5 September 2004

สัปดาห์นี้ขอนำเสนอในเรื่องของการประชุมต่อจากสัปดาห์ที่แล้วนะครับ โดยในสัปดาห์ที่แล้วได้เขียนถึงลักษณะของการประชุมที่มักจะเจอ รวมทั้งจำนวนบุคลากรที่ควรจะเข้าร่วมประชุม จริงๆ แล้วปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญสำหรับการประชุม ไม่ได้อยู่ที่จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมหรอกครับ แต่จะต้องนำผู้ที่มีทักษะ ความรู้ ที่เหมาะสมและเป็นที่ต้องการให้อยู่ในห้องประชุม ไม่ใช่ว่าในการประชุมที่สำคัญ มีแต่บุคคลที่ไม่ได้มีความรู้ ความสามารถที่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุมเต็มไปหมด

ทีนี้เรามาดูต่อกันนะครับว่าก่อนการประชุมทุกครั้งผู้ที่จะเป็นผู้นำการประชุมควรที่จะต้องกำหนดให้ชัดเจนก่อนว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่อยากจะได้จากการประชุม เราพอจะแบ่งความสำเร็จหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมออกเป็นสองลักษณะ ได้แก่ ความสำเร็จเชิงพฤติกรรม และความสำเร็จที่ออกมาในรูปของผลลัพธ์ ความสำเร็จเชิงพฤติกรรมนั้นก็คือการทำให้สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมได้ปรับเปลี่ยนวิธีการ แนวคิด พฤติกรรม ฯลฯ ในระหว่างหรือภายหลังจากการประชุม ความสำเร็จเชิงพฤติกรรมนั้นเป็นสิ่งที่ผู้นำการประชุมจะต้องสังเกตเห็นด้วยตนเอง ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านคงพอจะเห็นได้เป็นประจำนะครับ นั่นคือเมื่อผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มเห็นคล้อย หรือ เห็นตาม หรือ การปรับเปลี่ยนทัศนคติ ในระหว่างการประชุม

ส่วนผลสำเร็จในรูปของผลลัพธ์นั้น จะต้องมีการกำหนดล่วงหน้าให้ชัดเจนก่อนการประชุม นั่นคือภายหลังจากจบการประชุมแล้วผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมคืออะไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผลลัพธ์ดังกล่าวไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ถ้าไม่มีการนำผู้คนที่หลากหลายมาประชุมร่วมกัน หน้าที่ที่สำคัญของผู้นำการประชุมก็คือจะต้องมีการสื่อสารในผลลัพธ์ที่เป็นที่คาดหวัง (ทั้งในเชิงพฤติกรรมและผลลัพธ์) ให้กับที่ประชุมได้รับทราบก่อนการประชุม

ประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการประชุมให้เกิดผลก็คือ ตัวผู้นำการประชุมเองจะต้องแสดงออกถึงความกระตือรือร้นหรือความสนใจในการประชุม เราจะพบกันนะครับว่าในการประชุมทุกครั้ง ความกระตือรือร้นและความสนใจของผู้บริหาร จะเป็นตัวกระตุ้นที่สำคัญที่ทำให้การประชุมมีชีวิตชีวา และพร้อมที่จะแสดงความคิดเห็นอันจะเป็นประโยชน์ต่อที่ประชุม นอกจากนี้เมื่อสมาชิกในที่ประชุมได้ร่วมกันแสดงความคิดเห็นที่ดี หรือ เมื่อการประชุมทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ทุกท่านคงจะพอจำการประชุมที่น่าจดจำได้นะครับ การประชุมที่น่าจดจำและประทับใจก็คือการประชุมที่ตัวผู้นำการประชุมต้องการให้เราเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม และเมื่อผู้นำแสดงความกระตือรือร้นและความสนใจต่อกระบวนการและผลลัพธ์ของการประชุม ข้อแนะนำประการหนึ่งสำหรับผู้นำการประชุมก็คือ เวลานำการประชุมขอให้นำการประชุม เพื่อให้การประชุมมีลักษณะที่เป็นการประชุมในฝันแบบที่ท่านอยากจะเข้าร่วมเอง

เคล็ดลับที่น่าแปลกและสนใจประการหนึ่งสำหรับการประชุม ก็คือ พบว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างชัดเจน (ในเชิงสถิติด้วยครับ) ระหว่างความพึงพอใจในการประชุมของผู้เข้าร่วมประชุม กับระดับความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมประชุมต่ออาหารว่างที่บริการในที่ประชุม เรียกได้ว่าแปลกแต่น่าสนใจนะครับ ผมเองมีโอกาสเข้าร่วมประชุมในวาระต่างๆ เป็นจำนวนมาก และก็สังเกตเห็นเหมือนกันนะครับถึงความสัมพันธ์ระหว่างความน่ากินของอาหารว่างกับอัตราการเหลือของอาหารว่าง ในการประชุมบางแห่งที่อาหารว่างดูแล้วไม่น่ารับทาน (แห้งๆ จืดๆ จัดไม่สวย) ก็มักจะเหลือเยอะ หรือไม่ค่อยได้รับการแตะต้องเท่าใด แต่ถ้าอาหารว่างดูน่ากินแล้วส่วนใหญ่มักจะหมดไปในเวลาอันรวดเร็วครับ วันหลังจะต้องลองสังเกตใหม่แล้วครับว่า ถ้าอาหารว่างดูน่ากิน แล้วจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความพึงพอใจเพิ่มมากขึ้นหรือไม่

การนำการประชุมที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลถือเป็นทักษะที่สำคัญของผู้นำในยุคปัจจุบันนะครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะที่เวลาเป็นของมีค่าเช่นในปัจจุบัน Bill Jensen ผู้เขียนหนังสือชื่อ Simplicity ได้เคยทำวิจัย โดยการสอบถามผู้คนมากกว่า 5,000 คน ถึงกิจกรรมหรือสิ่งที่ทำให้เสียเวลามากที่สุดในที่ทำงาน ท่านผู้อ่านลองเดาดูซิครับว่ากิจกรรมไหนที่คนเห็นว่าเป็นกิจกรรมที่เสียเวลามากที่สุด ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านทุกท่านคงจะเดาถูกนะครับ นั่นคือ การประชุม (ตามด้วย การสื่อสารกับผู้อื่น ต่อด้วย การที่เจ้านายชอบเข้ามายุ่งในงานของเรา) Bill Jensen ยังพบอีกนะครับว่าทั้งในเรื่องของการประชุม และการสื่อสารกับผู้อื่นเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลาในการทำงานของเราไปร่วมสองชั่วโมงต่อวัน ท่านผู้อ่านลองสังเกตของท่านดูนะครับว่าสำหรับท่านผู้อ่านแล้ว การประชุมใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงต่อวันสำหรับท่าน

ท่านผู้อ่านอย่าลืมนะครับ เวลาในการทำงานของท่านผู้อ่านทุกท่านเป็นของมีค่านะครับ การประชุมถือเป็นกิจกรรมที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารองค์กร ดังนั้นทักษะในการนำประชุมให้มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลจึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้นำทุกท่าน