มุมมองใหม่ในการเปลี่ยนแปลง

27 June 2004

สัปดาห์นี้ผมจะขอนำเสนอเนื้อหาที่ต่อจากสัปดาห์ที่แล้ว โดยนำมุมมองใหม่ๆ ในการบริหารจัดการมาจากหนังสือขายดีเมื่อปี 1996 ชื่อ Management of the Absurd เขียนโดยRichard Farson ซึ่งเป็นทั้งนักจิตวิทยาและนักบริหาร อ่านแล้วก็ต้องยอมรับนะครับว่าหนังสือเล่มนี้เขาเสนอแง่มุมใหม่ๆ ที่น่าสนใจในการจัดการทีเดียว

ก่อนที่จะเข้าไปดูมุมมองใหม่ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ผมขอพาท่านผู้อ่านไปดูอีกแนวคิดหนึ่งของ C. Northcote Parkinson หน่อยนะครับ บุคคลท่านนี้ได้นำเสนอมุมมองใหม่ๆ ไว้หลายอย่างเหมือนกัน ที่มีชื่อเสียงที่สุดก็คือ Parkinson’s Law หรือกฎของ Parkinson ที่กล่าวไว้ว่า “งานที่มีอยู่จะขยายจนกระทั่งเต็มเวลาที่มี” ซึ่งคิดๆ ไปก็จริงนะครับ ถ้าเรามีเวลาอยู่หนึ่งชั่วโมง เราก็สามารถทำงานดังกล่าวได้เสร็จภายในหนึ่งชั่วโมง แต่ถ้าเรามีอยู่ครึ่งวัน เราก็สามารถใช้เวลาครึ่งวันในการทำงานชิ้นเดียวกันให้เสร็จได้เหมือนกัน

ข้อสังเกตที่น่าสนใจอีกประการหนึ่งของ Parkinson ก็คือ “เวลาที่ที่ประชุมใช้ในการพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่งมักจะเป็นไปในทางกลับกันกับมูลค่าของเงินที่เกี่ยวข้อง” ท่านผู้อ่านลองสังเกตเวลานั่งประชุมในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณดูนะครับ จะสังเกตว่าที่ประชุมส่วนใหญ่จะหมดเวลาไปกับการพิจารณาในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเงินเพียงไม่กี่แสนบาท แต่พอเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเงินหลายๆ ล้าน เรื่องดังกล่าวกลับใช้เวลาในการพิจารณานิดเดียว ทั้งนี้เนื่องจากว่าในเรื่องที่เป็นเงินเพียงไม่กี่แสนนั้น ทุกคนในที่ประชุมพอจะมีความรู้ หรือความคิดเห็นที่จะต้องเสนอออกมา แต่พอเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเงินเยอะๆ แล้ว กลับมีคนเพียงไม่กี่คนในที่ประชุมที่จะสามารถให้ความเห็นได้ (อันนี้จริงครับ ผมเข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับงบประมาณหลายครั้ง และพบว่าเกือบทุกครั้งที่ประชุมจะเสียเวลาถกเถียงกับประเด็นที่มีมูลค่าที่น้อยมาก ท่านผู้อ่านลองกลับไปสังเกตเรื่องนี้ที่องค์กรของท่านดูนะครับ)

จากเนื้อหาข้างต้นเหมือนกับจะเป็นตัวอย่างให้เราเห็นได้นะครับว่าถ้าเป็นเรื่องใหญ่ๆ จะผ่านไปได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าเป็นเรื่องเล็กๆ กลับจะต้องเสียเวลา หรือจะลองดูอีกตัวอย่างหนึ่งดูก็ได้ครับ ท่านผู้อ่านที่เป็นผู้บริหารประสบปัญหาในลักษณะต่อไปนี้ไหมครับ นั้นคือท่านสามารถที่จะเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร ลดระดับการบริหารที่ไม่จำเป็น รวมถึงการปรับเปลี่ยนบทบาทหน้าที่ของหน่วยงานต่างๆ ในองค์กรได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว (อาจจะใช้เวลาเพียงแค่วันสองวัน) แต่ท่านจะประสบปัญหาและใช้เวลาเป็นวันๆ ในการทำให้ผู้บริหารหรือพนักงานย้ายโต๊ะทำงานของตนเองจากที่เดิมเพียงไม่กี่เมตร ลองสังเกตดูซิครับในวันๆ หนึ่งเราจะเสียเวลาไปไม่น้อยกับประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ที่ดูแล้วแทบไม่มีความหมายเลย ผมขอเล่าประสบการณ์ตนเองบ้าง จากการที่ได้มีโอกาสเข้าไปช่วยหลายๆ องค์กรจัดทำกลยุทธ์และระบบ Balanced Scorecard จะพบว่าหลายครั้งเราเสียเวลาไปกับเรื่องเล็กๆ มาก เช่น ชื่อของมุมมองต่างๆ ภายใต้ Balanced Scorecard แต่พอถึงประเด็นใหญ่ๆ เช่น ทิศทางหรือกลยุทธ์ขององค์กร กลับผ่านไปในเวลาอันรวดเร็ว เหมือนกับเรื่องชื่อนั้นทุกคนต้องขอมีส่วนร่วม แต่พอเรื่องกลยุทธ์แล้วกลับไม่ค่อยแสดงความคิดเห็นกันเท่าใด

