ทำอย่างไรถึงจะเกิดการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร?

27 February 2005

ผมเชื่อว่าในระยะสองสามปีที่ผ่านมา ท่านผู้อ่านจะได้ยินเกี่ยวกับแนวความคิดในเรื่องของการบริหารความรู้ (Knowledge Management) กันมากขึ้น จนกระทั่งได้กลายเป็นคำศักดิ์สิทธิ์คำหนึ่งในแวดวงด้านการบริหาร ภายใต้หลักการของการบริหารความรู้นั้น แนวคิดของการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร (Knowledge หรือ Idea Sharing) ถือเป็นแนวคิดที่สำคัญ เนื่องจากเราถือว่าแทนที่จะไปเสาะแสวงหาความรู้ใหม่ๆ จากภายนอก ทำไมเราไม่นำความรู้หรือแนวคิดที่ดีๆ ที่มีอยู่ในองค์กรมาแบ่งใช้ร่วมกัน มีตัวอย่างขององค์กรในต่างประเทศเป็นจำนวนมากที่นำความรู้ เทคนิค หรือแนวคิดที่ได้จากหน่วยงานหนึ่ง ไปแบ่งปันใช้ร่วมกันในองค์กร แล้วก็ทำให้องค์กรได้รับประโยชน์อย่างมาก ซึ่งประโยชน์ที่เห็นชัดเจนที่สุดก็หนีไม่พ้นในเรื่องของการประหยัดต้นทุน

แนวคิดในการแบ่งปันความรู้ระหว่างกันภายในองค์กร ฟังดูแล้วก็เป็นแนวคิดที่ดีนะครับ แต่หลายๆ ท่านก็จะนึกต่อครับว่า แนวคิดดังกล่าวเป็นแนวคิดที่ดีจริง แต่ก็เป็นแนวคิดในเชิงอุดมคตินะครับ ในการทำงานจริงๆ เราหาหรือเจอกรณีที่น้อยมากที่มีการแบ่งปันความรู้ที่สำคัญระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร ไอเดียดีๆ หลายๆ อย่างที่เกิดขึ้นในองค์กร แทนที่จะถูกนำมาแบ่งปันกันใช้ กลับไม่ได้มีการนำมาใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ คำถามสำคัญก็คือทำไมถึงเป็นอย่างนั้นครับ?

Paul Michelman ได้เขียนไว้ในวารสาร Harvard Management Update เดือนกุมภาพันธ์ 2548 ไว้ว่าสาเหตุสำคัญที่องค์กรไม่สามารถใช้ประโยชน์จากความรู้และไอเดียต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรได้อย่างเต็มที่ก็เนื่องจากมาปัญหาที่สำคัญสามประการครับ ประการแรก ก็คือขาดกระบวนการหรือขั้นตอนอย่างเป็นทางการที่กระตุ้นหรือช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยน และแบ่งปันความรู้ ไอเดียต่างๆ ภายในองค์กร ประการที่สอง ก็คือ บุคลากรขาดแรงจูงใจที่จะแบ่งปันหรือถ่ายทอดความรู้ หรือถ้าในอีกนัยหนึ่งก็คือบุคลากรไม่ได้ประโยชน์ (ไม่ว่าจะเป็นในเชิงรางวัล ผลตอบแทน หรือสิ่งจูงใจ) ในการถ่ายทอดความรู้ภายในองค์กร และประการสุดท้าย (และสำคัญที่สุดครับ) ก็คือเรายังคิดว่าการมีความรู้ คือการมีอำนาจ (Knowledge is Power) ดังนั้นผู้ที่มีความรู้หรือไอเดียที่เหนือกว่าผู้อื่น ย่อมที่จะมีผลการทำงานที่ดีกว่าผู้อื่นด้วย และย่อมนำไปสู่ผลตอบแทนที่ดีกว่าผู้อื่น 

ท่านผู้อ่านลองดูตัวอย่างง่ายๆ ก็ได้ครับ สมมติว่าบริษัทผมมีนโยบายการประหยัดพลังงาน โดยมีตัวชี้วัดเป็นมูลค่าพลังงานลดลงเทียบกับระยะเวลาเดียวกันของปีก่อน สมมติว่าฝ่ายผมสามารถหาวิธีการที่ทำให้สามารถประหยัดพลังงานลงได้ (โดยผลงานไม่ลดด้วย) ผมเองก็อาจจะเก็บความรู้นั้นไว้กับตัว เนื่องจากพอถึงสิ้นปี เมื่อวัดผลการดำเนินงานกันแล้ว ฝ่ายผมสามารถประหยัดพลังงานได้มากที่สุด และย่อมนำไปสู่รางวัลหรือสิ่งจูงใจที่ฝ่ายของผมจะได้รับ เป็นอย่างไรครับ ผมเชื่อว่าทุกท่านคงจะเคยเจอเหตุการณ์ในลักษณะดังกล่าวมาบ้างนะครับ

