ทำอย่างไรเมื่อพนักงานอ้างว่ามีอุปสรรคต่อการทำงานเต็มไปหมด

22 August 2004

ไม่ทราบว่าท่านผู้อ่านเคยเจอปัญหาไหมครับว่า เมื่อจะนำสิ่งใหม่ๆ ดีๆ มาใช้ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเครื่องมือทางการจัดการใหม่ๆ มาใช้ หรือ การนำการเปลี่ยนแปลงมาสู่องค์กร ผู้บริหารระดับกลางหรือพนักงานในระดับต่างๆ มักจะหาข้ออ้าง ข้อบ่นที่จะไม่นำการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่ดีมาใช้ ผู้บริหารและพนักงานเหล่านี้มักจะชอบมองอะไรในด้านลบไว้ก่อน และหาข้ออ้างที่จะไม่นำสิ่งใหม่ๆ ดีๆ มาใช้ ตัวอย่างของข้ออ้างหรือคำแก้ตัวที่มักจะเจอได้แก่ “งานประจำที่ทำอยู่ก็ทำให้ผมกับลูกน้องไม่มีเวลาจะหายใจอยู่แล้ว บริษัทจะนำระบบใหม่มาใช้ แล้วผมจะเอาเวลาที่ไหนไปทำ” หรือ “เราไม่เคยทำแบบนี้มาก่อน ผมคิดว่าผมคงจะทำตามที่ขอมาไม่ได้” ฯลฯ นอกเหนือจากเรื่องเวลาแล้ว ข้ออ้างที่มักจะเจอก็จะเป็นในเรื่องของกฎระเบียบ วิธีปฏิบัติ ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด หรือ งบประมาณที่ไม่เพียงพอ คำพูดพวกนี้ผมเองก็เจอบ่อยมากครับ หลายๆ ครั้งก็อดสงสัยไม่ได้เหมือนกันนะครับว่าทำไมคนเราจะต้องมองสิ่งต่างๆ ในแง่ลบ และทำไมถึงไม่มีทัศนคติในแง่บวกบ้าง

จริงๆ แล้วจะโทษผู้ที่พูดประโยคเหล่านี้ก็คงไม่ได้นะครับ เนื่องจากหลายๆ ครั้งสิ่งที่เขาพูดก็จริง แต่ท่านผู้อ่านลองสังเกตดูนะครับว่าส่วนใหญ่จะไม่ได้เลวร้ายเหมือนที่ได้ยิน เช่น ประโยคที่บอกว่า “ยุ่งอยู่กับงานประจำจนไม่มีเวลาหายใจ” ก็แสดงว่าบุคคลผู้นั้นคงจะยุ่งกับงานประจำจริงๆ ครับ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าสถานการณ์จะเลวร้ายเหมือนกับที่เราได้ยินเสมอนะครับ สัปดาห์นี้เรามาดูกันนะครับว่าถ้าท่านผู้อ่านอยู่ในสถานะที่เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงเข้ามาใช้ในองค์กร แล้วเจอข้ออ้างหรือข้อแก้ตัว เหล่านี้แล้วควรที่จะทำอย่างไร (ข้อแนะนำเหล่านี้ผมประยุกต์มาจากหนังสือ A Bias for Action นะครับ ถ้าสนใจก็ลองหาอ่านกันดู)

ประการแรกอาจจะให้ผู้บริหารหรือพนักงานลองเขียนหรือวาดข้อจำกัดที่เขาคิดว่าตนเองกำลังเผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของเวลา ในเรื่องของกฎระเบียบ หรือ ในแง่ของงบประมาณ ให้ทุกคนลองเขียนถึงข้อจำกัดต่างๆ ที่เขาเผชิญอยู่ที่จะทำให้เขาไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เมื่อเขียนออกมาแล้ว ท่านมักจะพบว่าในหลายกรณีข้อจำกัดหรืออุปสรรคที่เขียนขึ้นมานั้น จริงๆ แล้วไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อการทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ซึ่งจะทำให้เราตัดอุปสรรคที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปได้ และทำให้สามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เป็นอุปสรรคจริงๆ ได้

