่องจากแต่ละหน่วยงานก็จะอยู่กันเป็นแท่งๆ โดยไม่มีบุคคลหรือหน่วยงานใดที่ทำหน้าที่ในการกระตุ้นให้เกิดการผลักดันและทำงานในลักษณะข้ามสายงาน อาจจะเรียกได้ว่าจะต้องเป็นผู้ที่เข้าไปยุ่งกับทุกหน่วยงานเพื่อผลักดันกลยุทธ์ให้เกิดขึ้นเป็นผลสำเร็จให้ได้

ลองมาดูบทบาทหน้าที่ของ Strategic Management Officer กันก่อนนะครับว่าควรจะมีอะไรบ้าง

1. การกำหนดและวางแผนกลยุทธ์ กลยุทธ์ที่มีการกำหนดไว้อย่างดีถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่กลยุทธ์ที่ดีเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ การนำกลยุทธ์ไปใช้ให้เกิดผลในทางปฏิบัติก็เป็นสิ่งสำคัญ และจะต้องมีความเชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิดระหว่างกระบวนการในการกำหนดแผนและการนำแผนไปปฏิบัติด้วย
2. การทำให้ทั้งองค์กรมีการดำเนินงานไปภายใต้ทิศทางและกลยุทธ์เดียวกัน (Alignment)ความเชื่อมโยงและสอดคล้องกันระหว่างกลยุทธ์ ผู้บริหารในหน่วยงานต่างๆ และบุคลากรต่างๆ เป็นปัจจัยสำคัญที่ก่อให้เกิดคุณค่าให้กับลูกค้า นอกจากนี้ยังจะต้องมีการกำหนดและจัดลำดับความสำคัญของประเด็นทางด้านกลยุทธ์ที่องค์กรจะต้องมุ่งเน้นและให้ความสำคัญด้วย
3. การนำกลยุทธ์ที่ได้มีการกำหนดขึ้น ไปสื่อสารให้บุคลากรในองค์กรได้รับทราบ จะพบว่ามีความสัมพันธ์กันระหว่างระดับความเข้าใจของบุคลากรต่อกลยุทธ์ กับความสามารถของบุคลากรในการนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ ดังนั้นหน้าที่ของผู้บริหารงานกลยุทธ์ประการหนึ่งจึงหนีไม่พ้นการสื่อสารและถ่ายทอดกลยุทธ์ให้เป็นที่รับรู้และเข้าใจของบุคลากรภายในองค์กร
4. การพัฒนาระบบในการติดตามการดำเนินงานตามกลยุทธ์ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือการสร้างตัวชี้วัด เพื่อสะท้อนภาพของกลยุทธ์ ในบางองค์กรที่ได้มีการนำระบบ Balanced Scorecard มาใช้ ก็จะเป็นหน้าที่ของบุคคลผู้นี้ในการรับผิดชอบต่อการนำ Balanced Scorecard มาใช้ภายในองค์กร
5. การเป็นผู้รับผิดชอบต่อการพัฒนาและกำกับกระบวนการในการพัฒนาแผนปฏิบัติการที่มีความเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ขององค์กร รวมทั้งความเชื่อมโยงต่อไปยังระบบงบประมาณขององค์กรด้วย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าบุคคลผู้นี้จะเป็นผู้เขียนกลยุทธ์และกำหนดงบประมาณนะครับ เพียงแต่เขาจะต้องเป็นผู้ดูแลความเชื่อมโยงระหว่างกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ และงบประมาณ
6. การเป็นผู้รับผิดชอบดูแลการทบทวนผลการดำเนินงานขององค์กร เนื่องจากองค์กรควรจะต้องมีกระบวนการในการทบทวนกลยุทธ์ขององค์กรอย่างสม่ำเสมอ การประชุมเพื่อทบทวนกลยุทธ์ขององค์กรนี้จะเป็นเครื่องมือในการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดล้อมที่เกิดขึ้น
7. การเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเปลี่ยนแปลงในเชิงกลยุทธ์ ทั้งนี้เนื่องจากการนำกลยุทธ์มาใช้ในองค์กร ย่อมจะหนีไม่พ้นที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ เกิดขึ้น ดังนั้นผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้บริหารงานกลยุทธ์ จึงจะต้องทำหน้าที่ในการเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ (Strategic Change)

ท่านผู้อ่านลองกลับไปพิจารณาดูนะครับว่าในองค์กรท่านควรที่จะมีผู้บริหารที่ทำหน้าที่ในการบริหารงานกลยุทธ์หรือยัง? ในองค์กรหลายแห่งเขาเริ่มมีกันแล้วนะครับ ถ้าท่านยังไม่มีอาจจะทำให้การพัฒนาและนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติไม่ประสบผลเท่าที่ควรนะครับ