30 March 2003

เมื่อสัปดาห์ที่แล้วผมได้เกริ่นถึงแนวคิดทางด้านการจัดการอย่างหนึ่งที่เรียกกันว่า Open-Book Management ที่เป็นแนวคิดที่พัฒนาขึ้นมาตั้งแต่ช่วงกลางทศวรรษที่ 90 แต่เนื่องจาก Open-Book Management เป็นแนวคิดทางการจัดการ (Management Concept) มากกว่าที่จะเป็นเพียงแค่เครื่องมือทางการจัดการ (Management Tools) ทำให้แนวคิดในเรื่องของ Open-Book Management ได้ถูกนำไปปรับใช้ในหลายๆ รูปแบบ แนวคิดหลักๆ ของ Open-Book Management ก็คือการเปิดเผยข้อมูลทางด้านการเงินและผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ ที่สำคัญให้พนักงานทุกคนและทุกระดับภายในองค์กรรับทราบ เพื่อให้พนักงานทุกคนได้รับรู้ว่าการทำงานของตนเองนั้นส่งผลต่อตัวเลขทางด้านการเงิน และผลการดำเนินงานขององค์กรได้อย่างไร นอกจากนี้หลักการของ Open-Book Management ยังพยายามที่จะปรับเปลี่ยนทัศนคติของพนักงานจากการเป็นเพียงแค่ลูกจ้าง ให้เป็นเจ้าของกิจการด้วย นั้นคือถ้าองค์กรมีกำไรหรือประสบความสำเร็จ พนักงานย่อมได้รับประโยชน์ด้วย 

การเปิดเผยข้อมูลที่สำคัญ การทำให้พนักงานทุกคนได้รับรู้ว่าการทำงานของตนเองส่งผลต่อผลลัพธ์ของบริษัทอย่างไร และการผูกผลตอบแทนของพนักงานเข้ากับผลงานของบริษัท จะทำให้พนักงานทุกคนมีความรู้สึกว่าเป็นเจ้าของและส่วนหนึ่งของกิจการ และก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในทัศนคติและวิธีการในการคิดและทำงานของพนักงาน ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จมากขึ้น อย่างที่ได้เรียนไว้ในสัปดาห์ที่แล้ว แนวคิดในด้านของ Open-Book Management ไม่ใช่สิ่งที่ใหม่หรือสลับซับซ้อนแต่อย่างใด และเป็นสิ่งที่ใช้ได้อย่างเห็นผลมาแล้วในองค์กรหลายแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรขนาดเล็กและกลาง ในสัปดาห์นี้เราจะมาดูกันต่อครับว่าถ้าองค์กรธุรกิจอยากจะนำแนวคิดนี้ไปใช้จะต้องเริ่มจากอะไรบ้าง ซึ่งผมเองมีความเห็นว่าหลักของ Open-Book Management เป็นแนวคิดและหลักการมากกว่าเครื่องมือทางด้านการจัดการที่จะต้องมีลำดับขั้นและขั้นตอนที่ชัดเจน ดังนั้นการนำไปใช้คงไม่ได้มีกฎข้อบังคับอย่างไร เพียงแต่ผู้ที่ได้นำเอาหลักของ Open-Book Management ไปใช้จนประสบความสำเร็จได้มีข้อเสนอแนะในการนำเอา Open-Book Management ไปใช้ดังนี้

* การเปิดเผยข้อมูลให้พนักงานรับทราบ ซึ่งข้อมูลในที่นี้ไม่ได้หมายความเฉพาะข้อมูลที่จะทำให้ทำงานสำเร็จเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อมูลที่แสดงถึงผลการดำเนินงานทางด้านการเงินทั้งในระดับหน่วยงานและระดับบริษัทให้พนักงานได้รับทราบ จริงๆ แล้วทุกองค์กรจะมีตัวเลขและตัวชี้วัดในการดำเนินงานอยู่แล้ว และพนักงานก็มักจะเห็นตัวเลขและข้อมูลเหล่านี้อยู่แล้ว แต่ตัวเลขและตัวชี้วัดในการดำเนินงานเหล่านี้ไม่ได้ทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งหรือเป็นเจ้าของกิจการ  ดังนั้นข้อมูลทางด้านการเงินที่สำคัญไม่ว่าจะมาจากงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสดจึงควรเป็นสิ่งที่เปิดเผยให้พนักงานรับทราบ การเปิดเผยข้อมูลเหล่านี้จะทำให้พนักงานมีความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน และทราบว่าสิ่งที่ตนเองทำนั้นส่งผลกระทบต่อตัวเลขทางการเงินเหล่านั้นอย่างไร

