29 August 2004

ท่านผู้อ่านลองนับดูนะครับว่าในวันๆ หนึ่ง ท่านผู้อ่านใช้เวลาอยู่ในการประชุมกี่ชั่วโมง หรือกี่นาที? ท่านผู้อ่านเคยรู้สึกไหมครับว่าเวลาส่วนใหญ่ในการทำงานของท่านหมดไปกับการประชุม และรู้สึกว่าผลลัพธ์ที่ท่านได้จากการประชุมช่างไม่คุ้มกับเวลาที่ท่านสูญเสียไปเลย ท่านผู้อ่านลองนึกดูนะครับว่าในช่วงเวลาหนึ่งวันนั้น มนุษย์เรามีเวลาทั้งหมด 1440 นาทีเท่ากันทุกคน แล้วจากเวลาที่มีอยู่นั้น ท่านใช้ไปในการประชุมอยู่กี่นาที? เราทราบกันอยู่แล้วว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าและมีอยู่อย่างจำกัด พวกเราทุกคนก็พยายามใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้มีค่ามากที่สุด แต่หลายครั้งที่เราจะต้องสูญเสียไปกับการประชุมที่ไม่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าท่านผู้อ่านเป็นคนประเภทที่ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของเรื่องราว รวมทั้งปฏิเสธผู้อื่นไม่เป็น ใครนัดประชุมเรื่องอะไร จะต้องเข้าหมดทุกครั้ง ท่านผู้อ่านอาจจะเจอปัญหาที่ว่างานไม่เสร็จซักกะที เนื่องจากใช้เวลาไปกับการประชุมทั้งวัน สำหรับสัปดาห์นี้ผมจะไม่เสนอแนะถึงวิธีการในการเลือกการประชุมที่จะเข้าหรือแนวทางในการโดดการประชุมนะครับ (กลัวจะใช้เองต่อไปไม่ได้ครับ) แต่จะมองในอีกแง่มุมว่าทำอย่างไรผู้ที่นำการประชุมถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด

สำหรับผู้นำในปัจจุบันแล้ว นอกเหนือจากทักษะในเรื่องของผู้นำแล้ว ทักษะในการนำการประชุมก็เป็นสิ่งที่จำเป็น ผมเคยเจอผู้นำหลายท่าน ที่เป็นผู้นำที่ดีและเก่ง แต่พอถึงการประชุมกลับขาดทักษะหรือความสามารถในการนำการประชุมที่ดี ผู้บริหารบางท่านก็พูดเรื่อยๆ แล้วสุดท้ายก็ไม่ได้ข้อสรุปอะไรจากการประชุม บางท่านก็ไม่ยอมตัดสินใจ บางท่านก็ไม่ให้ความสนใจกับการประชุม คุยโทรศัพท์มือถือเป็นส่วนใหญ่ บางท่านก็ชอบลงในประเด็นละเอียดเกินไป บางท่านก็ชอบพาที่ประชุมออกนอกเรื่องนอกราว จนหาทางกลับไม่เจอ บางท่านก็เผด็จการเกินไป จนผู้อื่นไม่กล้าแสดงความคิดเห็น หรือบางท่านก็ไม่สามารถคุมสมาชิกในที่ประชุมได้ ผมเองก็ไม่ทราบเหมือนกันนะครับว่าเจ้าทักษะในการนำการประชุมนั้นเป็นสิ่งที่สร้างขึ้นมาได้หรือไม่ หรือ ถ้าพัฒนาขึ้นมาได้จะมีแนวทางหรือวิธีการทำได้อย่างไร

เคยอ่านหนังสือที่เขียนโดย Bill Jensen แล้วเห็นเขามีการแบ่งลักษณะการประชุมออกเป็นสี่ประเภท และแต่ละประเภทก็ต้องการผู้เข้าร่วมและแนวทางในการชี้นำการประชุมที่แตกต่างกัน ประเภทแรกเป็นการระดมความคิดเห็น เพื่อหาแนวทางหรือความคิดเห็นใหม่ๆ ประเภทที่สองเป็นการทำให้ทีมงานหรือผู้ที่มีส่วนร่วมทุกคนได้มีความเข้าใจในแนวคิดและวิธีการปฏิบัติที่สอดคล้องและตรงกัน ประเภทที่สามเป็นการประชุมเพื่อทำการตัดสินใจ อีกทั้งการวางแผนในสิ่งที่จะทำต่อไปในอนาคต ประเภทสุดท้าย เป็นการแบ่งปันข้อมูล (Information Sharing) ซึ่งนาย Bill Jensen คนนี้บอกเลยครับว่าประเภทหลังสุดนี้เป็นการประชุมที่ไม่ควรที่จะเกิดขึ้น เนื่องจากการแจ้งข่าวสาร หรือการเล่าเรื่องราวต่างๆ สู่กันนั้นในปัจจุบันได้มีสื่อและเครื่องมืออื่นๆ เข้ามาช่วย ดังนั้นจึงไม่ควรที่จะเสียเวลาของคนส่วนใหญ่ไปกับการประชุมเพียงเพื่อแจ้งเรื่องราว