เราอาจจะกล่าวได้นะครับว่า โดยปกติแล้วคนไม่อยากที่จะแบ่งปันความรู้ระหว่างกันภายในองค์กร เนื่องจากความรู้เหล่านั้นเป็นตัวที่ทำให้เกิดความได้เปรียบเหนือเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกัน ซึ่งคงไม่ใช่เรื่องผิดปกติหรอกนะครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันที่มุ่งเน้นในเรื่องของการแข่งขันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการแข่งขันระหว่างองค์กรด้วยกัน หรือการแข่งขันระหว่างหน่วยงานและบุคลากรในองค์กรเดียวกัน ถึงแม้ผู้บริหารจะพยายามให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมและการแบ่งปันร่วมกัน แต่ก็ขาดเครื่องมือหรือกลไกที่จะทำให้บุคลากรต้องมีการแบ่งปันความรู้หรือไอเดียระหว่างกันครับ อย่างไรก็ดีไม่ได้หมายความว่ากรณีข้างต้นจะพบเจอในทุกองค์กรนะครับ ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับตัววัฒนธรรมและค่านิยมในการทำงานขององค์กรนั้นเป็นหลักครับ ผมเพิ่งเจอองค์กรหนึ่ง (ขอเอ่ยชื่อครับ ปูนซิเมนต์อุตสาหกรรม ซึ่งเป็นบริษัทลูกของเครือซิเมนต์ไทย) ที่ผู้บริหารและบุคลากรเขาพร้อมที่จะแลกเปลี่ยนความรู้และเทคนิคต่างๆ ตลอดเวลาครับ เขาจะจัดให้มีกิจกรรม Show and Share ระหว่างบริษัทย่อยต่างๆ เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ ระหว่างหน่วยงานต่างๆ ของปูนซิเมนต์อุตสาหกรรม ซึ่งเท่าที่เคยได้มีโอกาสเข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าว ก็ต้องยอมรับว่าผู้บริหารทั้งหมดพร้อมและยินดีที่จะแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกันจริงๆ

หรือจะมาดูแนวทางของ Jack Welch ที่จีอีดูก็ได้ครับ ทุกปีเขาจะมีการประชุมผู้บริหารระดับสูง 500 คนของบริษัท ซึ่ง Welch จะถามผู้บริหารในไอเดียหรือความรู้ใหม่ๆ ที่พวกเขาได้พัฒนาและใช้ขึ้นในหน่วยงาน พร้อมทั้งถามต่อว่าได้มีการนำไอเดียเหล่านั้นไปเผยแพร่ให้หน่วยงานอื่นอย่างไรบ้าง ถ้าไอเดียไหนที่ดี Welch จะไม่ชมทันทีครับ แต่จะถามต่อว่า “แล้วใครบ้างที่ใช้อยู่” Welch เขาจะให้รางวัล การยกย่อง การยอมรับต่อผู้บริหารที่ไม่ได้เพียงแต่พัฒนาไอเดียขึ้นมาใหม่นะครับ แต่ต้องเป็นผู้ที่เผยแพร่ไอเดียนั้นออกไปยังหน่วยงานอื่นในจีอีด้วย แต่ถ้าไปเจอใครที่มีไอเดียดีๆ แล้วไม่ยอมแบ่งปัน ก็จะกล่าวหาเลยครับว่าเป็นพวกหวงสิ่งดีๆ ไว้กับตัว ซึ่งผิดหลักการบริหารที่ดี และอาจจะนำไปสู่การให้ออกได้

กรณีของจีอีอาจจะแรงไปสำหรับองค์กรจำนวนมากนะครับ แต่ผมว่าก็เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงความเอาใจใส่ของผู้บริหารระดับสูงในการทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กรครับ ในสัปดาห์หน้าเราจะมาดูกันต่อนะครับว่าสำหรับองค์กรที่ยังมีปัญหาในการแบ่งปันความรู้และไอเดียภายในองค์กร จะมีแนวทางในการบริหารจัดการอย่างไรบ้าง