การมอบหมายงาน (Delegation) ให้ประสบผล

3 October 2004

ในเรื่องของการมอบหมายอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ (Delegation) เราจะได้ยินและรับรู้กันบ่อยมาก ในการเรียนการสอนทางด้านบริหารธุรกิจก็มีการสอนในเรื่องนี้กันตั้งแต่ระดับปริญญาตรี แต่ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นก็คือในทางปฏิบัติจริงๆ นั้นมันไม่ได้ง่ายหรือสามารถทำได้แบบที่เราเรียนกัน

มา คงจะไม่ต้องพูดถึงข้อดีของการมอบอำนาจให้กับลูกน้องนะครับ คิดว่าท่านผู้อ่านคงจะได้ยิน หรืออ่านกันมาเยอะแล้ว 

แต่ท่านผู้อ่านสังเกตไหมครับว่า ถึงเวลาจริงๆ ทีไร ผู้บริหารจำนวนมากจะไม่มอบอำนาจหรือหน้าที่ให้กับลูกน้องได้ทำ ซึ่งอาจจะมาจากสาเหตุหลายประการด้วยกัน อาทิเช่น มีความคิดว่าการที่ตนเองทำงานนั้นให้สำเร็จจะใช้เวลาน้อยกว่า เวลาที่ต้องเสียไปในการสอนหรือพัฒนาลูกน้องนั้นให้ทำงาน เรียกได้ว่ามุ่งเน้นประสิทธิภาพเต็มรูปแบบ หรือหลายๆ ครั้งที่ในปัจจุบันเรามุ่งเน้นที่ตัวผลงานหรือผลลัพธ์กันค่อนข้างมาก ดังนั้นถ้าปล่อยงานที่สำคัญๆ ให้ลูกน้องทำ ก็จะส่งผลต่อผลลัพธ์หรือเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ ซึ่งก็อาจจะส่งผลต่อผลตอบแทนที่ตนเองหรือหน่วยงานจะได้รับในตอนสิ้นปี หรือ ผู้บริหารบางท่านอาจจะมีความรู้สึกว่าถ้ามอบหมายงานให้ลูกน้องทำได้หมด ตนเองก็จะหมดค่าหรือหมดความสำคัญไป ก็จะทำให้ตนเองนั้นมีความเสี่ยงต่อการถูกให้ออกหรือปลดออกค่อนข้างง่าย (มักจะเกิดความรู้สึกนี้ในช่วงเศรษฐกิจไม่ดี อยู่ในช่วงของการลดคน) และสุดท้ายผู้บริหารอาจจะขาดทักษะ หรือความสามารถในการมอบหมายงาน โดยเฉพาะผู้บริหารที่เพิ่งได้รับการแต่งตั้งใหม่ๆ (โดยได้รับการแต่งตั้งจากความสามารถส่วนบุคคล) เนื่องจากตนเองประสบความสำเร็จมาได้จากผลงานของตน ดังนั้นย่อมไม่คุ้นชินที่จะมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำแทน

เรามาดูกันนะครับว่าจะมีแนวทางอย่างไรบ้างในการทำให้ผู้บริหารมอบหมายอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบให้กับลูกน้องมากขึ้น ประการแรก ผู้บริหารจะต้องปล่อยวางมากขึ้น ความคิดที่ว่าเวลาที่ใช้ไปในการทำงานน้อยกว่า เวลาที่ใช้ในการพัฒนาคนให้ทำแทนเรา และ ความคิดที่ว่าตนเองรู้ดีกว่าลูกน้อง ควรจะต้องหมดไปจากหัวของผู้บริหารครับ เนื่องจากถ้ายังคิดอยู่อย่างนี้ก็จะไม่มีวันได้มอบหมายงานให้คนอื่นได้ทำแทนซักกะที นอกจากนี้ยังจะต้องคิดแบบผู้นำมากขึ้น นั้นคือจะต้องบริหารให้ลูกน้องของตนมีความรู้สึกเป็นเจ้าของคนหนึ่งขององค์กร และรู้จักที่จะรับผิดชอบต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของงานที่ทำ อ่านดูแล้วก็รู้สึกจะยากนะครับ แต่ถ้าทำสำเร็จก็คุ้มครับ

