21 July 2005

คำว่า “เวลาไม่พอ” กลายเป็นคำฮิตที่ติดปากคนทำงานจำนวนมากในปัจจุบัน ในปัจจุบันดูเหมือนว่ามีสิ่งที่จะต้องทำมากกว่าเวลาที่มีอยู่ ผมเคยไปเจอผู้บริหารระดับกลางแก้ตัวกับผู้บริหารระดับสูงของตนว่าสาเหตุที่ทำงานไม่ทันนั้นเนื่องจากเวลาไม่พอ ท่านผู้อ่านทราบไหมครับว่าผู้บริหารระดับสูงท่านนั้นตอบกลับมาว่าอย่างไร เขาตอบว่า “เมื่อคืนได้นอนหรือเปล่า? ถ้าได้นอนแสดงว่ายังมีเวลาเหลืออยู่ จะมาบ่นไม่ได้ว่าเวลาไม่พอ” ไม่รู้จะบอกว่าโหดร้ายหรือสัจจธรรมดีครับ

ผมจำได้ว่าเคยเขียนเกี่ยวกับเรื่องการบริหารเวลาไปหลายครั้ง แต่ในครั้งนี้อยากจะเสนออีกมุมมองหนึ่งว่า ปัญหาเรื่องของเวลาไม่พอนั้นส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดขึ้นจากปัจจัยภายนอกหรอกครับ แต่เป็นเนื่องจากนิสัยภายในของแต่ละคน ซึ่งสามารถที่จะแก้ไขได้ ลองนึกดูนะครับ โดยปกติเรามักจะชอบอ้างว่าสาเหตุที่เวลาไม่พอนั้นเนื่องจากคนอื่นต้องการเวลาของเราไปหมด หรือ มีงานที่ต้องทำเยอะไปหมด หรือ เกิดขึ้นจากเจ้านายที่มอบหมายงานใหม่ๆ ให้เต็มไปหมด แต่ถ้ามองอีกมุมมองหนึ่งจะพบว่ามักจะเกิดขึ้นจากอุปนิสัยส่วนตัวของเราเอง

อุปนิสัยที่เป็นสาเหตุสำคัญต่อปัญหาการบริหารเวลาคือ เรามักจะต้องการที่จะทำเกินเวลาและความสามารถที่เรามีอยู่ (Overreaching) ซึ่งปัญหานี้มักจะเกิดขึ้นในหมู่ผู้บริหารที่มีความมุ่งมั่น ทุ่มเทและต้องการความก้าวหน้า ท่านผู้อ่านลองนึกถึงตัวท่านเองก็ได้ครับว่า เมื่อใดก็ตามที่มีโอกาสหรือสถานการณ์อำนวย เรามักจะชอบรับงานหรือโอกาสใหม่ๆ ที่มีความท้าทายเข้ามา โดยลืมคิดไปว่าจะมีเวลาไปทำงานให้งานเหล่านั้นสำเร็จได้อย่างไร? บุคคลเหล่านี้มักจะมีเจตนาที่ดี มีความมุ่งมั่น และต้องการเห็นการพัฒนา (ทั้งในตัวเองและในหน่วยงานที่ตนเองอยู่) ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่โอกาสหรือความท้าทายใหม่ๆ เข้ามาเพื่อพัฒนาตนเองและองค์กร ก็มักจะเปิดแขนรับโอกาสและความท้าทายนั้น โดยลืมคิดถึงเวลาที่ตนเองมีอยู่ ตัวอย่างง่ายๆ ครับ สมมติว่าท่านไปอบรมในเรื่องหนึ่ง และพบว่าสิ่งที่ได้เรียนรู้นั้นถ้ามีโอกาสนำมาปรับใช้ในการทำงาน ควรจะเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานท่าน ดังนั้นท่านจึงเริ่มที่จะนำสิ่งที่ได้เรียนมาไปปรับใช้ โดยลืมคิดถึงเวลาที่ท่านและคนในหน่วยงานมีอยู่ (งานประจำเดิมๆ ก็ต้องทำ + งานใหม่ๆ ที่เข้ามาอย่างต่อเนื่อง) สุดท้ายก็ทำงานไม่เสร็จซักอย่างครับ

ทีนี้เรามาดูกันนะครับว่ามีแนวทางในการแก้ไขอุปนิสัยที่นำไปสู่การไม่มีเวลา ในลักษณะข้างต้นได้อย่างไร

