16 November 2003

พาดหัวบทความในสัปดาห์นี้อาจจะทำให้ท่านผู้อ่านหลายท่านแปลกใจว่าทำไมภาคธุรกิจถึงต้องไปเรียนรู้ในเรื่องของระบบการบริหารจากภาคราชการด้วยในเมื่อทัศนคติและการรับรู้ที่ติดตัวเราทุกคนมาตั้งแต่จำความได้ก็คือ ระบบราชการเป็นระบบที่ไม่ทันสมัย มีลักษณะเช้าชามเย็นชาม เต็มไปด้วยกระบวนการและขั้นตอนในการทำงานที่มากและยุ่งยาก ในขณะที่ระบบการบริหารของภาคธุรกิจเอกชนนั้นจะเต็มไปด้วยความทันสมัย มีเทคโนโลยีในการบริหารใหม่ๆ ตลอดเวลา มีความคล่องตัว อีกทั้งมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าระบบราชการ แต่ผมคิดว่าในอีกไม่ช้าไม่นานทัศนคติดังกล่าวคงจะต้องเริ่มที่จะเปลี่ยนไปแล้วครับ เท่าที่ได้ติดตามดูและในฐานะที่ตัวเองก็เป็นข้าราชการคนหนึ่ง ทำให้ได้พบเห็นความพยายามจากหน่วยงานที่รับผิดชอบในการปรับเปลี่ยนและพัฒนาระบบราชการให้มีความทันสมัย คล่องตัว มุ่งเน้นการให้บริการประชาชน และทำให้ระบบราชการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ในช่วงหลังผมได้มีโอกาสศึกษาจากเอกสารและสนทนากับผู้รู้ในการพัฒนาระบบราชการไทยหลายๆ ท่าน ทำให้เริ่มเกิดคำถามขึ้นมาเหมือนกันครับว่าถ้าราชการไทย สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามแผนงานต่างๆ ที่วางไว้จริง คิดว่าภาคธุรกิจเอกชนอาจจะต้องเป็นฝ่ายที่ต้องหันกลับมาเรียนรู้จากระบบราชการก็เป็นได้

หลังจากที่เมื่อสองสามสัปดาห์ที่แล้วผมนำแนวทางในการจูงใจส่วนราชการที่ทางคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) กำหนดขึ้นมานำเสนอให้ท่านผู้อ่านได้เห็นถึงความพยายามในการพัฒนาระบบราชการ (ในขณะนี้หน่วยราชการส่วนใหญ่กำลังขมักเขม้นอยู่กับเกณฑ์ต่างๆ เหล่านี้) ในสัปดาห์นี้ผมเลยอยากจะขอนำเสนอแผนงานหรือแนวทางในการพัฒนาระบบราชการมาให้ดูบ้าง เพื่อให้ท่านผู้อ่านได้เห็นว่าถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผน ระบบราชการไทยจะพัฒนาไปถึงไหน และในขณะเดียวกันก็น่าจะเป็นข้อมูลสำหรับผู้บริหารของภาคธุรกิจในการที่จะนำแนวทางต่างๆ เหล่านี้มาพัฒนาองค์กรของตัวเองบ้าง เนื้อหาส่วนใหญ่ในสัปดาห์นี้ผมนำมาจากพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี ที่ได้เริ่มประกาศใช้ไปเมื่อต้นเดือนตุลาคมที่ผ่านมา และจากแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทย (พ.ศ. 2546 – 2550) ที่ออกมาโดยคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) เมื่อกลางปีนี้ 