หลายๆ บริษัทที่นำเอาแนวคิดของ Open-Book Management มาใช้มักจะมีการติดป้ายหรือกระดาษที่แสดงถึงสถานะทางด้านการเงินของบริษัทไว้ในโรงอาหารหรือสถานที่ที่พนักงานผ่านไปผ่านมาบ่อยๆ และแผ่นป้ายหรือกราฟเหล่านี้ก็ไม่ได้ยากเกินกว่าที่พนักงานจะเข้าใจ เนื่องจากมีการนำเสนอในรูปแบบของกราฟฟิกที่ทุกคนสามารถที่จะเข้าได้ง่าย นอกจากนี้ผลการดำเนินงานเหล่านี้ยังมักแสดงเปรียบเทียบกับงบประมาณหรือเป้าหมาย เพื่อที่พนักงานทุกคนจะได้ทราบว่ายังต้องพยายามอีกเท่าใด

* ข้อแนะนำประการที่สองก็คือการสอนหลักพื้นฐานทางธุรกิจให้พนักงานรับทราบ เพื่อที่จะได้เข้าใจต่อตัวเลขและสถานะทางการเงินที่บริษัทประกาศไป ซึ่งประเด็นที่น่าสนใจประการหนึ่งคือคนที่ทำงานในองค์กรธุรกิจจำนวนมากที่ยังไม่เข้าใจพื้นฐานของตัวเลขทางการเงินเลย ผมเองได้มีโอกาสประสบกับตนเองหลายหนว่าเวลาถามผู้บริหารระดับกลางหรือระดับต้นว่าจะวัดกำไรอย่าง คำตอบส่วนใหญ่ที่มักจะได้รับคือวัดจากรายได้หรือยอดขาย แสดงว่าผู้บริหารเหล่านี้ยังไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างกำไรและรายได้เลย การพัฒนาให้พนักงานทุกระดับเข้าใจพื้นฐานทางด้านธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านตัวเลขทางด้านการเงินนั้นอาจจะเริ่มต้นจากการสอนในห้องเรียนก่อนก็ได้ และผู้สอนไม่ควรที่จะเริ่มต้นยากๆ ควรจะโยงเข้ากับการเงินส่วนบุคคลก็จะทำให้ทุกคนเห็นภาพที่ชัดเจนมากขึ้น 

* ในการนำแนวคิดของ Open-Book Management มาใช้นั้น จะต้องทำให้พนักงานทุกคนเกิดความรู้สึกว่าตนเองเป็นหนึ่งในเจ้าของกิจการไม่ใช่เป็นเพียงแค่ลูกจ้าง และเพื่อให้พนักงานทุกคนรู้สึกว่าตนเองเป็นเจ้าของกิจการนั้น ทุกคนควรจะได้รับผลตอบแทนและความเสี่ยงเฉกเช่นกับเป็นเจ้าของกิจการด้วย จริงๆ แล้วเรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ องค์กรจำนวนมากที่มีการแบ่งปันกำไรให้กับพนักงาน อย่างไรก็ดีการแบ่งปันกำไรให้พนักงานในหลายๆ องค์กรก็ไม่ได้เกิดผลตามที่ต้องการ ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นเนื่องจากความไม่ไว้วางใจหรือความไม่เชื่อใจของพนักงานต่อผู้บริหาร ทั้งนี้เนื่องจากการแบ่งปันกำไรให้กับพนักงานในรูปของโบนัสหรือหุ้นมักจะเกิดจากการจัดสรรของผู้บริหารระดับสูง เนื่องจากพนักงานจะไม่ทราบถึงผลการดำเนินงานที่แท้จริงของบริษัท ดังนั้นพนักงานย่อมอาจจะมีความเห็นว่าโบนัสที่ตนเองได้รับในแต่ละปีนั้นเป็นเพียงเศษเสี้ยวของเงินที่บริษัททำได้เท่านั้น

ในองค์กรที่นำหลักของ Open-Book Management มาใช้นั้น พนักงานแต่ละคนจะทราบถึงผลการดำเนินงานที่แท้จริงขององค์กรตลอดเวลา และเมื่อถึงตอนสิ้นปีก็จะรู้ว่าตนเองได้รับส่วนแบ่งเท่าใดจากผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นของบริษัท

