ทำอย่างไรเมื่อตั้งใจ แต่ระบบไม่ให้?

7 November 2004

ท่านผู้อ่านหรือบุคคลใกล้ตัวท่านเคยเจอสถานการณ์ในลักษณะนี้บ้างไหมครับ? นั่นคือท่านมีความมุ่งมั่นและตั้งใจที่จะทำงานให้กับองค์กร โดยท่านเชื่อว่าสิ่งที่ท่านจะทำนั้นจะต้องก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมากมาย แต่แล้วความตั้งใจของท่านก็เผชิญกับอุปสรรค ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจากระบบ ระเบียบ ขั้นตอนต่างๆ ทรัพยากรที่จำกัด หรือแม้กระทั่งทัศนคติของเพื่อนร่วมงาน และเมื่อใดที่ท่านเจออุปสรรคเหล่านี้ท่านก็จะเกิดอารมณ์เสีย หงุดหงิด ท้อแท้ หรือแม้ในบางกรณีก็ตัดสินใจที่จะไม่ทำอะไรไปเลย (อาจจะรู้สึกสะใจเล็กๆ ครับ) อาการข้างต้นผมเชื่อว่าจะเป็นสิ่งที่เราพบเจอได้ในทุกองค์กรและตลอดเวลาด้วย และสุดท้ายทั้งตัวท่านเองและองค์กรก็จะไม่ได้รับประโยชน์อันใด วันนี้ผมเลยอยากจะเสนอทางเลือกหรือแนวทางเพื่อให้ท่านผู้อ่านได้ลองพิจารณากันนะครับว่าจะทำอย่างไรดีเมื่อเจอสถานการณ์ข้างต้น ซึ่งประเด็นที่สำคัญก็คือเมื่อท่านเข้าไปอยู่ในสถานการณ์นั้น ถ้าท่านมัวแต่ไปยุ่งหรือสนใจกับข้อจำกัดที่เกิดขึ้น หรือสิ่งที่ท่านไม่สามารถทำได้ จะทำให้ท่านลืมนึกถึงแนวทางเลือกอื่นๆ ที่ท่านสามารถทำได้

จริงๆ แล้วเราก็ต้องยอมรับกันนะครับว่าข้อจำกัดต่างๆ ที่เราเจอในการทำงานเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริงๆ แต่ถ้ามองในอีกมุมหนึ่งข้อจำกัดเหล่านั้นไม่ได้ไม่มีช่องว่างให้เราสามารถหาทางเอาชนะมันได้ อย่างแรกท่านผู้อ่านลองเขียนประเด็นต่างๆ ที่ท่านมองว่าเป็นอุปสรรคให้ชัดเจนซิครับ มันอาจจะทำให้ท่านผู้อ่านพอจะคิดอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับการเอาชนะข้อจำกัดและอุปสรรคต่างๆ แทนที่จะมัวบ่นเกี่ยวกับข้อจำกัดและอุปสรรคต่างๆ ลองเขียนลงไปให้ชัดเจนเลยครับว่าอุปสรรคหรือข้อจำกัดที่ท่านเผชิญมีอะไรบ้าง มันอาจจะทำให้ท่านเห็นภาพของปัญหาและทางออกได้ดีขึ้น และท่านอาจจะพบนะครับว่าจริงๆ แล้วสิ่งที่ท่านคิดว่าเป็นข้อจำกัดหรืออุปสรรคนั้น อาจจะไม่ได้เป็นข้อจำกัดต่อความตั้งใจของท่านอย่างที่ท่านคิดเลย และเมื่อเหลือข้อจำกัดที่เป็นอุปสรรคจริงๆ เพียงไม่กี่ข้อแล้ว ท่านก็สามารถที่จะใช้ความพยายามของท่านในการเอาชนะอุปสรรคนั้นได้ไม่ยาก โดยอาจจะหาวิธีการใหม่ๆ ที่เหมาะสม (ที่สำคัญก็คือจะต้องคิดในเชิงบวกพอสมควรนะครับ ไม่ใช่ว่ามองแต่ด้านลบตลอดจนไม่มีความพยายามเหลืออยู่)