ในแผนยุทธศาสตร์พัฒนาระบบราชการไทยของก.พ.ร. นั้นได้มีการแบ่งยุทธศาสตร์ในการพัฒนาระบบราชการไทยออกเป็น 7 ด้าน ได้แก่ 1) การปรับเปลี่ยนกระบวนการและวิธีการทำงาน 2) การปรับปรุงโครงสร้างการบริหารราชการแผ่นดิน 3) การรื้อปรับระบบการเงินและการงบประมาณ 4) การสร้างระบบบริหารงานบุคคลและค่าตอบแทน 5) การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ วัฒนธรรม และค่านิยม 6)การเสริมสร้างระบบราชการให้ทันสมัย และ 7) การเปิดระบบราชการให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วม ซึ่งถ้าดูจากชื่อของแผนยุทธศาสตร์แต่ละด้านแล้วท่านผู้อ่านก็อาจจะบอกว่ามันกว้างมากและดูแล้วไม่ค่อยสื่อเท่าไหร่ แต่พอดูรายละเอียดของมาตรการในแต่ละด้านแล้วพบว่าน่าสนใจทีเดียว เราลองมาดูในบางยุทธศาสตร์นะครับ ภายใต้ยุทธศาสตร์ข้อแรก การปรับเปลี่ยนกระบวนการและวิธีการทำงาน นั้นประกอบด้วยมาตรการที่เกี่ยวข้องกับการให้หน่วยราชการต่างๆ มีการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ การกำหนดเป้าหมายการดำเนินงานที่ชัดเจน รวมถึงการทบทวนยุทธศาสตร์และเป้าหมายในการทำงานอย่างสม่ำเสมอ ปรับเปลี่ยนระบบการควบคุมภายในให้ทันสมัยยิ่งขึ้น การพัฒนาระบบการประเมินตนเอง (Self-Assessment) นอกจากนี้หน่วยราชการจะต้อง นำระบบการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์มาใช้อย่างจริงจัง (แนวคิดของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ประยุกต์มาจากแนวคิดด้าน Performance Management และBalanced Scorecard ของทางธุรกิจครับ) โดยกำหนดให้มีตัวชี้วัดในระดับองค์กรไล่ลงไปถึงตัวชี้วัดระดับบุคคล ซึ่งถ้าสามารถทำได้จริงจะต้องนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอย่างมาก แต่การจะนำมาตรการนี้ไปใช้ให้เกิดผลได้นั้นค่อนข้างยากนะครับ ในภาคเอกชนเองก็มีองค์กรจำนวนไม่มากที่สามารถเชื่อมโยงระบบของตัวชี้วัดจากระดับองค์กรลงไปถึงระดับของบุคลากรทุกคน เป็นอย่างไรครับเพียงแค่ยุทธศาสตร์ข้อแรกผมก็ไม่คิดว่าองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่หรือชั้นนำในเมืองไทยทุกแห่งจะสามารถทำได้ตามนี้

ยุทธศาสตร์ข้อสอง การปรับปรุงโครงสร้างการบริหารราชการแผ่นดินนั้น ดูเหมือนว่าต้องมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างราชการให้มีลักษณะเชิงบูรณาการมากขึ้น โดยให้ส่วนราชการต่างๆ นำโครงสร้างแบบ Matrix มาใช้ เพื่อให้เกิดการประสานงานระหว่างหน่วยงานต่างๆ มากขึ้น รวมทั้งการปรับเปลี่ยนโครงสร้างให้เหมาะสม ภายใต้ยุทธศาสตร์ข้อนี้ดูแล้วก็น่าจะดีนะครับ ยกเว้นที่ต้องการนำระบบโครงสร้างแบบ Matrix มาใช้กับระบบราชการไทย ซึ่งต้องถือว่าเป็นความท้าทายอย่างมาก เนื่องจากในภาคธุรกิจเองก็หาองค์กรที่ใช้โครงสร้างแบบ Matrix ที่สมบูรณ์แบบได้ยาก ส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์มากกว่าเนื่องจากโครงสร้างแบบ Matrix นั้นมักจะก่อให้เกิดปัญหาในเรื่องของการบังคับบัญชา และการประสานงานระหว่างแต่ละหน่วยงานและบุคคล ก็คงต้องดูต่อไปนะครับว่าจะให้ออกมาเป็น Matrix มากน้อยเพียงใด สำหรับยุทธศาสตร์ข้อสาม การรื้อปรับระบบการเงินและงบประมาณ จะเป็นในเรื่องของการปรับเปลี่ยนระบบทางด้านการเงินและงบประมาณ มีการคิด Capital Charge ในรูปแบบต่างๆ รวมถึงการกำหนดให้หน่วยราชการมีการจัดทำระบบต้นทุนต่อหน่วย (Cost per Unit) ในงานที่ให้บริการประชาชน

