22 January 2005

สองสัปดาห์ที่ผ่านมาผมนำเสนอเรื่องเกี่ยวกับ อาการ Attention Deficit Trait หรือ ADT โดยนำมาจาก วารสาร Harvard Business Review ฉบับเดือนมกราคม 2548 ในบทความชื่อ Why Smart People Underperform เขียนโดย Edward M. Hallowell ซึ่งเป็นจิตแพทย์ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในโรคที่เกี่ยวกับสมองและสมาธิทั้งหลาย สัปดาห์ที่แล้วเป็นเรื่องเกี่ยวกับแนวทางในการป้องกันตนเองจากการเป็นโรค ADT ซึ่งยังไม่จบดี ผมก็เลยขอต่อในสัปดาห์นี้นะครับ

ดังที่เรียนไว้ตั้งแต่ต้นแล้วครับว่า ADT ไม่ได้เกิดจากพันธุกรรมหรือความผิดปกติทางการแพทย์ แต่เป็นเรื่องของการจัดการตนเองและสภาวะแวดล้อมให้เหมาะสมมากกว่าไม่ว่าจะเป็นการหาเพื่อนที่ไว้ใจได้คุยด้วยอย่างสม่ำเสมอ หรือ การพักผ่อนให้เพียงพอ หรือ การรับทานคาร์โบไฮเดรตในปริมาณที่เหมาะสม และเรื่องของการออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ นอกเหนือจากพื้นฐานของการดำรงชีวิตให้มีความสุขข้างต้นแล้ว การจะป้องกัน ADT ยังสามารถทำได้โดยการจัดระเบียบการทำงานของเราครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดระเบียบในการทำงานที่เหมาะสมกับสภาพของแต่ละคน ท่านผู้อ่านอาจจะเริ่มทำได้โดยเริ่มจากการแบ่งงานชิ้นใหญ่ๆ ให้ออกเป็นชิ้นย่อยๆ เพื่อให้เราสามารถบริหารจัดการได้ดีขึ้น รวมถึงการจัดให้ส่วนหนึ่งของโต๊ะทำงานของท่านสะอาดและปราศจากข้าวของต่างๆ วางไว้ นอกจากนี้การกันช่วงหนึ่งของเวลาการทำงานของเราไม่ให้มีสิ่งใดมารบกวนเราไม่ว่าจะเป็นการนัดหมาย อีเมล หรือเรื่องอื่นๆ เพื่อให้ท่านผู้อ่านมีเวลาสำหรับการนั่งวางแผนและคิดในสิ่งที่สำคัญ (เรียกได้ว่ามีช่วงเวลาหนึ่งของวันที่ได้มีโอกาสนั่งคิดเงียบๆ อยู่คนเดียว) โดยเฉพาะอย่างยิ่งอีเมลที่เป็นตัวกระตุ้นอย่างดีสำหรับ ADT ดังนั้นท่านผู้อ่านอาจจะจัดให้มีเวลาช่วงหนึ่งของวันที่เป็นเวลาในการจัดอีเมลต่างๆ ก็ได้ครับ เนื่องจากอีเมลทุกฉบับไม่จำเป็นต้องตอบทันที

เวลาท่านผู้อ่านเริ่มต้นการทำงานในแต่ละวัน ท่านผู้อ่านอย่าเปล่าให้อีเมลกลายเป็นเจ้านายของท่านนะครับ รวมทั้งงานย่อยๆ ที่ไม่มีความสำคัญแต่กินเวลาที่มีค่าของเราไป ในช่วงเช้าของแต่ละวันให้เริ่มต้นที่งานที่มีความสำคัญก่อน และเมื่อตอนท่านกลับบ้านตอนเย็นท่านผู้อ่านก็อย่าลืมจดบันทึกเพื่อเตือนความจำในสิ่งที่จะต้องทำในวันรุ่งขึ้นนะครับ (แต่ไม่ควรเกินห้าประการครับ ) การบันทึกไว้จะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องทำ นอกจากนั้นเวลาท่านผู้อ่านทำงานก็อย่าให้งานแต่ละอย่างกองสุมนะครับ บางท่านจะใช้กฎOHIO Rule หรือ Only Handle it Once หรือแปลเป็นไทยว่าให้จับหรือจัดการกับเอกสารนั้นเพียงแค่ครั้งเดียว เมื่อแตะเอกสารหรือบันทึกใดก็ตาม จะไม่นำไปกองไว้ในกองเอกสาร (หรือตะกร้าเอกสารก็ได้ครับ) ถ้าไม่ทำตามเอกสารนั้น ก็เก็บเข้าแฟ้ม หรือ ไม่ก็โยนทิ้ง เนื่องจากถ้าเราอ่านแล้วและบอกว่ากองไว้ก่อน จะอ่านอีกที เอกสารกองนั้นก็จะใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ

ท่านผู้อ่านจะต้องหาช่วงเวลาที่ท่านผู้อ่านทำงานได้ดีที่สุดในแต่ละวัน (แต่ละคนจะไม่เหมือนกัน) และทำงานที่สำคัญที่สุดในช่วงเวลาดังกล่าว ส่วนเวลาอื่นๆ ก็ใช้ในการทำงานที่มีความสำคัญรองลงมา ท่านผู้อ่านจะต้องหาสภาวะแวดล้อมที่เหมาะสมกับการทำงานของท่านครับ บางคนชอบเสียงเพลงหรือทำงานได้ดีภายใต้เสียงเพลง ก็ให้เปิดเพลงไปด้วย (แต่อย่าลืมใส่หูฟังนะครับ) บางคนอาจจะคิดได้คล่องเมื่อเดินไปเดินมา หรือ เมื่อเคาะนิ้ว ก็ให้ใช้แนวทางเหล่านั้นครับ แต่สำคัญก็คืออย่าทำให้ผู้อื่นรำคาญนะครับ

นอกเหนือจากการดูแลตนเองแล้ว ผู้นำหรือผู้บริหารก็สามารถที่จะจัดสภาวะแวดล้อมในการทำงานให้เหมาะสมและลดการเกิด ADT ในหมู่บุคลากรของตนเองได้ครับ หลายๆ ครั้งการเกิด ADT ของบุคลากรก็มีสาเหตุมาจากผู้บริหารที่ชอบและสนับสนุนต่อการคิดเร็ว (Fast Thinking) มากกว่าการคิดลึก (Deep Thinking) หลายๆ องค์กรชอบให้บุคลากรตนเองทำงานพร้อมๆ กันหลายเรื่อง ทำให้สิ่งที่ได้ไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุด และที่ร้ายไปกว่านั้นก็คือหลายๆ องค์กรชอบให้บุคลากรของตนเองทำงานหลายๆ อย่างมากขึ้น แต่ลดการสนับสนุนลง โดยอย่างเฉพาะอย่างยิ่งบุคลากรสายสนับสนุน ผู้บริหารบางองค์กรเขาจะภูมิใจนะครับที่สถานที่ทำงานของเขาไม่มีเลขาหรือบุคลากรที่ทำหน้าที่สนับสนุนผู้บริหาร แต่เขากลับไม่รู้ว่าการทำแบบนั้นกลับเป็นการผลักดันให้บุคลากรของตนเองเป็นโรค ADT มากขึ้น แถมผู้บริหารและบุคลากรที่สำคัญก็จะมัวแต่ยุ่งอยู่กับการทำงานที่ผู้ช่วยหรือเลขาสามารถทำให้ได้ แทนที่จะนำเวลานั้นมาทำงานที่สำคัญต่อการขับเคลื่อนองค์กร สุดท้ายบริษัทอาจจะเสียเงินมากกว่าไปกว่าที่ประหยัดได้

ท่านผู้อ่านจะสังเกตได้นะครับว่าการป้องกันการเกิด ADT ในที่ทำงานนั้นเป็นเรื่องของสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่บางทีเราไม่ได้นึกถึง แต่ก็มีผลต่อสมองและการทำงานของเรา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการนอน การรับทาน การออกกำลังกาย การพูดคุย การแบ่งงานเป็นเรื่องเล็กๆ การทำให้โต๊ะทำงานสะอาด การไม่หมกมุ่นกับอีเมลมากเกินไป การไม่ทำให้กองเอกสารโตเกินไป การลดความเร็วในการทำงานลง การมีเวลาในการคิดและวางแผน ฯลฯ ท่านผู้อ่านลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ ว่าจะช่วยท่านได้หรือไม่ แต่ท่านผู้อ่านก็ต้องอย่าลืมนะครับว่าเนื้อหาที่ผมนำเสนอในสามสัปดาห์ที่ผ่านมาเป็นเพียงแนวคิดของจิตแพทย์ท่านหนึ่งเท่านั้นนะครับ เพื่อนรุ่นพี่ผมคนหนึ่งที่เป็นจิตแพทย์เหมือนกันอ่านแล้วก็ไม่ได้เห็นด้วยร้อยเปอร์เซนต์ ดังนั้นผมคิดว่าสุดท้ายแล้วขึ้นอยู่กับแต่ละคนมากกว่าครับ ว่าเราสามารถนำเอาคำแนะนำของเขาไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์กับเราได้มากน้อยเพียงใด