ท่านผู้อ่านคงจะเห็นว่าแนวคิดของ Open-Book Management ไม่ใช่สิ่งที่ยากที่จะปฏิบัติเลย เพียงแต่หลายๆ ครั้งที่ผู้บริหารจะเกิดความกลัวจึงไม่กล้าที่จะนำเอาแนวคิดนี้มาใช้ โดยความกลัวนั้นอาจจะเป็นความกลัวว่าพนักงานจะทราบว่าผู้บริหารจะมีรายได้เท่าใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกลัวว่าพนักงานจะรู้ว่าผู้บริหารมีผลตอบแทนสูงกว่าตนเองเท่าใด อย่างไรก็ดีประเด็นนี้ผมมองว่าไม่ค่อยน่าที่จะกลัวเท่าใด เพราะพนักงานทุกคนย่อมรับทราบและยอมรับอยู่แล้วว่าผู้บริหารมีรายได้มากกว่าตนเองหลายๆ เท่า เนื่องจากความสำคัญของหน้าที่และความเสี่ยงที่ผู้บริหารจะต้องแบกรับไว้ นอกจากนี้ผู้บริหารบางท่านอาจจะกลัวว่าลูกค้าจะทราบว่าจริงๆ แล้วท่านได้กำไรจากเขาเท่าใด และพยายามที่กดราคาให้ต่ำลง อย่างไรก็ดีท่านผู้อ่านต้องอย่าลืมว่าลูกค้าส่วนใหญ่ยินดีที่จะจ่ายเงินถ้าได้รับคุณค่าที่เหมาะสมตามที่ตนเองต้องการ สุดท้ายคงจะเป็นความกลัวว่าคู่แข่งจะทราบความลับที่สำคัญของบริษัท ซึ่งก็นับเป็นสิ่งที่น่าเป็นห่วงจริงๆ ซึ่งตรงนี้คงต้องขอความร่วมมือจากพนักงานกันตรงๆ แล้วว่าข้อมูลบางอย่างขอให้เก็บไว้เป็นความลับของบริษัท ซึ่งจุดอ่อนในประเด็นนี้เองอาจจะเป็นสาเหตุประการหนึ่งที่ทำให้หลายองค์กรไม่มั่นใจใน Open-Book Management เท่าใด แต่ตัวผมเองมีความเห็นว่าในหลายๆ องค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ ข้อมูลทางการเงินทุกอย่างก็ย่อมได้รับการเปิดเผยให้ทุกคนได้รับทราบอยู่แล้ว

ท่านผู้อ่านบางท่านอาจจะสนใจที่จะนำแนวคิดของ Open-Book Management มาปรับใช้ แต่อาจจะยังไม่มั่นใจในหลายๆ ข้อ ก็มีข้อแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญในด้านนี้เหมือนกันว่าองค์กรไม่จำเป็นต้องนำเอา Open-Book Management มาใช้หมดทีเดียว แต่อาจจะนำหลักการบางประการต่อไปนี้ไปปรับใช้ก่อน เพื่อดูว่า Open-Book Management เหมาะกับองค์กรตนเองหรือไม่ อาทิเช่น

* เล่มเกมทายปัญหาเกี่ยวกับผลประกอบการของบริษัท สายการบิน Southwest เคยส่งการ์ดให้กับพนักงานทุกคน โดยมีปัญหาอะไรเอ่ยอยู่ในบัตรเหล่านั้น โดยคำถามจะเป็นเกี่ยวกับต้นทุนในด้านต่างๆ ของบริษัท ว่าพนักงานรู้ตัวเลขต้นทุนต่างๆ ของบริษัทหรือไม่ และอีกไม่นานคำตอบก็ได้รับการเฉลยในวารสารภายในของบริษัท พนักงานที่ติดตามเฉลยต้นทุนเหล่านี้และกรอกลงในบัตรที่ตนเองได้รับก็สามารถนำบัตรนั้นไปจับฉลากรางวัลใหญ่ได้ แนวคิดนี้อาจจะดูแล้วตลกดี แต่ก็ทำให้พนักงานทุกคนได้พูดคุยถึงตัวเลขด้านต้นทุนที่สำคัญของบริษัท

* เริ่มนำเอาแนวคิดของ Open-Book Management มาใช้เฉพาะระดับบริหารขององค์กรก่อน โดยอาจจะเป็นกลุ่มผู้บริหารระดับสูงและกลางของบริษัท

* ถามพนักงานว่าพนักงานช่วยทำให้บริษัทได้กำไรได้อย่างไร ซึ่งอาจจะทำได้ในช่วงการประเมินผลประจำไตรมาสหรือปี ที่ขอให้พนักงานแต่ละคนเขียนรายงานสั้นๆ ว่าพนักงานแต่ละคนช่วยให้บริษัทได้กำไรได้อย่างไร ซึ่งคำถามนี้จะย้อนกลับมาทำให้พนักงานต้องกลับมาคิดอีกทีถึงสิ่งที่ตนเองทำว่าช่วยให้บริษัททำกำไรได้อย่างไร

ถ้าท่านผู้อ่านสนใจอยากหาข้อมูลเกี่ยวกับ Open-Book Management เพิ่มเติมคงจะต้องหาจากอินเตอร์เน็ต หรือจากหนังสือชื่อ Open-Book Management ที่เขียนโดย John Case แต่คงต้องใช้ความพยายามหน่อยนะครับเพราะเป็นหนังสือที่ตีพิมพ์ตั้งแต่ปี 1995 แต่เนื้อหาสาระในหนังสือมีความน่าสนใจทีเดียว ผมเองมีความเห็นว่าหลักของ Open-Book Management เป็นสิ่งที่ผู้บริหารของไทยสามารถนำมาปรับใช้ให้เข้ากับการดำเนินงานของตนเอง แต่อาจจะเหมาะกับองค์กรที่มีขนาดไม่ใหญ่เท่าใด