ยุทธศาสตร์ข้อสี่ การสร้างระบบบริหารงานบุคคลและค่าตอบแทนใหม่ จะมีการปรับเปลี่ยนการจำแนกตำแหน่งและค่าตอบแทนให้เหมาะสมกับสภาพการแข่งขันมากขึ้น อีกทั้งมีการนำระบบ Competency-Based Approach เข้ามาใช้ ซึ่งระบบดังกล่าวก็กำลังเป็นที่ตื่นตัวและเริ่มใช้อย่างแพร่หลายในภาคธุรกิจ ภายใต้ยุทธศาสตร์ที่ห้า การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ วัฒนธรรม และค่านิยมนั้น มุ่งเน้นที่จะพัฒนาหน่วยราชการให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) ซึ่งแนวคิดในเรื่องขององค์กรแห่งการเรียนรู้ดังกล่าวก็เป็นแนวคิดที่หน่วยงานเอกชนจำนวนมากกำลังนำมาใช้ ยุทธศาสตร์ที่หก การเสริมสร้างระบบราชการให้ทันสมัย เป็นแนวคิดในการปรับเปลี่ยนหน่วยราชการให้มีความทันสมัยมากขึ้น โดยการนำระบบเทคโนโลยีสารเทศเข้ามาปรับใช้กับการบริหารหน่วยราชการ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการบริหารงานภายในของส่วนราชการ หรือการนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ในการให้บริการประชาชนในด้านต่างๆ สุดท้ายเป็นยุทศศาสตร์ที่เจ็ด การเปิดระบบราชการให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วม ไม่ว่าการจัดให้มีคณะกรรมการที่ปรึกษาภาคประชาชนในส่วนราชการทุกระดับ หรือการเปิดเผยข้อมูลการดำเนินงานของส่วนราชการให้ประชาชนรับทราบผ่านทางสื่อต่างๆ อยู่ตลอดเวลา

เป็นอย่างไรบ้างครับหลักการคร่าวๆ ของยุทธศาสตร์ในการพัฒนาระบบราชการทั้งเจ็ดประการ ทีนี้เราลองมาดูรายละเอียดบางด้านในพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี กันบ้างนะครับ ผมอ่านแล้วก็รู้สึกเห็นใจหัวหน้าส่วนราชการต่างๆ แล้วนะครับ เนื่องจากถ้าจะปฏิบัติตามพระราชกฤษฎีกานี้ทั้งหมดต้องใช้ความพยายามและเหนื่อยยากกันพอสมควร เริ่มตั้งแต่การที่หน่วยราชการต่างๆ ไม่ว่าจะปฏิบัติตามภารกิจใดจะต้องมีการจัดทำแผนปฏิบัติราชการไว้เป็นการล่วงหน้า ซึ่งไม่ใช่แผนธรรมดา แต่จะต้องมีรายละเอียดของขั้นตอน ระยะเวลา งบประมาณ เป้าหมาย ผลสัมฤทธิ์ และตัวชี้วัดความสำเร็จประกอบด้วย นอกจากนี้แล้วยังมีมาตราหนึ่งที่กำหนดให้หน่วยราชการทุกแห่งพัฒนาตนเองให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ อีกทั้งยังมีมาตราที่ต้องการให้หัวหน้าส่วนราชการต่างๆ ได้มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งตรงกับหลักของ Empowerment ทางด้านการบริหารจัดการ ในพระราชกฤษฎีกาดังกล่าวยังมุ่งเน้นในเรื่องของการให้บริการกับประชาชนมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นมาตราที่ให้หน่วยราชาการจัดทำแผนภูมิขั้นตอนและระยะเวลาการดำเนินการ รวมทั้งรายละเอียดอื่นๆ ในส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการบริการหรือติดต่อกับประชาชน อีกทั้งยังกำหนดให้ส่วนราชการในระดับกระทรวงจัดตั้งศูนย์บริการร่วม ในลักษณะเดียวกับ One-Stop Services สำหรับงานที่ต้องให้บริการและอำนวยความสะดวกแก่ประชาชนในการติดต่อราชการในเรื่องต่างๆ

