23 March 2003

ไม่ทราบว่าท่านผู้อ่านคุ้นเคยกับแนวคิดในเรื่องของ Open-Book Management บ้างไหมครับ? แนวคิดในเรื่องของ Open-Book Management เกิดขึ้นมานานกว่าสิบปีแล้ว และก็ไม่ได้เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการที่สลับซับซ้อน นอกจากนี้ Open-Book Management ยังเป็นแนวคิดทางการจัดการที่ผมคิดว่าเหมาะกับธุรกิจขนาดกลางและเล็กในเมืองไทย อีกทั้งในต่างประเทศเองก็มีตัวอย่างขององค์กรหลายแห่งที่เอา Open-Book Management มาใช้จนประสบความสำเร็จ Open-Book Management เริ่มต้นมาจากบริษัท Springfield Remanufacturing Corp (SRC) ในเมือง Springfield สหรัฐอเมริกา และได้เริ่มแพร่หลายและนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรจำนวนมากทั่วอเมริกา องค์กรที่นำเอาหลักของ Open-Book Management มาใช้ต่างประสบความสำเร็จไม่ด้านใดก็ด้านหนึ่ง อีกทั้งในบางแห่งก็ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในด้านของทัศนคติของพนักงาน ที่มีความไว้วางใจต่อผู้บริหารมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจาก Open-Book Management สามารถนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมและวิธีการในการคิดของบุคลากร Open-Book Management ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในของสัมพันธภาพระหว่างบุคลากรกับตัวองค์กร

การนำเอา Open-Book Management Book มาใช้ภายในองค์กรไม่ได้มีกรรมวิธีหรือขั้นตอนที่จำเพาะจงเจาะที่จะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดเหมือนกับเครื่องมือทางการจัดการอื่นๆ ผมเองมองว่า Open-Book Management เหมาะที่จะถูกเรียกว่าเป็นแนวคิดทางการจัดการ (Management Ideas) มากกว่าเป็นเครื่องมือทางการจัดการ (Management Tools) ถึงตอนนี้ท่านผู้อ่านอาจจะสงสัยแล้ว่า Open-Book Management คืออะไร Open-Book Management เป็นวิธีการในการบริหารองค์กรธุรกิจที่พยายามทำให้ทุกคนภายในองค์กรมุ่งเน้นในการช่วยเหลือให้องค์กรได้กำไร การบริหารด้วยแนวคิดเรื่องของ Open-Book Management จะเป็นการเปลี่ยนแปลงวิธีการในการบริหารแบบเดิมๆ ทิ้งไป โดยเฉพาะในประเด็นที่ว่าผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้บริหารและรู้เรื่องเกี่ยวกับองค์กร ในขณะที่พนักงานเป็นเพียงผู้ที่ทำตามสิ่งที่ผู้บริหารบอกให้ทำ แต่ในองค์กรที่บริหารแบบ Open-Book Management พนักงานทุกคนจะเข้าใจถึงบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบของตนเองว่าสิ่งที่ตนเองทำนั้นจะส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรได้อย่างไร ความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างองค์กรที่บริหารแบบดั้งเดิมกับองค์กรที่บริหารแบบ Open-Book Management มีอยู่สามประการหลักๆ ด้วยกัน ได้แก่

                  1. ในองค์กรที่บริหารแบบ Open-Book Management นั้น พนักงานทุกคนในองค์กรสามารถรับทราบและเรียนรู้เกี่ยวกับผลประกอบการทางการเงินขององค์กร รวมทั้งตัวเลขและตัวชี้วัดอื่นๆ ที่สำคัญต่อองค์กร และนี้คือสาเหตุหลักว่าทำไมเราถึงเรียกแนวคิดนี้ว่า Open-Book นั้นคือตัวเลขและตัวชี้วัดต่างๆ ที่สำคัญขององค์กรมีการเปิดเผยให้ทุกคนในองค์กรได้รับทราบ ไม่ว่าจะเป็นทางเอกสาร หรือในจอคอมพิวเตอร์ หรือแม้กระทั่งบนผนังตามทางเดินในบริษัท และถ้าใครที่ไม่มีความรู้ในการอ่านและวิเคราะห์ตัวเลขนั้น ก็จะถูกพัฒนาจนมีความสามารถในการอ่านและทำความเข้าใจต่อตัวเลขนั้น การเปิดเผยนี้ทำให้พนักงานทุกคนทราบว่าบริษัทของตัวเองนั้นกำลังทำเงินอยู่หรือไม่ และถ้าทำอยู่ มีมูลค่าเท่าใด รวมทั้งทราบสาเหตุของการได้หรือสูญเงินด้วย

                  2. พนักงานทุกคนในองค์กรจะได้รับเรียนรู้และรับทราบว่า ไม่ว่าตนเองจะทำอะไร หน้าที่ที่สำคัญของตนเองคือการพยายามช่วยทำให้ตัวเลขที่รับทราบในข้อที่แล้วให้ออกมาดีขึ้น