ประการที่สอง ไม่ว่าท่านจะพยายามอย่างไรแต่ก็ไม่สามารถขจัดอุปสรรคที่มีได้ สิ่งที่เรามักจะทำกันก็มีอยู่สองแนวทาง บางคนก็ล้มเลิกความพยายามในสิ่งที่กำลังทำอยู่ไปเลย หรือ บางคนก็ยังคงพยายามต่อไปเรื่อยๆ แต่ไม่ประสบผลสำเร็จซักกะที จริงๆ แล้ว เมื่อท่านเจอสถานการณ์แบบนี้สิ่งหนึ่งที่สามารถทำได้ก็คือจะต้องมีความยืดหยุ่นในการตัดสินใจพอสมควร นั้นคือจะต้องเลือกที่จะทำและไม่ทำในบางสิ่งบางอย่าง (Trade-Offs) เนื่องจากถ้าเราขืนทำทุกอย่างที่เข้ามาก็จะทำอะไรไม่เสร็จซักประการ ท่านผู้อ่านจะต้องสามารถแยกให้ออกระหว่างสิ่งที่เราเรียกว่า Must-Haves กับ Nice-to-Haves โดยประการแรกนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นที่จะต้องทำ ส่วนประการที่สองนั้นก็อาจจะสำคัญ แต่ยังไม่ถึงขั้นจำเป็น เพียงแต่เป็นสิ่งที่เมื่อทำหรือเมื่อมีก็จะดี แต่ยังไม่ถึงขั้นจำเป็น ท่านผู้อ่านลองสังเกตดูซิครับ แล้วจะพบว่าเวลาหรือทรัพยากรที่เรามีอยู่อย่างจำกัดนั้นมักจะหมดไปกับสิ่งที่เป็นประเภท Nice-to-Haves โดยละเลยสิ่งที่เป็น Must-Haves ไป ซึ่งจริงๆ แล้วควรจะเป็นในทางกลับการ และยิ่งท่านสามารถแยกระหว่างทั้งสองประเด็นนี้ได้เท่าใด ท่านก็ยิ่งสามารถที่จะเสียสละหรือไม่มุ่งเน้นในสิ่งที่ไม่จำเป็น และสุดท้ายก็ทำให้ท่านหันไปมุ่งเน้นในสิ่งที่จำเป็นจริงๆ

ประการที่สาม ท่านผู้อ่านลองไม่ทำตามแนวทางดั้งเดิมที่ทำกันมาบ้างซิครับ หรือถ้าพูดง่ายๆ ก็คือลองแหกกฎเกณฑ์ประเพณีที่เคยปฏิบัติกันมาบ้าง เนื่องจากหลายๆ ครั้งข้ออ้างหรือข้อจำกัดในการทำงานให้ลุล่วงก็มักจะเป็นประเภท “ขัดกับสิ่งที่เคยทำมา” หรือ “ไม่เคยทำแบบนี้มาก่อน” ท่านผู้อ่านลองสังเกตดูนะครับแล้วจะพบว่าเจ้าสิ่งที่มักจะเป็นอุปสรรคต่อการทำงานของเรานั้นมักจะไม่ใช่กฎหรือระเบียบที่เขียนกันไว้อย่างเป็นทางการหรอกครับ แต่มักจะเป็นพวกธรรมเนียม หรือแนวทางปฏิบัติที่สืบทอดกันมามากกว่า สิ่งต่างๆ เหล่านี้ถูกพัฒนาขึ้นจากวัฒนธรรมองค์กร ค่านิยม บรรทัดฐาน หรือ ความคาดหวังในการปฏิบัติงาน อีกทั้งมักจะเป็นสิ่งที่รู้ๆ กันอยู่แต่ไม่เคยยกขึ้นมาพูดคุยกันให้ชัดเจน ดังนั้นเพื่อให้สามารถทำงานได้บรรลุผลที่ต้องการท่านผู้อ่านอาจจะต้องท้าทายต่อสิ่งที่ทำกันมาเป็นเวลาช้านานเหล่านี้ มิฉะนั้นก็คงจะยากที่จะทำให้งานสามารถบรรลุผลที่ต้องการ  

ประการสุดท้าย ท่านผู้อ่านอาจจะต้องยอมชนผู้อื่น หรือยอมให้เกิดความขัดแย้งขึ้นมาบ้าง บางคนเป็นประเภทไม่ชอบและหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง ดังนั้นจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประนีประนอมกับผู้อื่น และพยายามทำให้คนรอบข้างถูกใจมากที่สุด แต่เมื่อเป็นแบบนี้แล้วสิ่งที่ตามมาก็คืองานสำคัญๆ ก็ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้ ดังนั้นเพื่อให้งานเกิดขึ้นและสำเร็จท่านผู้อ่านก็อาจจะต้องพร้อมที่จะชนกับผู้อื่นบ้าง แต่ก็ไม่ได้แนะนำให้ไปสร้างความขัดแย้งกับชาวบ้านเขาไปทั่วนะครับ

ท่านผู้อ่านลองนำแนวทางเหล่านี้ไปปรับใช้ดูนะครับ แล้วอาจจะพบว่ามันช่วยทำให้งานที่เป็นงานสำคัญจริงๆ เสร็จลุล่วงไปได้ และหวังว่าจะทำให้ข้ออ้างที่มักใช้กัน ลดน้อยลงไปบ้าง