ในขณะเดียวกันในบางสถานการณ์ ถึงแม้ท่านจะพยายามที่จะเอาชนะอุปสรรคต่างๆ เพียงใด ท่านก็จะพบว่าท่านไม่สามารถเอาชนะอุปสรรคหรือข้อจำกัดทั้งหมดที่มีได้ ผมพบว่าบุคคลส่วนใหญ่มักจะมีปฏิกริยาในสองลักษณะ นั่นคือบางคนอาจจะยอมแพ้และเลิกพยายามไปเลย แถมยังรู้สึกเจ็บใจ น้อยใจ เสียใจ จากข้อจำกัดและอุปสรรคเหล่านั้น ในขณะเดียวกันคนอีกกลุ่มหนึ่งก็อาจจะพยายามต่อไปเรื่อยๆ โดยยังใช้ข้อเสนอและวิธีการแบบเดิมๆ และสุดท้ายก็จะเจ็บตัวเนื่องจากไม่สามารถฟันฝ่าอุปสรรคเหล่านั้นได้ จริงๆ แล้วท่านผู้อ่านสามารถเลือกวิธีที่ยืดหยุ่นในการจัดการข้อจำกัดเหล่านั้นได้ โดยท่านผู้อ่านอาจจะทางประนีประนอมแทน นั่นคือท่านผู้อ่านอาจจะไม่ได้ในทุกสิ่งที่ต้องการ แต่ก็อาจจะเลือกที่จะได้ในบางสิ่ง เราเรียกวิธีนี้ว่า Trade-offs ครับ ที่สำคัญท่านผู้อ่านจะต้องแยกให้ออกระหว่างสิ่งที่ต้องทำให้ได้ (Must-Have) กับสิ่งที่ “ถ้าได้ก็ดี” (Nice-to-Have) ครับ เนื่องจากบางสิ่งบางอย่างก็เป็นสิ่งที่จำเป็นจริงๆ ที่จะต้องทำให้เกิดขึ้น แต่บางสิ่งไม่มีความจำเป็นขนาดนั้น แต่ถ้าได้ก็ดี ยิ่งถ้าท่านผู้อ่านแยกระหว่างปัจจัยทั้งสองลักษณะได้มากเท่าใดก็จะยิ่งทำให้ท่านพอจะหาทางบรรลุสิ่งที่ต้องการจริงๆ มากได้เท่านั้น เนื่องจากท่านผู้อ่านอาจจะสละสิ่งที่เป็น Nice-to-Have เพื่อที่จะทำให้ท่านได้รับสิ่งที่เป็น Must-Have แทน

อีกทางออกหนึ่งครับที่น่าสนใจ แต่จะปฏิบัติก็ต้องระวังหน่อยแล้วกัน ก็คือ ถ้าท่านเจอกฎ ระเบียบ ขั้นตอน หรือแม้กระทั่งกระบวนการที่ทำให้เป็นอุปสรรค ผู้บริหารที่มีความมุ่งมั่นจริงๆ ไม่ยอมอยู่นิ่งต่อกฎ ระเบียบเหล่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะทำการตั้งข้อสงสัยหรือไม่ยอมรับต่อระเบียบและขั้นตอนที่ล้าสมัย หรือไม่เหมาะสมต่อสถานการณ์ในปัจจุบัน หรือในบางกรณีก็ยอมที่จะทำผิดระเบียบหรือขั้นตอน เพื่อให้งานสำเร็จ โดยผมเคยเจอผู้บริหารบางท่านเขาบอกเลยครับว่า ยอมที่จะกล่าวคำขอโทษภายหลัง (เมื่องานเสร็จตามเป้าหมาย) ดีกว่าจะต้องมาเสียเวลาขออนุญาตหรือทำตามขั้นตอนบางประการที่ไม่เหมาะสม (อ่านดูแล้วท่านผู้อ่านก็ต้องใช้วิจารณญาณของท่านด้วยนะครับ ไม่ได้แนะนำให้ทำตลอดเวลา)

ในบางครั้งข้อจำกัดหรืออุปสรรคก็ไม่ได้มาจากพวกระเบียบ ขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเป็นทางการนะครับ แต่เป็นสิ่งที่ไม่ได้เขียนไว้อย่างเป็นทางการที่กลายเป็นอุปสรรคหรือข้อจำกัดต่อการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น สิ่งที่เคยปฎิบัติกันมา ค่านิยม ทัศนคติ บรรทัดฐาน ความเชื่อ ความคาดหวัง หรือพฤติกรรมของบุคคลบางคน ท่านผู้อ่านลองสังเกตดูนะครับ หลายๆ ครั้งเราจะพบว่าสิ่งที่ไม่ได้เขียนหรือระบุไว้อย่างเป็นทางการเหล่านี้อาจจะเป็นอุปสรรคหรือข้อจำกัดต่อการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย มากกว่าระเบียบ ขั้นตอนที่เขียนไว้อย่างเป็นทางการด้วยซ้ำไป วิธีการในการแก้ไขที่ดีที่สุดเมื่อเจอสถานการณ์เหล่านี้ก็คือท่านจะต้องอย่าทำให้สิ่งเหล่านี้อยู่อย่างเดิม แต่จะต้องนำประเด็นเหล่านี้ขึ้นมาและให้เขียนหรือระบุออกมาให้ชัดเจนไปเลยครับ เพื่อให้ประเด็นที่มันกำกวมและขึ้นอยู่กับตัวบุคคลได้ถูกเขียนและเป็นสิ่งที่รับรู้กันอย่างชัดเจน

ข้อเสนอต่างๆ ข้างต้นคงจะไม่ใช่สูตรสำเร็จในการแก้ไขปัญหาที่นำเสนอในตอนต้นนะครับ แต่ท่านผู้อ่านก็ต้องลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