ดังนั้นถ้าเรานำประสบการณ์หรือแง่คิดที่ได้จากข้างต้นมาปรับใช้กับการเปลี่ยนแปลง เราจะพบปรากฎการณ์ในลักษณะเดียวกันครับ นั้นคือการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดผลนั้น ควรจะเป็นไปในลักษณะของการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่และทำไปเพียงครั้งเดียวเลย แทนที่จะค่อยๆ เปลี่ยนแปลงทีละเล็กละน้อย ตรงนี้ดูเหมือนจะขัดกับความเชื่อดั้งเดิมของเรานะครับที่บอกว่าไม่ควรจะรีบเปลี่ยนแปลง หรือถ้าจะเปลี่ยนแปลงอะไร ควรจะเป็นไปในลักษณะค่อยเป็นค่อยไป ทีละนิดทีละหน่อย หรือ บางคนก็ชอบอ้างพฤติกรรมของคนว่า จะต้องเริ่มจากคลานก่อน แล้วถึงจะเดินได้ เมื่อเดินได้แล้วถึงจะวิ่งได้ แต่จริงๆ แล้วมีนักจิตวิทยาหลายท่านที่ระบุเลยครับว่ามันง่ายกว่าที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงแบบใหญ่ แทนที่จะเปลี่ยนแปลงที่ละน้อยแบบค่อยเป็นค่อยไป เนื่องจากประโยชน์ที่ได้จะเห็นได้ชัดเจนกว่า อีกทั้งเป็นการเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เมื่อเปลี่ยนแปลงไปแล้วก็จบไป ดีกว่าค่อยๆ เปลี่ยนแล้วต้องทนรับกับความยากลำบากในการเปลี่ยนแปลงอีกต่อเนื่อง อ่านถึงตรงนี้ก็นึกถึงเวลาเราไม่สบายแล้วต้องไปหาหมอครับ ท่านผู้อ่านจะเลือกการรักษาอย่างไรครับ รักษาทีเดียวให้หายไปโดยการฉีดยา โดยทนเจ็บเพียงแค่ครั้งเดียว แต่เมื่อเจ็บแล้วก็หายขาด เห็นผลได้ทันที หรือ จะค่อยๆ รักษาด้วยการกินยา โดยต้องกินยาทุกวัน แถมไม่หายทีเดียวด้วย ยังต้องทรมานไปต่อเนื่องอีกหลายวัน เชื่อว่าท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านก็คงเลือกแบบผมนะครับ คือรักษาทีเดียวให้หายไปเลย ซึ่งก็เหมือนกับการเปลี่ยนแปลงไงครับ คือเปลี่ยนใหญ่ไปทีเดียวจะดีกว่าค่อยๆ เปลี่ยน

อย่างไรก็ดีเนื้อหาในสัปดาห์นี้ก็ไม่ได้สนับสนุนให้ใช้การเปลี่ยนแปลงอย่างมโหฬารเป็นกลยุทธ์อย่างต่อเนื่องในระยะยาวนะครับ ท่านผู้อ่านจะเปลี่ยนแปลงอะไรซักอย่างคงจะต้องมีการคิดและวิเคราะห์กันให้ถ้วนถี่นิดหนึ่ง แต่ก็อย่างลืมนะครับว่าการเปลี่ยนแปลงแบบใหญ่ๆ จะทำให้เห็นผลได้ชัดเจนกว่า และทำให้ยากที่จะต่อต้านมากกว่าการเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป

ก่อนจบอยากจะขอเชิญท่านผู้อ่านเข้าร่วมงานสัมมนาที่น่าสนใจงานหนึ่ง ในวันที่ 6 – 7 ก.ค. นี้นะครับ จัดโดยกลุ่มชินคอร์ป ชื่องาน Towards Knowledge-Based Society จะมีนักวิชาการและผู้บริหารมาพูดให้ความรู้ในด้านต่างๆ ที่น่าสนใจครับ ผมเองก็จะไปพูดเรื่องของ การบริหารกลยุทธ์เพื่อสร้างความแตกต่างอย่างเหนือชั้น ข้อดีก็คืองานนี้ฟรีตลอดงานครับ เพียงท่านผู้อ่านต้องเข้าไปลงทะเบียนที่เว็บ www.shincorp.com ก่อนเท่านั้นเองครับ แล้วเจอกันนะครับ