ประการที่สอง ใช้คำถาม อย่าใช้คำสั่ง ผู้ที่มอบหมายงานได้ดี จะเป็นผู้ถามที่ดีมากกว่าผู้สั่งที่ดี การถามคำถามเช่น “เราจะแก้ปัญหานี้อย่างไร” จะเป็นการสอนให้ลูกน้องได้คิดถึงทางเลือกหรือทางออกที่เหมาะสมเมื่อเผชิญกับปัญหา การตั้งคำถามให้ลูกน้องตอบจะเป็นเครื่องมือและกลไกในการฝึกหัดกระบวนการในการคิดของผู้ใต้บังคับบัญชา และสุดท้ายพวกเขาก็พร้อมที่จะแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ด้วยตนเองมากขึ้น

ประการที่สาม เลือกงานที่เหมาะกับคน ผู้ที่เป็นเจ้านายทุกคน เมื่อจะมอบหมายงานให้ลูกน้องแล้วคงจะต้องพิจารณาด้วยนะครับว่า งานหรือปัญหาที่เรามอบหมายให้ไปเหมาะสมกับความสามารถ หรือพัฒนาการของลูกน้องแต่ละคนมากน้อยเพียงใด แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องมอบหมายงานที่ตรงตามความสามารถของลูกน้องนะครับ แต่ควรจะมอบหมายงานที่เปิดโอกาสให้ลูกน้องได้พัฒนาตนเอง และในขณะเดียวกันเมื่อลูกน้องทำผิดพลาดก็ขอให้คิดเสียว่าเป็นโอกาสในการพัฒนาลูกน้องของเรา บางครั้งเวลาเรามอบหมายงาน ก็อาจจะมอบหมายงานให้ตรงตามความสนใจของลูกน้องด้วย นั้นคือจะต้องรู้ว่าลูกน้องของเรามีความชื่นชอบหรือรักที่จะทำอะไร และมอบหมายงานให้ตรงกับสิ่งเหล่านั้น

ประการที่สี่ พัฒนาให้พนักงานได้คิดอย่างอิสระ เนื่องจากยิ่งพนักงานได้มีโอกาสในการคิดโดยอิสระและมีความรู้สึกเป็นเจ้าของในงานชิ้นนั้น พวกเขาก็พร้อมที่จะแก้ปัญหาและตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ด้วยตนเองยิ่งขึ้น อย่างเช่นที่บริษัทหนึ่งเขาจะให้พนักงานแต่ละคนจัดลำดับปัญหาของตนเป็นสี่ระดับ ถ้าระดับหนึ่งหมายถึง ผู้บริหารเป็นผู้แก้ปัญหาให้ ถ้าระดับสอง หมายถึง ผู้บริหารเป็นผู้บอกแนวทางในการแก้ปัญหา ระดับสาม หมายถึง พนักงานเสนอทางเลือกในการแก้ไขปัญหาและขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร สุดท้าย ระดับสี่ หมายถึง พนักงานแก้ปัญหาก่อน แล้วค่อยแจ้งผู้บริหารภายหลัง ดังนั้นเมื่อพนักงานมาหาผู้บริหารพร้อมปัญหา ผู้บริหารจะถามตลอดครับว่าเป็นปัญหาระดับที่เท่าใด และเพื่อพัฒนาให้พนักงานมีความรู้สึกเป็นเจ้าของงานมากขึ้น ทางบริษัทจะสนับสนุนพนักงานให้มีปัญหาระดับสี่ มากที่สุด

ประการที่ห้า จะต้องเตรียมทรัพยากรให้พร้อมสำหรับพนักงาน เพื่อเป็นเครื่องมือที่ช่วยพนักงานในการตัดสินใจและแก้ไขปัญหา ทรัพยากรในที่นี้ครอบคลุมทั้งในเรื่องของคน เครื่องมือ งบประมาณ หรือแม้กระทั่งข้อมูล ซึ่งประเด็นสุดท้ายหรือข้อมูลนับเป็นสิ่งที่สำคัญและมักจะถูกละเลย เราต้องอย่าลืมนะครับว่าการที่คนเราจะสามารถตัดสินใจและแก้ไขปัญหาได้ ข้อมูลก็จะต้องมีพร้อม

วันนี้ก็ขอเสนอหลักห้าประการสำหรับการมอบหมายงานก่อนนะครับ ท่านผู้อ่านลองนับไปปรับใช้ดูแล้วจะพบว่าทำให้ชีวิตของท่านสบายขึ้นอีกเยอะเลยครับ