เริ่มต้นจากการทำความเข้าถึงบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ เป้าหมาย และลำดับความสำคัญของงานตนเองให้ชัดเจน – อาจจะดูเหมือนง่ายแต่ไม่ง่ายนะครับ ท่านผู้อ่านต้องอย่าลืมว่าเกือบทุกสัปดาห์มักจะมีเรื่องใหม่ๆ เข้ามาให้ทำได้เสมอ และถ้าเรามัวแต่เต้นตามเรื่องใหม่ๆ ที่เข้ามาทุกสัปดาห์งานหลักที่เราจะต้องทำก็ไม่สำเร็จ ท่านผู้อ่านจะต้องสามารถจัดลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะต้องทำ โดยพิจารณาจากเป้าหมายในการทำงานของหน่วยงานและองค์กรท่าน ในขณะเดียวกันท่านก็ต้องคิดว่าถ้างานใดที่ไม่ทำแล้วจะก่อให้เกิดความเสียหายที่ร้ายแรงต่อหน่วยงานและองค์กรของท่าน

ประการที่สองคือการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งถือเป็นเรื่องพื้นฐานที่ควรจะปฏิบัติกันโดยทั่วไป ประเด็นสำคัญก็คือจะต้องรู้จักมอบหมายงานให้กับคนที่มีทักษะ ความรู้ ความสามารถที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ 

ประการที่สาม ค่อนข้างยากแต่ควรจะทำครับ นั้นคือท่านผู้อ่านจะต้องสามารถหักห้ามใจตนเองไว้ให้ได้ที่จะไม่เข้าไปทำงานแทนลูกน้อง (หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายงาน) เพียงเพราะคนผู้นั้นไม่สามารถทำงานได้ตามมาตรฐานที่ท่านตั้งไว้ ประเด็นนี้มักจะเกิดกับผู้นำที่เก่งๆ ครับ เนื่องจากเมื่อมอบหมายงานให้ลูกน้องทำแล้ว รู้สึกว่าลูกน้องไม่สามารถทำงานได้เทียบเท่ากับที่ตนเองทำ ผู้นำนั้นก็จะอดใจไม่ไหวที่จะเข้าไปทำเอง ซึ่งถ้าท่านทำแบบนั้นอยู่ตลอดเวลา สิ่งที่จะเกิดขึ้นก็คือท่านจะมีปัญหาในเรื่องเวลาอย่างมาก เนื่องจากงานใหญ่ๆ ก็ต้องทำ งานที่มอบหมายให้ลูกน้องไปแล้ว ก็ต้องรับกลับมาทำเองตลอด สิ่งที่ควรจะทำคือสนับสนุนให้ลูกน้องเราได้พัฒนาทักษะ ความสามารถที่จำเป็น เพื่อเพิ่มขีดความสามารถและศักยภาพของลูกน้อง โดยตัวผู้นำเองจะต้องทำหน้าที่เป็นเหมือนกระจกเงาในการสะท้อนภาพและชี้นำการทำงานของลูกน้อง ถ้าสุดท้ายแล้วลูกน้องยังไม่สามารถทำงานได้อยู่ดี ท่านผู้อ่านก็จะได้เรียนรู้ถึงศักยภาพและความสามารถที่แท้จริงของลูกน้อง วันข้างหน้าจะได้มอบหมายงานที่เหมาะสมกับความสามารถของเขาต่อไป

ประการที่สี่ จะต้องอย่าหลงคิดว่างานทุกอย่างเป็นงานที่มีความสำคัญและจะต้องทำ งานหรือโอกาสบางอย่างอาจจะไม่มีความจำเป็นและสำคัญต่อตัวท่านเท่ากับงานบางชิ้น เราจะต้องสามารถที่จะเลือกระหว่างงานหรือที่ฝรั่งเขาเรียกว่า Trade-off คงจะยากที่จะทำทุกอย่างได้ แต่เลือกในสิ่งที่สำคัญและดีที่สุดสำหรับตัวท่านและหน่วยงาน

ประการสุดท้าย คือต้องสามารถพูดคำว่า “ไม่” โดยเฉพาะต่องานหรือสิ่งที่จะทำให้ท่านไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ท่านผู้อ่านบางท่านอาจจะพูดคำว่า “ไม่” ไม่เป็น (ประเภทเกรงใจคน) แต่ขอให้ลองนึกดูนะครับ ว่าถ้าพูดคำว่า “รับทำ” แล้วจะส่งผลต่อชีวิตท่านในอนาคตอย่างไร เมื่อคิดไปในอนาคตแบบนั้นได้แล้ว ก็จะทำให้การพูดว่า “ไม่” ง่ายขึ้นสำหรับทุกท่าน

ลองนำหลักการข้างต้นไปปรับใช้ดูนะครับ อาจจะเป็นส่วนหนึ่งของแนวทางการบริหารเวลา แต่จะสำเร็จหรือไม่ก็คงจะขึ้นอยู่กับตัวเราเป็นหลักนะครับ