ท่านผู้อ่านพิจารณาแผนยุทธศาสตร์ในการพัฒนาระบบราชการและพระราชกฤษฎีกากาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดีแล้ว คงจะรู้สึกเหมือนผมนะครับว่า สิ่งต่างๆ ข้างต้นเป็นหลักการในการบริหารธุรกิจเอกชนที่เรารู้จักคุ้นเคยกันดี ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของ การจัดทำแผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ และมีการทบทวนแผนกลยุทธ์อย่างต่อเนื่อง (ทางราชการจะเรียกว่าแผนยุทธศาสตร์) หรือการนำระบบการประเมินผลมาใช้ โดยไล่ลงมาตั้งแต่ระดับองค์กรถึงระดับบุคคล การพัฒนาองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆ มาใช้ในการบริหารและให้บริการลูกค้า การจัดทำ One-Stop Service ในการให้บริการลูกค้า (หรืออีกนัยหนึ่งคือประชาชน) การปรับโครงสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแบบ Matrix ฯลฯ ผมถึงตั้งคำถามไว้ตั้งแต่ต้นว่าในอนาคตเอกชนจะต้องไปดูงานจากภาคราชการหรือไม่? อย่างไรก็ดีบนกระดาษแล้วหลักการต่างๆ ข้างต้นล้วนแล้วแต่เป็นหลักการที่ดีและน่าจะก่อให้เกิดประโยชน์ทั้งสิ้น แต่ผมเองยังสงสัยในภาคปฏิบัติว่าจะสามารถทำได้มากน้อยเพียงใด แถมถ้าบางหน่วยปฏิบัติตามหลักการข้างต้นยังไม่เป็นไร แต่ถ้านำหลักการเหล่านี้ไปปฏิบัติอย่างผิดๆ แทนที่จะเป็นการพัฒนาระบบราชการกลับจะเป็นการทำลายระบบราชการมากกว่า ในความเห็นของผมการเปลี่ยนแปลงที่กฎหมายหรือระบบอาจจะทำได้ไม่ยาก แต่การที่จะปรับเปลี่ยนทัศนคติ ทักษะ พฤติกรรม หรือความรู้ความสามารถของข้าราชการในปัจจุบันให้พร้อมที่จะรองรับต่อระบบใหม่ๆ ที่จะเกิดขึ้นถือเป็นความท้าทายของหน่วยงานที่รับผิดชอบทุกหน่วย

ก่อนจากกันผมขอฝากข่าวประชาสัมพันธ์หน่อยนะครับ ทางหลักสูตรวิทยาศาสตร์มหาบัณฑิต สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศทางธุรกิจ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ จะจัดให้มีการนำเสนอผลงานระบบสารสนเทศสำหรับธุรกิจต่างๆ มากมายกว่า 50 ระบบ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นหลักสูตรของนิสิตทั้งสิ้น โดยจะจัดในวันเสาร์ที่ 22 นี้ที่คณะบัญชี จุฬาฯ ถ้าท่านผู้อ่านท่านใดสนใจจะเข้าไปดูก็ลองโทร.ไปสอบถามดูก่อนนะครับที่หมายเลข 02-218-5715-6