                  3. พนักงานทุกคนมีส่วนในความสำเร็จขององค์กร ถ้าองค์กรธุรกิจมีกำไร พนักงานทุกคนย่อมได้รับประโยชน์ด้วย แต่ถ้าธุรกิจขาดทุน ก็จะไม่มีใครได้รับผลประโยชน์ใดๆ

ท่านผู้อ่านคงจะเห็นว่าจริงๆ แล้วหลักการของ Open-Book Management ก็ไม่ได้สลับซับซ้อนแต่อย่างใด อีกทั้งไม่ใช่เครื่องมือทางการจัดการที่จะต้องจ้างที่ปรึกษาเข้ามาทำ เพียงแต่ผู้บริหารขององค์กรจะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการในการทำงานเสียใหม่ เพื่อทำให้พนักงานทุกคนเลิกคิดว่าตนเองเป็นเพียงแค่ลูกจ้าง และพยายามให้ทุกคนคิดว่าตนเองเป็นหนึ่งในเจ้าของกิจการ ที่ความก้าวหน้าของตนเอง ความมั่นคงในอาชีพ รวมทั้งผลตอบแทนที่จะได้รับขึ้นอยู่กับความสำเร็จขององค์กร 

ในองค์กรที่นำเอาหลักของ Open-Book Management มาใช้จะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมและทัศนคติของพนักงาน เพียงแต่การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ได้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในเพียงชั่วข้ามคืน แต่จะต้องเป็นอย่างค่อยเป็นค่อยไปและใช้เวลาพอสมควร แต่การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวก็ถือว่าคุ้มค่ากับการรอคอย ความแตกต่างอย่างหนึ่งระหว่าง Open-Book Management กับเครื่องมือทางการจัดการอื่นๆ ได้แก่การที่เครื่องมือทางการจัดการหลายๆ ประการนั้นมักจะประสบความล้มเหลวเนื่องจากมีเพียงแค่ผู้บริหารไม่กี่ระดับเท่านั้นที่ให้ความสนใจและใส่ใจต่อการเอาเครื่องมือทางการจัดการแบบใหม่ๆ มาใช้ เมื่อหมดช่วงน้ำผึ้งพระจันทร์หรือช่วงเห่อแล้ว ทุกคนก็จะละความสนใจต่อเครื่องมือทางการจัดการนั้นๆ ในขณะที่ Open-Book Management นั้น พนักงานในทุกระดับจะเป็นผู้ที่แสดงความสนใจต่อผลการดำเนินงานขององค์กร และพนักงานทุกคนจะพยายามทุกวิถีทางที่จะทำให้การดำเนินงานขององค์กรดีขึ้น พนักงานทุกคนจะเปลี่ยนบทบาทของตนเองจากการเป็นลูกจ้างมาเป็นเจ้าของกิจการ และท่านผู้อ่านย่อมทราบดีว่าความมุ่งมั่นของผู้ที่เป็นเจ้าของกิจการย่อมจะมีมากกว่าผู้ที่เป็นเพียงแค่ลูกจ้าง

อย่างไรก็ดีไม่ใช่ว่า Open-Book Management เป็นสูตรสำเร็จในการปรับเปลี่ยนองค์กร การที่จะทำให้ Open-Book Management เกิดผลที่แท้จริงได้นั้นยังต้องอาศัยแนวคิดและเครื่องมือทางการจัดการอื่นๆ เข้ามาช่วย อย่างไรก็ดี Open-Book Management ได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อวิธีการในการทำงานของคนในองค์กร แทนที่ผู้บริหารระดับสูงจะต้องพยายามผลักดันให้ทุกคนทำงาน แต่พอนำเอา Open-Book Management มาใช้ จะทำให้ทุกคนภายในองค์กรพยายามที่จะทำงานและผลักดันกันเอง เนื่องจากทุกคนเห็นแล้วว่าการทำงานของตนเองส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรได้อย่างไร

สัปดาห์นี้ผมขออนุญาติปล่อยให้ท่านผู้อ่านกระหายอยากจะรู้เกี่ยวกับแนวคิดเรื่องของOpen-Book Management ไว้เท่านี้ก่อนนะครับ ในสัปดาห์หน้าผมจะกลับมาแนะนำว่าถ้าองค์กรจะนำเอาแนวคิดเรื่องของ Open-Book Management มาใช้จะต้องมีแนวทางอย่างไรบ้าง รวมทั้งตัวอย่างและประเด็นจากองค์กรที่ได้นำเอา Open-Book Management มาใช้ว่ามีอะไรน่าสนใจบ้าง ซึ่งผมคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารทุกท่านที่จะนำแนวคิดนี้มาปรับใช้ภายในองค์กรของท่าน แล้วเจอกันใหม่สัปดาห์หน้านะครับ