ท่านผู้อ่านคงจะต้องแยกกันให้ออกนะครับระหว่างการประชุมเพื่อทำให้เกิดแนวคิดและวิธีปฏิบัติที่ตรงกัน กับการประชุมเพื่อแจ้งเรื่องราว ผู้บริหารหลายท่านชอบที่จะใช้การประชุมเพื่อสื่อสารหรือแจ้งถึงกลยุทธ์หรือนโยบายที่สำคัญขององค์กรให้บุคลากรรับรู้ ซึ่งถ้าเป็นตามประเด็นดังกล่าวจะเป็นการประชุมเพื่อทำให้เกิดความเข้าใจที่สอดคล้องกันมากกว่าการประชุมเพื่อแบ่งปันข้อมูลเพียงอย่างเดียวนะครับ

ทีนี้ในชีวิตจริงการประชุมแต่ละครั้งคงไม่สามารถที่จะแยกออกเป็นสี่ลักษณะได้อย่างเด็ดขาดนะครับ เนื่องจากในการประชุมแทบทุกครั้งจะมีลักษณะที่ปนกันอยู่ของการประชุมในรูปแบบต่างๆ โจทย์ที่สำคัญของผู้นำการประชุมประการหนึ่งก็คือ ทำอย่างไรถึงจะได้คนที่มีความเหมาะสมที่จะเข้าร่วมประชุมในแต่ละครั้ง เนื่องจากการประชุมทั้งสามประเภท ต้องการผู้เข้าร่วมที่มีลักษณะที่แตกต่างกัน ดังนั้นถ้าขืนมีผู้เข้าร่วมที่ผิดประเภทกับลักษณะของการประชุม การประชุมนั้นก็จะเสียเวลาเปล่าไปเลยครับ ผมเองเจอประสบการณ์ในลักษณะดังกล่าวหลายครั้งเหมือนกันครับ จะต้องประชุมเพื่อกำหนดทิศทาง กลยุทธ์ และแนวทางในการดำเนินงานขององค์กร แต่แทนที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะเป็นผู้บริหารระดับสูงที่สามารถที่จะตัดสินใจได้ ท่านผู้บริหารระดับสูงเหล่านั้นกลับสนใจในภารกิจอื่นและส่งผู้บริหารระดับกลางเข้าร่วม ซึ่งก็ส่งผลให้การประชุมครั้งนั้นเสียเวลาเปล่ากันไปหมดเลยครับ

นอกเหนือจากตัวผู้เข้าร่วมแล้ว จำนวนก็สำคัญเหมือนกันนะครับ ถ้าเราให้ความเคารพต่อเวลาที่มีค่าของผู้อื่นแล้ว เราก็จะต้องพยายามให้มีผู้เข้าร่วมประชุมในจำนวนที่ไม่มาก และน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (แต่จะต้องทำให้การประชุมบังเกิดผลนะครับ) ไม่ใช่ประเภท จะต้องเชิญทุกคนที่คิดว่ามีส่วนร่วมเข้าประชุม เพื่อไม่ให้ผู้อื่นตกข่าว หรือรู้สึกว่าถูกทอดทิ้ง ถ้าเมื่อใดก็ตามที่ท่านผู้อ่านมีความรู้สึกว่าตนเองควรที่จะได้รับเชิญเข้าประชุม แล้วไม่ถูกเชิญ ท่านผู้อ่านอย่าเพิ่งรีบน้อยอกน้อยใจ นะครับ ขอให้คิดว่าผู้ที่เชิญประชุมนั้นเขาให้ความเคารพในเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดของท่าน แล้วท่านก็จงใช้เวลาที่ได้รับกลับมานั้นไปทำสิ่งที่มีประโยชน์ดีกว่าครับ

ที่นำเสนอในสัปดาห์นี้เป็นเพียงขั้นแรกนะครับของการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด ในสัปดาห์หน้าเรามาดูเทคนิคและเคล็ดลับอื่นๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับการนำการประชุมต่อนะครับ