ด่วน หรือ สำคัญ ทำอะไรก่อนกัน?

22 July 2018

ท่านผู้อ่านเคยมีความคิดว่าอยากจะทำสิ่งต่างๆ เต็มไปหมด จนถึงขั้นจดลงเป็นข้อๆ เลยว่าจะทำอะไรบ้าง แต่สุดท้ายก็พบว่าสิ่งที่ได้รับความสนใจและลงมือทำจริงๆ มักจะเป็นสิ่งที่ด่วน มากกว่าสิ่งที่สำคัญ งานใดก็ตามที่ด่วน (ถึงแม้อาจจะไม่สำคัญ) มักจะได้รับความเอาใจใส่มากกว่างานที่สำคัญ (แต่ไม่ได้ด่วน) ดังนั้นเมื่อถึงตอนสิ้นสุดของแต่ละวันหรือสัปดาห์ท่านอาจจะมีความรู้สึกว่าได้ทำงานเสร็จไปมากมายหลายอย่าง แต่ขณะเดียวกันก็จะมีความรู้สึกลึกๆ ซ่อนอยู่ว่ายังมีงานที่สำคัญอีกหลายอย่างที่ควรจะทำแต่ไม่ได้ทำเสียที

ปรากฎการณ์ข้างต้นไม่ใช่สิ่งที่แปลกเป็นปรากฎการณ์ที่เกิดขึ้นได้ทั่วไปถึงขั้นมีการตั้งชื่อว่าเป็น Urgency Effect ซึ่งเกิดขึ้นจากสมองของเราจะสั่งการหรือให้ความสำคัญกับความสำเร็จในระยะสั้นมากกว่าผลลัพธ์ที่จะได้รับในระยะยาวดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไมเมื่อทำงานเฉพาะหน้าสำเร็จเราจะรู้สึกดีขณะที่งานที่จะต้องใช้เวลานานในการที่จะทำให้สำเร็จ (ซึ่งถึงแม้จะมีความสำคัญ) กลับไม่ได้รับความสนใจจากสมองเท่าไร

ล่าสุดมีงานวิจัยที่ลงในวารสาร Journal of Consumer Research เมื่อเดือนกุมภาพันธ์ที่ผ่านมาศึกษาวิจัยถึงปรากฎการณ์ Urgency Effect และพบข้อมูลสนับสนุนว่าคนจะทำในสิ่งที่ไม่มีความสำคัญแต่มีความเร่งด่วน (เช่นการมีระยะเวลาหรือกำหนดการ) มากกว่าสิ่งที่มีความสำคัญแต่ไม่มีกรอบระยะเวลากำหนดไว้ทั้งๆที่ผลของการทำงานที่ไม่มีความสำคัญแต่ด่วนนั้นเมื่อเทียบในแง่ของความสำคัญผลกระทบหรือประโยชน์ที่ได้รับจะเทียบกับงานที่สำคัญแต่ไม่ได้กำหนดกรอบเวลาไว้ไม่ได้เลย

นอกจากนี้งานวิจัยข้างต้นยังพบอีกว่ายิ่งถ้างานที่ไม่สำคัญแต่ด่วนนั้นเป็นงานเล็กๆที่สามารถทำได้เสร็จโดยเร็วจะยิ่งได้รับความสำคัญหรือความสนใจมากกว่างานที่สำคัญที่ไม่มีกรอบระยะเวลาและเป็นงานที่ใหญ่กว่า

อดีตประธานาธิบดีของสหรัฐที่ชื่อ Dwight Eisenhower ได้เคยกล่าวประโยคหนึ่งที่น่าสนใจไว้ว่า ‘What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important’ หรือพอจะแปลเป็นได้ว่าสิ่งที่สำคัญมักจะไม่ด่วนส่วนที่ด่วนนั้นมักจะไม่สำคัญเลยได้มีการนำหลักการดังกล่าวพัฒนาต่อเป็นตาราง 2×2 ขึ้นมาโดยเรียกว่า Eisenhower Box โดยแกนหนึ่งเป็นสำคัญและไม่สำคัญส่วนอีกแกนเป็นด่วนและไม่ด่วนดังนั้นก็จะเกิดช่องขึ้นมา 4 ช่องโดยช่องแรกคือสำคัญและด่วน (เป็นสิ่งที่จะต้องทำทันที) ช่องสองคือสำคัญแต่ไม่ด่วน (สิ่งที่ปรากฎในช่องนี้จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าจะทำเมื่อไร) ช่องสามคือไม่สำคัญแต่ด่วน (อาจจะมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทนได้) และช่องสุดท้ายคือไม่สำคัญและไม่ด่วน (อาจจะไม่ต้องสนใจไปเลย)

ท่านผู้อ่านลองวาด Eisenhower Box  ของท่านดู และลองใส่กิจกรรมหรือสิ่งที่จะต้องทำลงในทั้งสี่ช่อง ตัวอย่างเช่น การออกกำลังกาย ก็ควรจะอยู่ในช่องที่สอง คือ สำคัญแต่ไม่ด่วน (จึงมักจะถูกละเลยหรือผลัดวันประกันพรุ่ง) นอกจากนี้ยังจะพบอีกว่ากิจกรรมที่ปรากฎอยู่ในช่อง ด่วน มักจะเป็นสิ่งที่ไม่ได้มีความสำคัญ ส่วนสิ่งที่มีความสำคัญมักจะตกอยู่ในช่อง ไม่ด่วน

เมื่อเราทราบแล้วว่าสมองของเรามักจะพอใจกับความสำเร็จระยะสั้นที่ทำได้ง่าย (ด่วนแต่ไม่สำคัญ) วิธีการแก้ไขก็ไม่ยากนั้นคือสิ่งที่มีความสำคัญแต่ไม่ด่วนจะต้องได้รับการแตกออกมาเป็นงานหรือกิจกรรมเล็กๆที่มีระยะเวลากำหนดให้แน่นอนเพราะพอถูกแตกเป็นกิจกรรมย่อยแล้วความสำเร็จก็จะเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าและพอมีระยะเวลามากำกับแล้วก็จะกลายเป็นสิ่งที่ด่วนขึ้นมาสุดท้ายงานที่สำคัญแต่ไม่ด่วนและมีขนาดใหญ่ก็ย่อมสามารถที่จะถูกทำให้สำเร็จได้

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s